文书档案管理的特点与创新方案研究

文/廖华兴，中核霞浦核电有限公司

文书档案管理工作是医院开展工作的重要依据，文书档案管理的水平对医院整体有一定的影响，提升文书档案的管理水平是重点，对医院的发展和生存有一定的优势。从实际上而言，文书档案信息化管理在一定程度上反映了单位的经济情况，同时也是衡量整体水平的重要依据。在文书档案管理中，需要明确发展道路，在整个过程坚持合理化管理。

1 当前文书档案管理的现状

文书档案管理涉及到的影响因素，内容也比较多，在当前管理中，针对具体问题，需要在当前管理基础上进行现状分析，找到问题后尽快处理。以下对当前文书档案管理的现状分析。

1.1 文书档案管理制度不符合要求

在当前文书档案管理的过程中，各个机关单位、企业和事业单位等缺少明确的管理规定，档案管理有目录，此外案卷标题和档案号等具备完整的执行规范，如果缺少完善的科学管理制度，文书档案内容得不到落实。此外案卷的标题混乱，编号错误，查阅可能存在不同程度的问题，降低了文书档案的管理效率。

1.2 文书档案人员素质有待提升

文书档案的管理依靠管理人员操作，管理人员的专业素质关系到档案是否符合规范要求，部分工作人员对档案管理存在认知不至于的现象。管理人员素质不高，对文书档案的管理缺少条理，造成不同程度的混乱情况，整体管理质量下降。此外随着信息化管理的不断发展，文书档案管理人员要求明确计算机的使用方法，利用新的技术模式实现有效管理。

1.3 文书档案的检索效率有待提升

在文书档案检索的过程中，计算机技术和信息化技术不断普及，计算机检索成为重要的手段，在实际工作中，人工检索是重要的手段，需要工作人员按照要求进行操作。人工检索费时费力，整体效率不高，在当前文书检索管理中，工作人员的素质低，导致各种信息管理难度提升。文书档案工作量增加，如果检索方式不能及时改进，导致文书档案利用率低。

2 文书档案管理的创新方案

文书档案的内容比较多，在当前管理中，针对存在的各种问题，需要在当前基础上进行创新，提升优势。以下对文书档案管理的创新方案分析。

2.1 完善文书档案的管理制度

文书档案的管理需要一套完善的管理制度作为制约，根据现代文书档案管理的需求可知，考虑到信息化的发展趋势和单位内部的概况等，针对管理过程中存在的各种问题，需要不断完善。在制度落实的过程中，结合现实情况需要做出调整和改正，必要情况下借鉴管理经验，对制度方案修正。新的制度执行过程中存在的问题要求进行更改，在企业单位和事业单位对文书档案的使用中，适当提升单位的工作效率和工作质量。在各项管理机制创新的过程中，将文书档案工作和其他部门工作等结合在一起，实现开放化的管理，必要情况下各个部门需要对具体内容分析，听取意见和建议。

2.2 提升文书档案人员的综合素质

对于文书档案的管理而言，重视专业素质的培养，在人才的整体培训中。针对新聘用的人员择优选择，注意应聘人员的工作态度和专业素养，对现有的工作人员，有针对性的举办各种讲座活动，结合岗位需求进行培训。在行业交流的阶段，建立量化的考核指标，保证奖惩分明。在文书管理工作中，以信息化的管理作为基础，结合当前现实需求进行落实，有目标的进行培养。

2.3 进行文书档案的技术创新

在当前经济和科学技术发展中，传统的文书档案管理方式不能适应信息化发展的需求，在各项管理中，要求充分利用现有的信息技术，对档案信息进行优化管理。以计算机检索作为基础，确定主要的检索方式，在电子检索管理的阶段，对信息系统更新，纳入到企业和事业单位大系统中，在单位内部建立统一的文书档案，设立共享平台。更为重要的是将信息内容进行记录，在电子检索管理系统中，对各种内容进行掌握，建立一个共享平台，在信息资源共享管理中，提升文书档案的利用率。更为重要的是关注信息技术的应用要求，实现档案的收集、整理和检索等，数据化处理成为文书档案管控的关键，在高效利用阶段，创新方案，提升可行性。

此外在文书档案宏观管理中，对管理工作细节需要进行改进，以文书档案的管理流程和规范作为基础，严格进行管控。尤其是文书档案流程管理的过程中，严格按照流程落实。在文书档案类型和机密程度管控中，对重要的文件进行加密处理，对日常文书档案进行精细化处理，鉴别文书档案的使用要求和范围。可以充分利用互联网的优势，建立网络信息化共享方式，各个单位和部门之间，进行企业和事业的信息交流，对对应的文件进行检索，确保文书档案资源的共享，更为重要的是确保文书档案的安全，并对共享资源的使用者，使用用途等进行严格的审查。

3 结束语

现代化进程不断加快，为了适应现代化社会的发展需求，在文书档案管理的过程中，改变传统的档案管理方式，根据资源共享、制度标准和人才标准等进行落实。针对存在的各种问题，从完善文书档案的管理制度、提升文书档案人员的综合素质、进行文书档案的技术创新等入手，进行文书档案更新，保证各项管理工作的稳定性，努力推进文书档案的现代化管理工作，以便使文书档案管理工作更好地为社会服务。