财务共享模式下企业会计档案管理的问题探讨

毕杨帆

摘 要：本文主要探讨了财务共享模式下企业会计档案管理的诸多问题。阐明了传统模式下和财务共享模式下企业会计档案管理的特点，分析了财务共享对企业会计档案管理的潜在影响，指出了新环境下企业会计档案管理存在的问题，提出了新时期企业会计档案管理工作的展望与发展前景。

关键词：共享模式;会计档案管理;影响

会计档案是经济活动和财务收支过程中的产物，其内容直接反映企业所有经济活动及财务收支，反映企业某一特定日期的资产、负债、所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流量情况，同时还反映会计核算的具体内容、核算程序、核算方法和结果[1]。会计档案的特殊性质，决定了其具有较强的专业性，需要完整的、权威的管理制度予以规范，确保会计档案的系统管理和利用安全。

1 两种模式下企业会计档案管理的特点

随着信息技术的不断发展，互联网+、工业4.0、两化融合等新型理念已逐步走入大众视野，科学技术的创新层次已成为衡量企业发展的有效标尺。会计档案，作为档案专业的特殊门类，其管理模式和管理内容也发生了一定程度的变化。

1.1 传统模式下的企业会计档案管理

20世纪70年代末至90年代初，在计算机不是很普及的情况下，会计档案的收集、整理、保管、利用等工作几乎全部由人工完成，只有部分企业会借助计算机来建立机读目录或实现编目及索引功能，会计档案工作仍处于最原始的管理初始级状态，会计档案案卷目录、移交清册等均由档案管理人员手工填写，无形中加大了档案人员的日工作量，使得会计档案工作略显臃肿、繁杂。

另外，很多档案人员并未掌握会计档案管理方法，直接导致档案收集不全面、不完整、不系统，档案保管不规范、不专业，档案利用不便捷。直到90年代末，《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）的出台像一盏指示灯一样，指明了会计档案工作的正确方向，规定了会计档案的接收依据、归档范围、保管期限、管理内容等，在一定程度上使得会计档案工作条理化、制度化、清晰化。

1.2 财务共享模式下的企业会计档案管理

共享服务诞生于20世纪80年代，是在国际化、信息化和经营规模快速增长的背景下管理和控制活动的创新。财务共享服务主要通过建立财务共享服务运营技术平台来实现对相关业务的综合处理，该平台由财务共享服务自助系统（FSS）、财务共享服务运营系统（FSO）、费用报销管理系统（ERS）三大系统构成。同时，三大系统与现有相关业务管理系统、会计核算系统紧密衔接，高质量高效率的完成各项业务处理工作。财务共享服务实际上就是为了改变潜在的旧的分散管理模式下亟待解决的问题，实现对企业财务工作的智能化管理，促进了节能环保，降低了能源损耗。

财务共享模式下的会计档案管理更好的阐释了会计档案的电子化管理工作。相较传统模式下的会计档案管理，财务共享模式下的会计檔案更注重档案本身的有效性、完整性及安全性。在大数据影响的年代，会计档案管理更趋向于智能化管理。档案管理人员不定期采集信息资源，尽量丰富数字馆藏，增强档案管理系统的利用，弱化人工管理模式，实现会计档案全生命周期全过程的自动化管理。

2 财务共享对企业会计档案管理的潜在影响

2.1 能否实现无纸化成为当下问题的聚焦点

财务共享服务推广阶段讨论研究最多的便是共享实施完毕，纸质会计档案的去留问题。一种观点为：如果能确保应归档的电子会计资料具有真实性、有效性、完整性、安全性等特征，能够通过相应业务系统准确、完整地呈现出来，并且具备防篡改、可备份的功能特点，形成的电子会计资料不属于永久保存或是重要保存价值的会计档案，那么可以实现无纸化管理。另一种观点为：电子会计档案确实便于管理，不仅大大的缩短了业务处理时间，而且节约了人工成本。但是由于无纸化的规定要求门槛较高，仅仅保存电子档案是不足以保证档案归档的完整性及连续性的，因此档案无纸化保存是有潜在风险的，至少在当下乃至今后很长一段时间内，纸质档案仍然不能退出历史的舞台，还需发挥其重要的价值。

2.2 会计档案管理模式发生了质的转变

会计档案管理模式经历了三个重要阶段，第一阶段，全人工管理，即以档案管理人员为核心，一切管理操作均由档案人员来完成，体现了较强的主观能动性，不利于档案的按期收集整理归档。第二阶段，以人工管理为主计算机操作为辅式管理，由于档案管理系统与财务系统并未相连，造成电子会计资料只能在财务系统里暂存，会计档案的收集归档工作仍需传统模式管理，未解决相关问题。第三阶段，财务共享服务模式下的会计档案管理，这一阶段有个显著特征，会计档案管理形式主要表现为电子会计档案的收集及归档。财务共享平台与档案管理系统对接完成，电子会计档案通过系统接口直接归档至档案管理系统，档案的借阅利用均可线上完成。同时，纸质会计档案由共享中心整理完成后统一返回企业档案部门，核查完毕后由档案部门上架保管。这种一体化集成管理模式更有利于会计档案的管理利用，通过前端实时把控筛选具有保存价值的电子会计资料，以实现会计档案的全过程数字化管理。

3 新环境下企业会计档案管理存在的问题

3.1 档案形成归口管理问题

传统模式会计档案管理流程是相对简化的，即由企业财务部门负责收集本企业各项经济活动形成的具有保存价值的会计资料，完成整理立卷工作后在本部门保管一年以后交由档案部门保管。其中，档案部门负责指导并监督会计档案工作的相关情况，定期与财务部门人员沟通并给出管理要求及意见。因此，传统模式下会计档案管理具备完整的链式结构，每一节点都发挥重要作用，缺一不可。

财务共享模式下会计档案管理流程具有一定的差异性，此时企业财务部门仍是会计资料的形成部门，不同的是，整理立卷工作不再由本企业财务部门负责，而是统一交由财务共享中心（外单位）来完成。由于职能设定的限制，本企业档案部门只负责指导监督本企业相关部门档案工作，如果会计资料整理过程发生问题了，企业档案部门很难与财务共享中心沟通，并且共享中心不了解企业会计档案业务情况，这对会计档案的最终形成造成很大的阻力，无形中加剧了会计档案管理工作。

3.2 会计档案借阅利用保管问题

在共享中心保管档案期间，共享企业单位需严格遵守各项会计档案借阅制度，履行相应借阅手续。由于纸质版会计档案需在共享中心暂存一年，档案利用问题逐渐成为第一层障碍。在档案保管方面，对于规模较小的企业而言，企业自身并不具备保管会计档案的基础物质条件，因此，会优先选择离本单位最近的共享中心来处理相关会计业务并保管会计档案。然而，对于规模较大的企业，档案馆库建设均趋向成熟的阶段，实施共享的会计档案最终是要移交共享企业档案部门保管的，而且，这种企业一般下设很多二级单位，遍布不同地域，在共享中心的选择方式和档案保管的选取地点势必成为亟待探讨的问题。

4 企业会计档案管理工作的发展与前景

纵观不同时期档案发展的时代特点，创新与探索已成为档案工作永恒不变的主题。财务共享服务模式下的会计档案管理，是众多财务人员及系统开发人员智慧的结晶，是现阶段着力推广并要求实施的业务管理模式。诚如档案数字化发展一样，会计档案管理未来必将与高科技融合发展，以全新的形式为企业乃至社会提供优质高效的服务。

参考文献

[1]《会计档案管理办法讲解》编写组.会计档案管理办法讲解[M].北京：中国财政经济出版社，2016：1-2.