试析信息时代档案管理工作面临的问题及对策

摘 要：随着信息时代的不断发展，我国已经进入了信息化的时代。在信息化时代的背景下，计算机互联网的使用已经成为了常态，在档案管理工作中应用信息技术也方便了人们的生活，提高了人们的工作效率，同时能够节约大量的成本，使档案管理工作能够更加有效的进行。不过信息时代的档案管理工作虽然给人们的生活带来了更多的好处，但其中也会存在一系列的问题影响档案管理工作的顺利进行，本文主要介绍了新时代档案管理工作的重要性，信息时代档案管理工作存在的问题以及在信息时代档案管理工作的处理对策。

关键词：信息时代;档案管理;问题及对策

随着经济时代的不断发展，我国已经进入了互联网的时代，在当今社会使用先进的工具与科学的管理能够极大提高人们的工作效率。档案管理工作是一项工作量巨大而且复杂的工作，利用信息化进行管理，能够提高人们的工作效率，使档案管理工作能够更加轻松且有效的进行。

1 信息时代档案管理工作的重要性

在传统的档案管理工作中，档案管理人员按惯例进行工作，方式比较落后，档案大多是以纸质的形式为主，同时纸质档案在日常的管理和保存过程中容易受到外界环境的影响，所以需要大量的人力和财力运用相关的措施进行处理，防止档案受到损坏。随着计算机互联网的普遍使用，信息时代的档案管理工作能够有效的解决资料存放问题，使档案能够更加的安全，同时能够方便人们进行查找，极大地提高了人们的工作效率，促进档案管理工作的不断进步。[1]

2 信息时代档案管理工作存在的问题

2.1 管理软件存在问题

随着经济时代的不断发展，管理软件在不同地区的使用没有一个固定的标准，每个部门的软件存在着一定的差异，这样就会给档案管理带来一定的影响，同时，档案管理的相关的系统也存在着不一致的现象，进而导致一些档案管理中的信息不能够实现共享，导致档案利用率低下。

2.2 档案工作人员的管理意识缺失

根据目前的情况来看，我国的档案管理工作存在的问题主要表现在工作人员身上，档案管理工作人员的管理意识缺乏，对档案管理工作存在着误解，导致档案管理工作不能够顺利的进行。然而，现实当中档案管理工作十分重要，人们的重要信息都在档案之中，这些信息一旦丢失便会严重影响人们的工作和生活。所以档案管理的工作人员应当积极提高自身管理责任意识，以此促进档案管理工作的顺利进行。[2]

2.3 档案管理工作人员的能力不足

在档案管理中，对工作人员的工作能力有着较高的要求，不仅要适应档案管理的工作，同时也要拥有一定的档案管理能力，进而能够保证档案管理工作的顺利进行。但是部分档案管理工作人员缺乏一定的工作能力，进而导致档案管理工作不能够顺利进行，同时一些档案管理的工作人员年龄较大，学习能力较低，这也导致在日常的档案管理工作中仍需要采用传统的方式，但这不利于提高档案管理工作人员的效率，进而导致档案管理工作不能够顺利进行。

2.4 信息时代的档案管理手段欠缺

随着经济时代的不断发展，现代社会已经是信息化的时代，信息技术应用于档案管理中已经越来越普遍，但是，信息技术使档案管理的模式发生了一些变化，交替期产生的衔接问题明显，纸质文件信息化档案共存，管理模式未曾跟上技术进步的步伐。档案管理手段比较单一，需要不断进行完善，才能够更好的促进档案管理工作的顺利进行。

2.5 档案管理工作的保密性较差

在现代社会中，运用信息技术进行档案管理，能够有效的提高人们的工作效率，减少人们实际的工作量。但伴随着经济时代的不断发展变化，互联网上的不法人员也越来越多，进而导致一些资料会受到病毒的影响，使档案资料丢失，给人们带来了巨大的损失，进而导致档案管理系统瘫瘓。所以，在信息化时代的背景下，档案管理工作必须注重保密性，且需要加大在这一方面的技术支持。[3]

3 在信息时代档案管理工作的处理对策

3.1 提高工作人员对档案管理工作的认识和重视

在现代的社会背景下，要不断的提高工作人员对档案管理工作的认识和重视，在具体的过程中，应当根据档案管理工作的重要性、后果等进行一系列的培训，从而让档案管理工作人员对工作更加的重视，要求每一位工作人员能够对档案管理工作有更加清楚的认知，对能力相对缺乏的人们进行相关的培训，提高人们的认知能力。同时，还应利用信息技术培养档案管理工作人员的备份意识，更好的提高档案的安全性，促进档案管理工作的顺利进行。

3.2 提高档案管理工作人员的工作能力和水平

随着经济时代的不断发展，信息技术介入档案管理，对档案管理的工作人员提出了更多的要求，要求档案工作人员应当具备完善的计算机操作能力以及具备专业的档案管理知识，并能够将二者结合起来更好的进行工作。但是在现阶段，拥有较高能力和水平的工作人员较少。在一定程度上限制了档案管理工作的顺利进行，使档案管理工作不能够达到理想的效果。所以，根据档案管理人员相关的工作能力缺失的现象，应当对相关的人员进行培训，同时不断地引进专业的工作人员进行档案的管理，让档案管理工作能够更好的展现出来，从而对档案管理工作人员产生积极的影响，促进工作人员水平的不断提升。[4]

3.3 完善档案管理制度

对档案管理的制度进行完善，能够使档案管理更加高效的进行，同时，对档案管理的工作人员制定一定的标准和行为准则，促进档案工作人员能够更好的进行工作。同时，需要相关部门的介入，对档案中各种信息更好的进行搜集，从而有效提高人们对档案管理工作的重视。在获取各种信息的时候，应当注重信息的真实性和有效性，避免虚假信息进入档案当中，影响人们正常的生活。所以，在档案管理工作中，相关的工作人员应当严格的按照规章制度进行工作，同时，档案管理的工作人员应当具备相关的能力促进工作的顺利进行。在信息化的时代背景下，虽然能够为档案提供更多更加精确的信息，但是相关的工作人员也要投入更多的精力进行管理工作，保障档案中的各种数据更加真实有效。

3.4 建立相关的安全保障体系

在档案管理工作中，应当不断对计算机软件进行加密保护，防止外部人员进入档案管理的网络，造成人们的信息泄露。所以，档案管理的工作人员应当定期的对档案信息进行维护，进而保证计算机的正常运行，做好系统的杀毒工作，防止信息泄露。同时，相关的工作人员应当及时的对各种信息进行备份，防止资料丢失，相关的工作人员也应当不断的提高自身的素质，做好安全防护的工作，在离开档案室的时候，要及时的对电子设备进行关闭，防止档案信息的泄露。[5]

4 结语

综上所述，虽然，随着经济时代的不断的发展变革，现代的社会已经进入了信息化时代，档案管理工作的模式也发生了一些变化，但是，档案管理工作仍然存在着一些问题，只有对这些问题进行有效地处理，提高档案管理工作人员的意识以及工作的能力，才能够更好的保证档案管理工作的有效的进行。人们只有充分应用信息时代的益处，才能够更好的提高工作效率。

参考文献

[1]张怡.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].城市建设理论研究（电子版），2017（30）：32.

[2]武亚涛.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].丝路视野.2018（06）：186.

[3]杨虹好.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].人力资源管理.2018，139（04）：241.

作者简介

黄涵（1988-），女，汉族，四川大竹人，档案助理馆员，本科学历，大竹县戒毒（康复）中心，研究方向：档案管理。