效率思维下档案中介服务水平提升策略探析

摘 要：在追求效率的当下，档案中介机构正面临着商业化、市场化、规范化的改革趋势，如何进一步发挥档案中介机构的社会功能，提升档案中介服务水平与效率，是当前业内深入探讨的课题之一。本文從档案中介服务存在的问题出发，提出了从效率思维的角度下提升其水平的相应策略。

关键词：档案中介;效率思维;水平提升

在开放市场的时代背景下，档案中介机构的设立得到了社会各界的认可。中介机构形成的主要目的是为了进一步体现档案信息服务于社会发展这一客观使命。其服务内容主要包括有档案信息整理、保存以及咨询服务等。随着社会对档案的需求和关注的多样化，对档案中介机构的服务水平也提出了新的要求。

1 档案中介服务存在的问题

近年来，档案中介机构市场化发展日益繁荣，档案事业的市场化成果也越来越丰硕。但面对大市场环境需求的不断更新，档案中介机构服务存在的问题也随之暴露：

1.1 内部机制死板，工作效率较低

档案中介机构的形成，实际上是政府放权给企业，以期将档案服务于社会大众的功能更好的视线。但大多数的档案中介机构在内部制度的建立上，往往套用政府行政管理方法，实际上是不能够很好适应中介服务市场化特征的。这种死板的管理制度，使得在实际档案管理工作中，满足于按部就班，缺乏对外部市场主动的活力，使得整体的工作效率较低，整体创新能力存在明显不足。主要表现在：市场化进度受阻、整体行业难以形成集中发展的态势。虽然大多数的档案中介机构表面上是独立运作的商业型组织，服务模式游荡在体制内的边缘。特别在“互联网+”环境下，档案中介服务的基础网站建设、信息资源共享能力存在较为明显的不足，不仅难以提升社会关注度，其工作效率也难以得到应用的提高。

1.2 缺乏竞争机制，服务水平较低

竞争是市场的核心，档案中介服务机构进入了市场化发展，但却没有更深刻的领悟到市场竞争的重要性，在日常管理和运营中缺乏对竞争机制的引入。这样的缺乏也导致对外服务缺乏开拓进取精神。而且从事实出发，许多地区的档案服务中介存在一定的地理保护，也就是往往一个地方的服务机构只有单独一家，没有忧患意识，难以生存与市场经济环境之下。

更重要的是，在从业人员的素质水平上，许多档案中介服务人员大多数是从事档案行政管理部门工作人员或者是其他行政部门的兼职，致使档案服务中介整体服务的专业性大打折扣。与此同时，档案中介机构对于档案管理服务的专项人才吸收的不够，没有这些“新的血液”，一方面难以成功开展服务水平的创新发展，难以推行新的服务机制，另一方面在推行现代化、信息化、共享化的档案中介服务方面也形成了阻力。

2 效率思维下档案中介服务水平提升的策略

从市场化发展与竞争的角度来看，档案中介机构只有不断的提升服务水平，才能够真正的完成自身的发展目标，适应社会的高速发展。在效率思维下，提高档案中介服务水平需要从以下三个方面着手：

2.1 完善内部管理机制，优化档案中介服务的工作效率

好的机制是高效管理的重要前提。内部管理机制必须紧密围绕两个方面做出改变，一是对档案中介服务运营过程的制度规范化，二是对档案中介服务人员的规范化。

档案中介机构的服务内容就是为社会各界提供相应的档案信息服务，必须要形成一套有效的综合性规范性制度，来规范档案服务的流程，如一个新的档案项目，首先第一点就是将范围明确好，确定好哪些是该做的范畴，哪些是不该做的范畴，明确之后就应该按照权责到个人的负责制度，来进一步将服务工作进行规划。根据委托单位的进度计划，确定本档案中介项目计划，并且制定项目计划作为进度的基准。

另一方面就是中介服务人员的规范化管理主要包括对服务水平、服务质量等各方面的管理。通过细化管理规则，明确规定一系列的服务准则和要求。同时还要进一步的对相关人员展开技术水平的定期考核与管理，提供相关学习平台，定期组织考核，确保档案中介服务水平的高效性。

2.2 建立全过程的档案中介服务效率管理

服务是一项持续性的工作，因此不妨采用项目的思维来看待档案中介服务项目。从管理学角度来看，可以将档案中介服务分割成规划阶段、执行阶段、控制阶段以及完成阶段来进行效率管理。

在规划阶段，需要注意的是对档案服务周期的高效规划，一个项目承接后，需要对其进度进行规划。中介服务机构还应当进一步优化资源配置，企业自身的人力、物力、财力等资源得到整合优化，形成科学、系统、规范的市场运作体系，避免目前市场运作的诸多缺陷，让档案中介机构可以保持最佳运营状态。同时应以档案资源为本位，多方协调档案服务人员的工作进度，确保不打扰其他项目的服务进度，不降低档案服务质量，来实现档案中介的成本最小化，利益最大化。

在执行阶段，档案中介服务需要严格按照规划方案进行落实。在运作过程，需要根据不同的项目内容来进行专业的服务。相关人员应当树立良好的服务理念，积极的了解现代档案信息管理技术，适应这个时代的发展要求，利用新思想、新理论、新方法把档案管理工作做到尽善尽美。

在控制阶段，档案服务项目过程中也需要对相关服务进行监督和控制，一方面中介机构需要进一步自查，例如整个服务过程是否达到了对方的需求，尤其是对咨询服务质量控制，应当提供一定的客户评价机制，获取到反馈后，更有利于不断改进服务。

在完成阶段，项目结束阶段除了将档案资料进行移交还有很多其他工 作，如收集整理档案信息、总结和存档项目信息、对所形成的 文件进行检查、考核等，以方便后期档案中介服务公司使用。

2.3 加强专业人才培养

档案中介服务过程中，提升服务水平的关键在于对相关服务人员的综合素质的提高。加强专业人才引进，提升现有人员的水平是当下放在诸多档案中介机构的主要任务之一。

一方面，档案中介机构要深刻的认识到自身的社会定位和市场定位，充分认识到市场竞争的核心就是人才的竞争，应当通过建立与档案管理专业人才的沟通渠道，形成具有吸引力的岗位职位，让更多的新时期复合型档案管理人才进入到档案中介服务体系中来。

另一方面，档案中介机构要加强对相关人员职业素养的培养。一是服务理念的培养，二是职业品德的培养，管理人员必须具备高度的责任感、积极向上的态度以及良好的职业道德品质。三是职业技能的培养，现代档案中介服务需要相关人员具有较强的信息服务能力，需要了解到信息技术、数字技术等新型技术。

3 结束语

要想档案中介机构在这个时代与时俱进，就需要找到适合的发展策略才能在这条道路上走得更加平稳，应当从制度、管理、人才和市场等多方面寻找突破之道。

参考文献

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[2]黄彩莲.浅析项目管理思维下的档案中介服务水平提升思考[J].才智，2017（18）：260.

[3]肖运玲.新时期企业档案管理分析[J].人力资源，2019（12）：62-63.

作者简介

霍泳言（1991-），女，汉族，广东佛山人，佛山市禅城区兆银档案办公用品设备中心，研究方向：档案整理，档案数字化。