数字化人事档案管理系统功能分析

文/燕明芳，吉林省洮南市人力资源和社会保障局

人事档案是人才信息的记录，包括了个人全部的履历业绩奖惩等信息，科学充分的利用人事档案，为合理有效的开发使用人才提供了重要的依据，因此对于人事档案的管理显得尤为重要。为了有效促进人事档案管理水平的提高，事业单位必须要转变思路，将现代信息技术引入档案管理中，积极开展档案管理信息化建设，进而推动事业单位整体发展。

1 人事档案管理简述

作为各单位选拔与录用人才重要依据的人事档案管理，是人事工作的重要组成部分，他贯穿于整个企事业的运行当中，不仅对于员工过去的技术与能力，人品与性格进行详细记录，而且对现实中员工的当前表现进行汇总。传统的人事档案管理模式依赖于纸质的载体进行记录，由于工作量巨大而且需要手工整理，容易出现管理不及时以及延后的问题，导致许多环节无法达到预期要求。而新型的数字化人事管理模式则依赖于信息技术的发展，对人事档案的工作全过程进程动态化的监控，并及时记录与控制，真正实现了流程的合理化。人事档案管理在不断的发展中完善，有传统的纸质载体发展到如今的数字化系统，这是人事档案管理的创新，人事管理数字化的提出简化了对于档案收集整理、统计传递以及保存共享等工作内容，通过网络的便捷性，告别了传统纸质查阅的复杂工作，对于提高人事档案管理效率具有重要作用。人事档案的数字化管理是中组部提出并在全国范围内推广的，目的在于整治不正之风，打击违法犯罪以保证人事档案管理工作中的公平与公正，解决大难管理问题过程中的不足之处。

2 数字化认识档案管理系统功能分析

2.1 人事档案数字化管理系统可促进现代人事管理

人事档案数字化对人事档案管理现代化网络发展至关重要，是其发展的基础保障条件。人事档案数字化模式，是建立在网络信息技术的前提下，以网络技术为依托，充分科学合理地运用网络技术自身的优势，将传统手工纸质档案在扫描仪器的辅助下，将所有人事档案信息成功上传到电脑中，也可以将这些拍成照片储存在内存卡中，这种保存方式是安全长效的，不会丢失，随用随看，方便快捷。将这信息传到电脑后，通过档案信息平台系统，能将这些重要的档案信息资料统一汇聚到管理系统中，人事档案信息管理系统的功能全面、能效巨大，不仅能准确便捷地存储档案信息，而且包含采集与查找的功能，极大程度地缩短了管理人员的工作时间，比如，在档案搜集、整理、类别、对外借用等工作，都可以通过档案信息平台系统来实现，而且还能实时在线共享，促进了人事档案管理的现代化发展。

2.2 人事档案数字化管理系统可提升管理综合水平

人事档案数字化能有效提高人事档案管理的整体水平、工作效率以及服务质量，有助于提升管理的综合水平。过去，档案都是纸质的呈现形式，想要查找相关档案信息就要首先找到档案信息的类别，然后在其中慢慢寻找，随后再对档案进行全面分析，这样的工作流程不仅效率低，同时还会影响分析结果的科学准确性，并且在档案的管理、存储以及使用能效上都有许多不便。而人事档案实行数字化模式，将所有档案信息转换成为电脑所识别的特殊代码，在查找与使用上都提供了较大的便利条件，不仅能迅速找到所需档案信息，同时在对关键字搜索时，会把与其有关的所有信息内容呈现出来，精准而全面，可以将人事档案信息的使用效率发挥到最大。此外，通过先进的档案信息管理系统平台，还具有人事信息申请以及检索为一体的功能，摆脱了时空的约束及限制，体现了人事档案管理的与时俱进，同时创新并提高了服务质量，拓展了人事档案在社会上的利用范畴。

2.3 人事档案数字化管理系统可提供信息参考依据

人事档案数字化有助于更好地被挖掘及使用相关重要信息，为各机构的领导提供有利的信息参考依据。无论是社会企业的发展还是各事业机构，其重点都是人才的建设。因此，如何才能让领导充分了解人才或员工的基本情况信息，从而使相关事项的决策更具现实意义，人事档案管理人员要加强对这一问题的重视。人事档案实现数字化，领导能通过其构建的网络系统平台，随时对自己所需的信息进行搜索，找到相关内容，并能将个人信息标注得极为详细，除了基本信息还包括个人成就等，高效、方便、全面。同时，还能对信息按照类别以及内容等方面，进行快速准确整理，为其他工作提供有利参考数值，更有利于人才各方面能力的提升。

2.4 人事档案数字化管理系统可加强安全信息建设

人事档案数字化属于安全信息建设中的重要组成部分，是确保人事档案管理安全的前提条件。人事档案管理由于工作流程繁琐，工作内容复杂多样，在对档案信息进行采集、整理、分类、保存以及使用时，会因为自己的忽视而造成相关工作的遗漏，埋下安全隐患，不利于人事档案管理的发展，对档案信息的安全更是产生了严重的威胁。因此，人事档案管理通过网络系统平台，能建立信息保护密码锁，并能将所有信息内容或是一切数据进行无限备份，以免发生紧急情况造成系统黑屏或是被病毒入侵，造成数据丢失。通过设置密码，想要进入平台查找资料，就要输入正确的密码，充分提高并加强了人事档案信息的安全性。

3 结语

人事档案的数字化管理的出现，是信息管理的重要创新，他对于档案管理的流程以及管理团队的素质提出了更高的要求，规范了档案管理的步骤与算法，简化了管理流程，保证了其的安全性与高效性，同时提高了管理人员的专业技能与管理水平，人事档案数字化有效的增强了人事档案的全面能力，为人事管理工作的进行提供了良好的基础条件。