煤炭企业人事档案管理工作的问题和对策探讨

李雪

华亭煤业集团公司东峡煤矿人力资源科 甘肃华亭 744100

随着我国经济的飞速发展，市场竞争日益激烈，人力资源管理是煤炭企业管理的重要组成部分，决定着煤炭企业的前途命运。然而，煤炭企业的竞争归根到底是人才的竞争，加强煤炭企业人力资源管理是促进煤炭企业健康、可持续发展的重要保障。人事档案真实地记录着各类人才的学历、政治面貌、个人简历、职务晋升等信息，反映着煤炭企业员工的综合素质，对于选拔与培养优秀的煤炭企业管理人才具有十分重要的意义。因此，本人从煤炭企业人事档案管理中存在的问题着手，就如何创新煤炭企业人事档案管理，更好适应煤炭企业管理要求、服务煤炭企业发展，提几点建议和措施。

1 煤炭企业人事档案管理工作存在的问题

1.1 煤炭企业人事档案管理工作意识不强

目前，部分煤炭企业领导没有充分认识到人事档案管理的重要性，档案管理人员更换频繁，甚至没有专门人员管理档案，导致人事档案管理工作混乱，出现了很多疏漏。比如：有的煤炭企业发生了员工出生年月、参加工作时间、工作调动等档案信息填写错误，档案损毁或遗失现象。严重影响了煤炭企业职工的工资、福利、工龄接续、办理养老保险退休手续等诸多事宜[1]。有些档案工作人员责任意识不强，对于档案重要性的认识比较淡薄，认为只要不是自己的档案，出现点差错无关紧要，在档案管理过程中粗心大意、漫不经心，在档案信息录入过程中丢三落四、产生了千奇百怪的错误，直接导致了煤炭企业人事档案管理工作的质量落后，利用效率低。

1.2 煤炭企业人事档案管理制度不健全

随着社会经济的发展，过去的人事管理工作制度很难适应现代煤炭企业人力资源管理要求，可是，相当一部分煤炭企业部门仍沿袭以往的档案管理模式，导致人事档案管理质量低下。例如，有的煤炭企业管理体制落后，员工们责任不明确，管理制度不健全，导致了在开展人事档案管理工作中出现问题无人负责，且不追究责任的现象[2]。

1.3 煤炭企业人事档案管理方法和手段落后

目前，有些煤炭企业越来越重视人事档案管理信息化建设，配备了计算机作为数据库，用来存储和简单检索，但是，缺乏懂档案掌握数字化处理技术的专业管理人员，档案信息量不足，实用性差，致使人事档案管理滞后于人力资源管理。况且，还有大部分煤炭企业人事档案管理工作仍处于只注重于利用，进行简单的收集、分类管理、利用等工作，采用手工操作为主，管理方法陈旧，效率低下，严重地阻碍了煤炭企业人事档案管理水平的提高。

2 创新煤炭企业人事档案管理的措施

2.1 增强煤炭企业人事档案管理工作的意识

煤炭企业领导高度重视档案管理工作是做好人事档案管理工作的前提，只有领导充分认识煤炭企业人事档案管理的重要性，意识到人事档案的价值，才能在人、财、物上对人事档案工作给予必要的投入，才能使涉及人事档案归档的部门积极支持配合这项工作，从而调动档案管理人员的积极性，发挥其潜能，以提高其责任意识，更好地做好人事档案归档材料的收集、鉴定、整理、利用等工作，另外，档案管理人员及时向领导汇报工作计划、开展情况以及在人事档案管理工作中遇到的问题、档案利用效果等，领导才能对人事档案工作有全面了解，把人事档案工作列入工作议程。有计划、有步骤、有考核地进行，从而使人事档案管理工作更加高效有序地开展[3]。

2.2 构建完善的煤炭企业人事档案管理制度

煤炭企业要建立完善的人力资源管理体系，就要走制度化、标准化、合理化的道路，引入现代化的管理理念。要想使煤炭企业人事档案管理工作更好地适应煤炭企业发展要求，就要建立起一套完善的与煤炭企业管理相匹配的人事档案管理制度。认真执行，明确人事档案的部门职责和管理范围，制定档案收集、鉴定、整理、归档、管理和利用等流程，严格监管。要想做到煤炭企业员工的人事档案齐全完整，信息真实准确，在职工录用、调出、调入、职称晋升、调整工资等过程中就要将相关材料收集齐全，鉴定准确，整理、归档及时，完善煤炭企业员工人事档案管理信息，内容涵盖个人学历（简历）、家庭情况、社会关系、政治面貌、从事工种、技能培训、劳动合同、岗位变动、薪酬待遇、奖惩等[4]。

2.3 创新煤炭企业人事档案管理的方法和手段

为了实现煤炭企业人事档案信息资源共享，最大限度地发挥人事档案管理的实用价值，不断促进煤炭企业人才合理流动、合理配置及使用，以防用人失察、用人失当、用人失误等情况发生，改善煤炭企业人事管理部门工作繁琐、效率低下、不能为领导及时提供所需要的人力资源管理信息的现状，为科学选拔人才、建立良好的用人机制提供可行性的参考依据，创新煤炭企业人事档案管理方法和手段。应用计算机和互联网技术，安装先进的软硬件设备，通过数字化手段存储信息，建立煤炭企业人事档案数据库及微机检索系统，方便利用查询，提高工作效率和人才信息的可靠程度，更有效而广泛地在煤炭企业间实现人力资源共享，大大提高煤炭企业人事档案的利用效率和服务水平[5]。

3 结语

综上所述，对于煤炭企业长远发展来讲，加强人事档案管理十分重要，其不但能够保证人事档案的实效性，还能提高煤炭企业整体工作效率。基于此，煤炭企业应加大人事档案管理创新力度，让其存在的价值在煤炭企业日后发展中发挥出最大化。