基层事业单位电子档案管理的典型做法研究

师玉英

摘 要：信息技术的快速发展为基层事业单位电子档案管理工作指明了发展方向，应当基于大数据、云计算、智能化档案管理的理念，不断丰富事业单位档案管理的模式，进一步落实电子档案管理工作的要求。当前有些事业单位没能从根本上重视档案管理工作，不能发挥电子档案的实际应用价值，还要建立综合性的电子档案管理工作机制，提高电子档案管理的科学性和有效性。

关键词：事业单位;电子档案;管理办法

只有深入的分析事业单位电子档案管理工作的问题，围绕着事业单位的发展趋势明确档案管理工作的思路，才能构建科学化的档案管理工作体系，丰富档案管理方法，达到全面提高档案管理有效性的目标。具体应当建立综合性的档案管理机制，切实解决好档案管理工作的现实问题。

1 事业单位档案管理的主要问题

1）档案管理制度不够完善。现有的档案管理工作制度不完善，传统的档案管理工作方式不利于达到综合性和高效率的档案管理工作目标。有些事业单位不能根据信息化的技术背景修订档案管理工作制度与实践方法，现有的档案管理方式过于传统，操作方法失当，影响了档案管理的效率，提高了档案管理的成本。部分事业单位开展档案管理时不具有成本意识与精细化理念，不能创新档案管理工作的思维，常常以纸质档案管理的方法开展信息化档案管理，因此导致档案管理工作效率变慢的问题。当前事业单位还未能有效的建立下游单位的信息传递机制，因此影响档案管理工作的效率。

2）管理人员专业素质待提升。目前基层事业单位普遍的缺少一支懂得丰富信息技术知识的档案管理团队，现有的档案管理团队信息技术操作能力不足，掌握的档案管理创新思维不够，有限的人员编制难以应付日渐复杂的档案管理工作需要。首先，事业单位不注重对档案管理人员进行优化提升，没能给予档案管理人员以更多的学习机会。虽然事业单位档案管理人员了解信息化档案管理理念，但是并未能在信息化档案管理中进行实践，因此影响档案管理工作的水平，不利于达到提高档案管理效率的目标。其次，还有的事业单位未能配置专兼职的档案管理人员，档案管理工作被当作临时性的工作，基层没能成立专门的档案管理部门，档案管理部门或者下设在基层事业单位的某个科室，这在很大程度上影响档案管理工作的效率。第三，由于缺乏综合性的档案管理工作体系，因此影响档案管理工作的效率，不利于实现科学化、全面化与系统化的档案管理目标。

3）电子档案管理程度较低。信息技术的快速普及对事业单位工作造成了一定的影响。但是电子档案技术的普及程度相对滞后。首先，基层事业单位不注重大力引进先进的档案管理，现有的电子信息技术设备的老化程度大，设备水平不符合新时代档案管理工作的需要，传统的技术设备难以达到高速进行档案管理的目标。其次，许多的事业单位一直沿用传统的档案管理方式，档案管理工作的整体质量不足，档案管理工作的随意性较大，档案数据信息的质量相对粗糙，不少档案管理人员未能按照专业化的标准流程进行操作。第三，当前电子档案管理工作的成本高，档案管理方法难以适应时代的需要，有限的技术手段不足以实现现有纸质档案的电子化，档案信息的共享效率较低，没能基于用户的个性化档案使用需要实现信息的有效供给，因此影响档案管理工作的效率。

2 事业单位电子档案管理优化对策

1）提高电子档案管理水平。事业单位应当清晰的认识到电子档案是档案事业的未来发展趋势，基于大数据与云存储的现实情况不断推动档案管理工作的深化改革。首先，应当加大电子档案管理工作设施设备的升级工作，全面调研档案管理工作的现状，了解国家、省市对档案管理工作提出的新要求和政策。根据行业档案管理的前沿趋势，着力配置信息技术设备。其次，形成电子档案管理应用的有效工作机制，加大电子档案的宣传力度，促进基层事业单位普遍的全员重视开展电子档案管理工作，在全面树立服务理念下更好的发挥电子档案的价值，从而满足新时期电子档案的使用需要。第三，事业单位还要加大电子档案管理专业资金的配置水平，积极的争取财政资金的支持，根据新时期电子档案管理工作的需要进行设备优化配置，保持档案管理设备的持续更新性。第四，优化电子档案管理工作的模式，逐步的提高档案的质量，能够运用精细化的理念开展电子档案管理工作，进一步推动纸质档案管理向信息化档案管理工作方向快速的转化。第五，在上级政府部门的主持下开发专业的档案管理系统，基于优质的电子档案管理系统实现各类档案的专业化管理，进一步提高档案的信息化运转水平，满足档案的使用传递需要。

2）提升档案管理人员素质。事业单位电子档案管理的信息化建设要求提高档案管理人员的专业素养，要求依靠具有信息技术智能的专业档案管理人员做好信息化环境下的档案收集、检验、存储与共享使用等具体工作。首先，电子档案时代要求档案管理人员有专业的信息技术，能够不断创新档案管理工作方式方法，提高档案管理工作的效率，更好的运用信息技术进行高效的档案制作，加大数据信息的收集力度。其次，强化档案管理人员的信息意识，不断提高档案管理人员的信息技术水平，要求档案管理人员掌握先进的档案管理操作方法。做到安排专职人员继续深入的学习电子档案管理工作方式。促进有信息技术背景的人员学习和普及新型的电子档案管理工作技术。第三，组建专业的电子档案管理团队，明确电子档案管理工作的职责，注重对信息技术人才进行高度的整合，尤其注重事业单位档案管理人员与档案管理系统设计建设企业技术人员的相互配合，形成專业技术人才的上下联动机制，补充事业单位档案管理人员的不足，达到高效开展档案管理目标。基层事业单位更注重整合有限的培训资源，强调运用网络慕课的方式对档案管理人员进行培训，注重在行业指导部门、专业档案管理部门组织的培训中提高档案管理人员素质。

3）完善电子档案管理体系。为了提高事业单位电子档案管理工作的效率，还要优化电子档案管理体系，创新电子档案管理工作方式，形成强有力的电子档案的配合管理机制。重点明确事业单位各级专兼职档案管理人员的基本任务。首先，优化事业单位档案管理工作运转机制，加强对基层事业单位电子档案管理的领导，由主管领导明确各部门的责任分工，定期过问事业单位电子档案管理工作进展情况与存在的问题。其次，形成明确的责任分工机制，在具体责任分工的基础上形成强有力的电子档案管理的考核体系，基于科学的电子档案管理标准考核各部门在电子档案管理中履职情况。第三，能够加强事业单位电子档案管理工作情况的梳理分析，基于大数据与云存储的管理模式分析事业单位电子档案管理存在的问题，基于现实电子档案管理工作的需要不断优化工作流程。只有形成综合的电子档案管理工作体系才能推动电子档案管理工作的顺利有效实施。基层事业单位为了提高档案运转的效率，采用专兼职档案管理整合的机制，明确各部门档案管理的基础责任，设置部门档案兼职管理员，形成定期报送档案制度，在层层负责的机制下实现档案的高速运转。电子档案管理还建立了限时办结制度，要求档案在规定的时间内进行上报。

3 结论

基层事业单位做好电子档案管理工作应当形成科学化的档案管理工作体系，基于电子信息技术革新优化档案管理工作的标准，找准基层事业单位档案管理改革的重点环节，丰富电子档案管理方式，加大新型技术设备的引进力度，装配更先进的电子档案管理系统，形成明确的电子档案管理责任分工，依靠专业的信息技术人员和专业电子档案管理团队高效全面进行电子档案管理。

参考文献

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