大数据时代高校人事档案管理的价值及其优化措施

摘 要：高校人事档案管理作为高校人才流动和信息导入的主要平台是高校人事工作不可或缺的一部分。在大数据这一时代背景下，高校人事档案管理正面临着巨大的时机和坎坷。所以高校需要采取更加高效措施，对高校人事档案管理进行优化，把高校人事档案管理水平上升到一个新高度。

关键词：大数据;人事档案管理;优化措施

中国人事档案可追溯到延安时期。在中华人民共和国成立后，一些企业和机构，包括大学，建立并改进了人事档案管理系统。通过有效管理个人名册，个人档案充分记录所取得的成就、经验、专业和技术水平、政治观点、工作条件、工作资格等。学院和大学可以充分了解人才信息，并作为人才管理的基础。

互联网孕育出了大数据，它用来描述基于互联网的信息集合。伴随着时代的飞快进步，大数据这一名词的概念进入了每个人的耳朵，与生产和人的生活的关系变得越来越紧密，内容也变得更加多样化。在这一阶段，几乎所有的信息数据都已经涵盖在大数据之中了，并且在储存、管理和分析方面难以使用常规数据处理工具。

1 大数据的定义和在高校人事档案管理中的应用

1.1 大数据的定义

对于“大数据”（Big data）研究机构Gartner给出了这样的定义。“大数据”是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力来适应海量、高增长率和多样化的信息资产。相比传统数据，大数据具有以下特征：信息量大、类型繁多、低值密度和运算速度快。如今，大数据被广泛用于社会的许多领域，发挥了巨大的社会和经济价值。

1.2 大数据在高校人事档案信息化管理中的作用

第一，高校要获取关于学院和大学工作人员档案的信息比较复杂，而且各种各样，传统的纸张档案应用起来非常困难。利用大数据技术，可以系统地收集学院和大学工作人员档案资料，分类和准确存储大量信息，从而为工作人员档案的信息管理奠定基础。第二个是管理，学院和大学的人事档案中包含了大量的信息和复杂性，而传统的人工管理很繁琐。应用大数据增强了通过计算机、云存储和其他技术管理人事档案的效率，使其管理更加清晰有序。通过将大数据应用于学院员工档案管理，可以在使用过程中通过计算机恢复功能直接获得数据。这使学院工作人员名册的使用更加方便，更有利于工作人员的决策。

2 高校人事档案管理优化措施

2.1 完善人事档案信息化管理管理制度

大数据的发展是一个总的趋势。在大数据的时代背景下，学院和大学必须摒弃以前的人事档案管理方法，清楚地意识到人事档案信息管理的必要性与重要性，充分利用大数据技术收集、分类、储存和使用复杂的人事档案。建立一个符合学院和大学现状的现代化人事档案信息管理系統。同时，为了改进和完善人事档案管理系统，有必要建立一个新的人事档案管理机制，理清楚现有的人事档案管理机制。掌握档案管理的工作人员的职责和规则，使他们能够根据有关管理工作的要求严格管理档案信息。

2.2 大数据管理平台的建立

在更新高校人事档案管理概念的基础上，需要增加投资，更新工作人员名册管理所需的信息技术设备和软件技术。一旦高校人事档案管理硬件和软件完全达到标准，就可以在此基础上建立大数据管理平台。在构建一个庞大数据管理平台的过程中，高校首先要收集和分类原始数据，并确定其真实性。同时，建立一个以部门为基础的数据库，并准确记录有关信息，例如每个人事档案中的号码、姓名、性别、族裔、出生日期、出生地点、政治外貌和学术信息。第二，在输入基本资料后，将工作人员档案归档并处理，供今后参考。最后，在人事档案数据库中，人事档案还必须与有关单位联系，以便及时更新资料。

2.3 形成“大档案”思想

大数据的浪潮已经到来，学院和大学的人事档案管理需要与时俱进，改变以往的思维，大档案的设立十分有必要，并对工作人员的人事档案进行详细和多层面的采集、储存和利用。在高校形成大档案系统的循序渐进过程中，有必要利用已建立的档案作为准确、迅速地检测资料和存档设备的基础，这样不仅可以极大地保证信息准确性，还可以提高效率。高校必须确保档案资料的安全，确保学院和大学个人档案资料等隐私信息不被不法人员盗用，并确保其知识产权不被侵犯。

2.4 组建“大档案”管理部门

“大档案”系统是一个大规模和完整的数字档案系统。因此，在具体管理中，必须准确地了解档案信息的内容以及信息与信息之间的关系，以确保信息能够有效地发挥其自身的价值。

2.5 提高业务能力

在高校人事档案信息管理过程中，档案的管理工作人员的工作水平和总体质量也是一个至关重要的因素。在进行档案管理的工作中，文件管理工作人员不但必须具备文件管理方面的技术知识，而且还需要具备高水平的处理档案信息的能力，同时也有一种强烈的思想道德意识和责任感。学院和大学必须通过职业技能培训和专业技能实习，不断提高档案管理人员的工作能力以及个人的综合素质。总之，学院和大学的人事档案管理水平直接影响到学院和大学的未来的发展方向和水平，而大数据的开发也促进了学院人事档案的信息规范化。因此，在大数据时代，高校必须采取积极有效的方式，解决与学院工作人员档案信息管理过程有关的问题，优化这些档案，并极大地改善高校档案管理现状。

3 结语

总的来说，在大数据时代，学院工作人员档案的管理工作正在进行之中，高校应该做一个好的工作，改进和优化，更好地解决目前工作中存在的问题。只有从客观和前瞻性的角度，才能正确地考虑到大数据环境中新的人事档案要求。为了更好地解决与现有工作人员名册工作有关的许多问题，并为发展大专院校工作人员的工作提供可靠的援助

参考文献

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作者简介

杨扬，女，汉族，新疆库尔勒人，研究方向：人事档案管理。