概述医院行政档案管理常见弊端及优化措施

孙欣

（泰来县人民医院，黑龙江 齐齐哈尔 162400）

一、医院行政档案管理势在必行

医院档案管理指按统一管理的原则，将按医院职能分类的档案集中起来，在专门设立的由院级领导的直属机构进行归档、分类、整理、开发、利用等管理工作。医院档案管理指集中管理有更为明确的内涵，不仅是医院各职能分类，各种载体形式档案实体的统一管理，而且是对医院全部档案进行组织管理和提供利用组织形式，是集中统一管理的具体化，实践证明档案集中统一管理的优点，克服分散管理很多弊端，不仅发挥档案的整体功能，更有利于医院工作和档案事业发展。

二、医院档案管理弊端分析

（一）缺乏健全的档案管理机构，档案管理权责分工不明确

每一个医院都设有行政办公室，档案管理工作一般由行政办公室下设的综合档案室负责。医院行业有特殊的文件归档要求，加之我国医院发展有其独特的特点，使得医院的综合办公室负责管理的档案局限在音像档案、纸质档案、文物档案几个类别中，注入会计档案、工程建设档案、科研研究档案、病理切片档案、医疗记录档案分别由财务部、建设部、科研部、各个医疗部门关咯，导致档案管理分散，医院内部形成多个部门进行档案管理的局面。

（二）没有明确的档案管理制度，缺少有效的监督考核

医院的管理和建设通常集中在健全运行管理制度，明确各个部门、各个级别人员的职责上，严格按照卫生部的要求改善医院的管理工作，但是对档案管理制度的建设和职责明确则关注的较少，在日常的管理和建设中也没有进行严格的考核和及时的监督。医院的管理者和领导者在绩效考核时也不重视档案管理工作的实施效果，档案管理工作边缘化现象严重。档案管理只是满足于一般的工作需要，只是在有查阅需求时看上几眼，之后又束之高阁。

（三）病历档案在医患关系发生本质变化的前提下渐渐受到医院的重视

首先，当前各个医院的医疗费用均发生大幅度上涨，普通的人民群众往往难以承受，一人生病可能耗尽一个家庭的亟需，导致了患者对医疗工作者和医院的工作体制充满戒心；其次，医疗工作者和医院提供的服务不能用常规的、一般的商业企业或者服务业提供的服务标准来衡量，但是当患者认为治疗效果不甚满意或者很不理想时，往往不分青红皂白的怪罪医院，提出赔偿要求，这种情况下医院对病案档案的重视程度超出了历史上任何一个时期，病案档案记录了治疗的全过程，这就使病案成为医患双方争论的焦点。

三、医院档案管理的改进方法

（一）加大对档案信息化管理的资金投入

医院档案管理工作不仅需要大量的人力支持，更需要雄厚的资金支持。如果医院的档案信息化管理缺乏资金支撑，会使管理设备的更新受阻，降低管理的水平和质量。因此，国家和政府应该重视医院档案信息化管理工作，积极鼓励医院采取信息化的管理方式对其档案进行管理，并在政策和技术上给予一定的支持。

（二）重视档案管理人才培养，提高医院档案管理人员的综合素质

医院档案管理无形中对管理人员提出了更高的要求，因为现代的档案管理需要借助计算机管理系统，但是原有的档案管理人员并不能熟练掌握计算机操作技能，在实际工作中会出现各种各样的失误，降低了档案管理的整体水平。因此，加强对档案管理人员的综合素质培养工作已是当下医院管理的必要工作。医院可以将档案管理人员派遣到外地进行技能学习，并结合岗位的特点，选拔专业的管理人才从事档案管理工作，做到人尽其才，从而实现人力资源效益最大化的目标。此外，医院还可以聘请专家对档案管理人员进行培训，手把手的指导档案管理人员的工作。与此同时，档案管理人员也要提高自身的主动学习能力，在工作中积累经验，大胆尝试并进行工作方法和手段的创新，以提高档案管理工作的效率和水平。

（三）加强档案管理制度建设

医院档案管理工作之所以效率不高，杂乱无章，主要是因为缺乏严格的档案管理制度。因此，医院应将建立和完善档案管理制度提到工作议程上来，明确档案工作的职责、义务、归档范围以及档案整理要求，逐步建立档案保管制度、档案利用制度以及档案工作保密制度等，进而形成完善的档案管理制度体系，使医院档案管理工作有章可循、有法可依，切实确保医院档案管理工作的效率和质量。此外，医院还应根据自身的发展情况，制定合理的档案管理考核制度，严格把控医院档案管理的各个环节，将档案管理考核与医院各科室的工作绩效相挂钩，强化档案管理人员的责任意识，进而保证档案管理的质量。

（四）充分发挥现代先进管理手段的优势，提升档案管理的效率

医院档案门类众多，且每年都会增多，档案管理人员的工作量大，如果仅仅依靠人力进行管理，将很难确保医院档案管理的效率和质量。因此，医院应该寻求更有效的手段进行档案管理。科学技术的不断发展为医院档案管理工作提供了有利的条件，尤其是超文本技术以及大容量存储技术的出现，使医院档案可以电子文本的形式分类储存在医院数据信息库中，医院档案管理人员可以随时调阅档案，提高了档案资料的利用率，确保了医院档案的完整性和安全性。

结语

加强医院档案管理势在必行，随着医疗技术的不断进步和管理方式不断提高，档案管理应跟上医院发展的脚步，适应时代发展的需求，为医疗水平的提高提供丰富的信息资源，为档案的再利用赋予新的内涵。医院各类档案的规范化管理和提高档案管理者的工作水平已经成为医院管理工作者需要研讨的课题。