基于财务共享服务中心的高校固定资产管理——以Q大学为例

文/陈晓琳 王先鹿，青岛理工大学

1 引言

固定资产作为保障高校日常教学及管理活动正常运转的物质基础，是高校发展的重要资源。近年来，随着高校多城市、多校区办学模式的流行，不仅占有使用了大量的高校资产资源，也加大了高校资产管理的难度，管理中的弊端日益显现，难以适应高校改革突飞猛进的步伐。财务共享服务的兴起，在国内外大型企业中取得了较好的应用，这也为高校资产管理变革开辟了一种全新的思路，本文将以Q大学为例，探讨财务共享服务中心在高校固定资产管理中的流程设计及应用。

2 高校固定资产的范围

总的来说，高校的固定资产大体划分为五类，第一类是房屋建筑物，主要包括教学楼、实验室、宿舍楼、图书馆、体育馆、职工家属楼等等；第二类是指相应的辅助设备，如教室配备的多媒体设施、桌椅，吊扇，宿舍的书桌、床柜，办公室及图书馆的空调、桌椅等日常办公及学习生活设备；第三类是指专用设备，主要是指实验室专用的器材、电脑等设备及体育馆专用的健身器械等等；第四类是指书籍文献档案资料，包括图书馆的藏书、档案室的各种文献资料等等，第五类是指除此之外的其他固定资产。

3 高校固定资产管理的目的及原则

高校固定资产属于国有资产，是保证教学、科研、生产、行政管理、后勤服务等各项事业顺利进行的重要物质条件，是衡量高校办学规模与办学质量的重要条件。管理和使用好固定资产是节约教育经费、增强办学能力、提高科研教学能力的重要环节，也是适应高校规模扩张、推进高校“双一流”建设的重要保证。

高校固定资产的管理一般包括资产的采购、验收入库、登记造册、领用及借用、损失赔偿、报废、盘点清查等环节，有效管理的目的是为了明确经济责任，防止资产流失，保证国有资产的完整性和安全性；是为了提高资产的利用率和使用效率，为高校科研、教学、生活等的发展服务，推动高校的迅速发展。

在高校固定资产的管理和使用中，要坚持落实“学校统一领导，归口分级管理，统一合理调配，供、管、用相结合，发挥物尽其用”的原则。

4 当前高校固定资产管理的现状—以Q大学为例

4.1 Q大学的概况

Q大学是一所以工为主，理工结合，土木建筑、机械制造、环境能源学科特色鲜明，理、工、经、管、文、法、艺多学科协调发展，科学教育与人文教育相结合的多科性大学。

学校目前呈现“两岸、三地、四校区”的办学模式。两岸是因为在一个城市隔海两岸都有校区，总部在中心区，隔岸有两个校区，相距大约5公里；三地是指在本市两个不同城区及异地城市共三处地方建有校区；四校区是指除本部城市三个校区外，在异地还建有一个校区，共四处校区。

4.2 Q大学固定资产管理存在的问题及建议

4.2.1 管理意识淡薄、缺乏健全的管理制度

在公立高校，大部分高校资产是国家投入、归国家所有，高校无偿使用，也没有明确的资产经济效益责任，因此，高校内部普遍存在“重现金、轻实物”、“重投入，轻管理”的倾向意识。同时，也普遍存在管理制度不健全的问题，缺乏详细、具体可操作的资产管理内容。

建议高校管理层要提高认识，将资产管理作为一项重要内容列入工作目标，健全完善现有规章制度，重视资产管理工作，把制度和规定落实到实处。首先，建立资产管理的责任制，增强各部门相关管理人员的责任意识，明确区分、规范管理职责和范围；其次，加强各个环节制度建设、健全基础工作，使固定资产管理制度制度化、标准化、科学化、规范化；最后，加强监督管理机制，对资产的购置、使用、报废等环节加大监督力度，对管理人员的工作进行绩效考核与评价。

4.2.2 资产流失严重、使用效率低、账实不符

在Q大学，固定资产的财务账归财务处负责，固定资产的台账归资产管理部门负责，而实物资产确由各实际使用部门管理使用，同时“两岸、三地、四校区”的办学模式使得职能部门重复设置，也不利于资产的统一调拨、管理。多头管理的模式使得各部门缺乏有效及时的沟通，当发生采购、报废、毁损、失窃、调拨等业务时，可能出现入账或核销不及时，造成账实不符的情形，也会使各部门申请购置资产时仅考虑局部需求，大量重复购置资产，造成资产的浪费，使用效率也不高，久而久之，容易导致国家资产的流失，不利于国家资产的完整性和安全性。

针对上述问题，仍需从规章制度层面上来加强防范，但账物分管、物第三方使用是现实情况，势必会造成资产流失、重复购置、使用效率低及账实不符等问题，仅靠制度不足以解决上述问题，因此需要从业务层面入手，对业务的各个环节进行管控，这就可以利用当前企业中流行的财务共享服务中心模式，它能够解决及时有效提供信息、加工信息、分析信息和提供决策的问题。

5 财务共享服务中心在Q大学固定资产管理中的的设计应用

5.1 财务共享服务中心的定义

“共享”原本是信息技术的专业术语，随着共享服务中心的出现，“共享服务” 变成了一种崭新的管理模式，它是一种将分散、重复的基本业务从整体的各成员中抽离出来，集中到一个财务共享的统一组织平台，实现整体标准化、高效化、低成本的服务模式。

5.2 构建财务共享服务中心的适用条件

财务共享服务中心的构建需要考虑当地的经济环境、社会平均成本、配套设施、信息化水平、政策法规、人力资源、交通及通讯、文化等等因素。

目前，Q大学主要分为主城区、新区校区、某县校区。主城校区靠近市中心繁华地段，当地交通便利、经济水平高、配套设施齐全，但地价成本高；某县校区虽然地价较之便宜，建设成本低，但是当地经济水平发展水平，工资不高，难以吸引、留住技术人才；而新区校区，经济发展势头足，众多优惠政策利于引进高科技人才，地铁等的修建使得当地交通相对便利，地价成本虽较之县校区略高但相对主城区校区还是低，当地高校众多，文化学术氛围浓厚，综合考虑，在新区校区建设财务共享服务中心最为合适。

5.3 整体服务架构

财务共享服务中心构建，以“综合财务管理平台+流程审批管理平台+数据传输共享平台”为主线，连接ERP系统、影像管理系统、银企直联系统等，搭建了一套完整的业务及财务数据流转的信息化系统。其中，ERP系统主要是指财务管理系统，包括应收账款模块、应付账款模块、资产管理模块、总账模块等。

针对其中的资产管理模块，可以将固定资产管理模块自上而下分为具体的六大层次，第一层是基础设施层，这是共享服务平台搭建的基础，它包括网络、存储器、智能终端、服务器等等；第二层是业务层，具体包括采购管理、资产日常管理、资产报废管理、资产调拨管理业务等，第三层是数据层，主要是完成对数据的收集及传输，具体包括资产的采购、管理、报废、调拨等；第四层是服务层，它不仅是对数据层传输的数据信息进行整合、处理、利用，也包括对用户的注册及身份、权限等的统一管理；第五层是应用层，通过对上一层整合处理的数据进行科学、系统的分析，进而为管理者的决策提供参考；第六层是用户层，这是共享平台与外界用户进行信息交互的门户，各部门或个人可以登录系统进行采购、调拨、维护等申报及信息的追踪查询。

5.4 具体流程设计

5.4.1 确定采购计划及购置申请

首先，申请人确定具体采购计划，登陆管理平台填报固定资产购置申请；分管部门领导收到申请后，基于共享服务中心获取有关经费来源、预算金额、申报部门实际需求、固定资产历史使用情况、学校招投标管理办法和政府采购的相应政策等数据，参考系统对项目可行性做出的分析建议，在线对采购方式进行审批；若确定为政府采购方式，本级领导审批后仍需提请上级领导批复政府采购预算。

5.4.2 确定供应商，签订采购合同

若为零星采购方式，采购部门通过财务共享服务中心了解供应商的相关产品材质、价格等具体信息，按照货比三家的原则，对有意向的供应商发出询价；若为政府采购，需确定招标相关细节，通过信息平台对外发布招标信息，确定供应商。在共享服务平台草拟电子合同，附询价记录及市场考察材料或中标通知书等，经分管领导、审计处领导或招标代理公司审核签字。审批通过后，专网打印并正式签订采购合同，通过影像管理系统对合同进行扫描上传至共享服务平台。

5.4.3 验收并办理入库

到货验收无误后，通过影像管理系统及时扫描传输验收单及相关产品证明资料，财务共享服务中心接收数据后，及时更新调整固定资产相关数据库，实时动态调整决策信息。

5.4.4 发票报销

相关负责人及时将发票等单据扫描上传至财务共享服务平台，并及时提起报销流程审批。

6 结论

随着高校的迅速发展，使得作为常规性工作的高校固定资产管理变得更为重要。财务共享服务中心模式的应用有效地解决了高校普遍存在的资产重复购置、多头管理导致的入账或核销不及时、资产流失浪费等问题，将固定资产管理的所有数据集中到一个统一的平台，对这些数据实时的整合、处理、利用，及时对各个环节进行动态监控，利于优化和控制资产配置，提高资产使用效益。