探究新形势下档案管理工作的规范化策略

林凌

摘 要：随着信息时代的到来，大数据的发展十分迅速，其之下的档案管理工作也在新的社会形势之下面对着新的机遇与挑战。我国各行各业在发展的过程中，档案管理工作都尤为重要，然而当前形势下，各个行业的档案管理工作都存在不规范的现象，造成了档案管理混乱，不能够达到人们的预期。本文将通过对当前档案管理存在的问题进行分析，结合新形势的特点，给出相应的规范化策略，促进新时代档案管理事业的发展。

关键词：新形式;档案管理;规范化

传统意义上的档案管理可能只是对用户个人信息、交易往来的记录活动。互联网时代的到来，让更多的行业与之相互联系，也让档案管理进行到新的形势，在这样的形势之下一些反馈的信息尤为重要，个性化服务需要从业人员精准掌握用户的信息 ，才能够不断规范档案管理的工作流程。当前档案管理无论是相关人员的意识、基础建设、信息沟通等都存在不规范，档案管理作为相关单位工作的重要部分，必须积极 解决当前存在的问题，使得档案管理工作不断向规范化迈进。

1 我国档案管理现状

传统意义上的档案管理只是简单的记录，并且记录的方式是比较古老的。随着时代的发展新形势悄然而至，科学技术不断更新，档案管理无论是从形式、内容还是意义上都应该做出改变。但是调查显示，当前一些企业的档案管理的规范化程度远远不够。他们更注重主营业务的发展，而没有理解档案管理真正的意义，以及档案管理能够为企业带来的利益。以我国银行业为例，银行界更加注重的是金融业的发展，很大程度上忽视档案管理工作的机制改革。金融业确实是衡量一个国家经济形势的重要指标，但是作为银行业重要组成部分的档案管理工作，如果没有规范并且完整的机制，必定也会制止银行界金融业的发展。企业管理人员意识淡薄、信档案管理信息化进程停滞不规范，档案管理工作流程不规范，导致档案管理效率低下等问题。如果得不到解决，我国各行业的发展都会受到很大的阻碍。

2 档案管理工作规范化策略

2.1 提高工作人员意识

任何工作的主体都是工作人员，档案管理工作是否能够规范，关键还是由档案管理人员来决定。新形势之下，档案管理人员应该提高自己的创新意识、业务交流意识以及档案管理信息化意识。管理人员可以通过座谈活动、集中培训等方式，加强提高工作人员的意识。一个充满活力的工作队伍才能够高效率的完成工作。针对当前工作人员被动工作的特点，鼓励员工进行创新，积极主动寻求新的途径才是档案管理发展的源泉。提高工作人员共享意识、交流沟通意识，在头脑风暴或者其他沟通模式中寻求新的方法。想要档案管理向着规范化的方向发展，首先就要提高管理人员规范管理的能力，提高从业人员业务精准的能力。

2.2 加强基础设施建设

随着科学技术的进步，办公方式以及设备也改革。人工智能的到来为人类节省了更多的时间。针对传统的档案管理效率低下、工序繁杂的情况。应加强对档案管理基础设施建设的投入，不单单是在员工的意识上，也要在硬件上进行强化。“巧妇难为无米之炊。”有了先进的 技术方法，工作人员才有更加广阔的发展空间。基础建设规范化，不仅仅是档案管理规范化过程中一个至关重要的步骤，在各行各业中，想要取得更光明的发展，需要完善的基础设施。

2.3 建立业务交流机制的方法与作用

交流平台建设。新形势之下带动人们来到信息时代，信息时代重要的一个特点就是信息共享、资源共享。档案管理信息规范化的发展使得信息共享成为了必然的选择。所以说，业务沟通机制的建设也成为了迫切的需求。业务交流其实就是档案相关市场内部信息的交流，是档案管理工作正常进行的基本保障。档案管理的首要任务可以说就是交流。当前档案管理市场的竞争压力还是比较大的，建立档案业务交流机制能够使得工作人员实时了解最新信息。尤其是金融行业，银行的档案管理需要根据经济形势的变化而进行改革。有竞争才有进步，与此同时业务交流机制能够让不同的单位之间互相借鉴相关技术。这样各个单位就可以极大地提高管理效率，降低了运营的成本。针对当前存在的交流平台，建立专门的管理机构对发布的内容进行审核、管理，避免信息交流平台对相关人员的信息造成泄露。在信息化的形势之下，很多不规范的档案管理机构很容易将顾客或者客户的信息泄露，对相关人员的日常生活造成影响和困扰。所以说，交流平台搭建和管理过程都需要专门的机制去管理，才能够使得档案管理实现规范化。

2.4 促进档案管理信息化、共享化

信息时代最重要的特征就是共享。共享经济的到来，使得社会上的资源得到了更大化的利用。建立档案管理业务交流机制能促进信息技术共享化的进程。一方面，從业人员可以相互学习，交流工作经验，“见贤思齐，见不贤二内自省也。”取长补短，提高自身意识、丰富工作经验优化自身的技能。在特定的平台通过专业的人员进行档案管理相关知识的积累，员工可以利用业余的时间进行学习，调动员工工作的积极性，主动开拓创新。另一方面，不同的行业档案管理工作进行的方式是不尽相同的，但也都是大同小异。通过技术的学习，求同存异，银行界可以吸取运输、销售等行业的档案管理经验及技术，可能会博得云开见日明。与此同时，业务交流机制需要加强对用户个人信息的保护，避免用户的个人信息、业务信息出现泄露。

3 总结

档案管理是任何行业都要进行的工作，新形势的到来给档案管理工作提出了新的挑战。针对当前档案管理工作存在的人员意识不规范问题、管理人员管理工作不规范问题、基础建设和隐私管理不规范等问题。利用新形势下先进的科学技术，通过专业的培训提高管理人员以及从业人员的规范意识。建立规范有效的业务交流机制，分享经验，解决传统档案管理效率低下等问题，能够让档案管理工作真正能够适应新形势的发展，不断向规范化发展。

参考文献

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