创新档案管理理念实现档案管理信息化

吴萌琼

摘 要：创新档案管理理念，构建档案信息化管理系统是档案管理未来发展的主要方向。本文首先对档案管理信息化作出简要阐述，然后结合实际情况，提出几点创新档案管理理念实现档案管理信息化的主要措施，希望可以对业内起到一定参考作用。

关键词：创新理念;档案管理;信息化

随着互联网技术、信息技术的快速发展，我国各个行业信息化建设水平均得到有效提升。在现代化发展中，信息技术的应用已经成为各个行业发展的主流趋势，档案作为值得保存的历史文件，作为信息的重要载体，档案管理工作水平对于档案利用具有重要影响，而档案管理信息化建设是提升档案管理工作水平的主要途径。

1 档案管理信息化相关概述

档案管理信息化主要指的是使用电子手段转化档案为数字信息档案，并利用计算机技术、网络技术对其进行有效管理、利用的过程。档案管理信息化可以让档案管理效率得到有效提升，在档案管理信息化中，其主要内容为：1）环境构建。需要保证信息化管理政策法规以及机制体制健全，同时应对信息化档案管理人才予以培养。2）资源建设。需要依照现有纸质档案对其进行信息转化，同时，需要做好系统设计工作、系统管理工作[1]。

2 创新档案管理理念实现档案管理信息化主要措施

2.1 档案收集整理信息化

档案收集整理在档案工作中占有基础性地位，在传統档案工作中，收集整理工作具有复杂性、枯燥性特点，利用信息化技术，可以让档案收集整理工作得以改善。

1）“双轨制”归档。以纸张形式、磁盘形式针对档案资料制作双重备份，可以让归档管理工作全面性得到保证。“双轨制”归档工作的有效开展可以让同一套内容具有两种不同介质，利用纸质文件可以固定电子文件内容，避免其出现随意修改现象，并让档案法律效力以及凭证作用得以充分发挥，而电子文件可以让档案检索、存储以及传输效率得到保障。2）网上立卷归档。网上立卷归档主要指的是以文件处理部门作为主体，在对文件进行有效处理后，可以完成收集工作、整理工作以及立卷工作，并将其移交至档案部门。在信息化技术支持下，档案部门可以依照自身职能要求收集档案，并进行简单立卷，之后逐条录入立卷档案，对电子版文件予以上传，在档案工作人员对其进行检查后，可以将电子版档案与纸质文件进行一并移交，在此过程中，所需注意事项为：（1）需要依照部门归档范围，保证归档资料具有高度完整性;（2）需要依照文件具体内容完成合并、立卷工作，一般情况下，一卷页数小于100;（3）需要保证录入数据信息具有准确性、完整性，和电子文件上传内容高度对应。3）整理自动化。装订整理工作的开展对于档案管理工作、保护工作具有重要意义。在信息化技术支持下，电子文件信息检索与传输工作具有重要优势，在传统档案装订整理中，编目工作以及案卷标题拟写工作较为复杂，档案员字迹要求相对较高，而网络档案软件可以及时构建、调整、设计档案类目以及具体条目内容，可以让电子文件兼容格式以及形式得到灵活处理，可以为装订整理工作的有效进行奠定基础[2]。

2.2 档案有效利用信息化

1）利用方式。档案信息资源开发工作可以让档案价值得以实现，可以让档案作用得以充分发挥，进而为实践活动提供服务。数字档案形式包含图形文件、文本文件、声音文件以及影像文件等，在部门立卷归档中，可以让电子文件得以归档。为保证电子档案信息安全性，可以采用不同途径进行档案传输，如磁盘、光盘移交，或是网络在线移交等，档案管理部门可以对其进行备份处理，一套备份留存于声像柜，还有一套备份可以进行随时使用。除此之外，档案检索工作可以让档案信息得到科学查找，可以让档案使用更为方便。利用计算机技术、网络技术，使用机读目录以及数据库检索模块，可以让检索工作高效完成[3]。2）利用渠道。档案信息数量具有丰富性、内容具有多样性，档案信息利用渠道主要为：（1）使用档案向外界提供参考;（2）将档案资源提供给特定需求使用者，满足使用者查阅要求。在信息技术支持下，档案利用渠道具有信息化特点，可以让档案工作效率得以提升，如在档案工作者的编研工作中，计算机网络就可以传输编研成果至系统终端，让档案工作宣传力度得以提升。与此同时，在档案被动利用中，取得一定权限的用户可以在权限范围内利用互联网对档案予以快速浏览，其他用户也可以利用网络交流、电话沟通等方法积极和档案部门取得联系，在查阅申请通过后利用网络接收档案，信息技术可以让档案被动利用更为便捷。

2.3 档案高效鉴定信息化

利用信息技术构建档案登记数据库，可以高效完成档案鉴定工作。如在我国长春市档案馆中，就使用了信息化技术，应用Excel软件排序功能，可以依照档案使用频率、使用目的、使用年代、基数大小以及所占比重进行排队处理，在完成目录数据库建设的同时，在网上开放了鉴定审查工作。在档案价值鉴定工作中，需要依照新的保管期限表，对鉴定后档案保管期进行划分，划分判定因素主要为档案发挥效用、档案凭证作用、档案反映职能活动以及档案是否为特殊时期、档案完整程度等。在档案开放鉴定工作中，主要为档案目录开放和档案全文公布两种主要形式，在目录开放中，需要提前开放民生相关政策档案，在全文开放中，主要是政府部门当前文件公开内容[4]。

2.4 区块链+档案管理

在区块链基础上的档案管理系统是信息化技术在档案管理工作中应用的重要表现，其具有一定创新意义，代表了我国档案管理工作发展的先进水平。区块链主要指的是一种分布共享数据库技术，在分布网络中，各个节点利用去中心化的方法，可以对公共记账本予以共同维护。各个节点需要对共识机制予以遵循，在一定时间间隔上，会有新区块不断出现，各个区块交易记录都可以得到有效存储。以某大型企业利用RESTful架构模式构建的区块链+档案管理系统为例，其系统架构如图1所示。

结合图1，在区块链档案管理系统中，主要组成部分为档案管理系统、系统监控平台以及区块链保护系统，在档案管理系统中，主要可以分为三个主要层次：1）界面层、主要为业务操作界面以及管理界面。2）逻辑层。主要为档案新增更新、档案查询节约、档案实证保护、角色管理、用户管理、权限控制以及系统设置。3）访问层。主要为数据库调用以及RESTful接口调用。此种系统的应用可以让档案新增和更新、档案查询和验证等工作更为方便，以档案新增和更新为例，其主要流程为：判断档案是否添加→展示档案当前信息→更新档案属性→更新档案附件→调用更新接口、数据库存储、档案更新。

3 结束语

综上所述，在档案管理工作中，通过科学应用信息技术，可以让档案收集整理信息化、档案有效利用信息化、档案高效鉴定信息化以及文书档案处理数字化得以实现，进而让档案管理工作水平得到有效提升，为档案的高质量利用奠定基础[5]。

参考文献

[1]石蕾.档案规范化与信息化管理[J].智库时代，2019（43）：78-79.

[2]周本仙.人事档案管理的网络信息化建设初探[J].科技创新与应用，2019（30）：193-194.

[3]陈奕.人力资源档案管理信息化的影响因素与建设对策研究[J].中国管理信息化，2019，22（20）：177-178.

[4]王晓杰.浅谈文书档案鉴定与整理[J].兰台内外，2016（06）：37.

[5]王辉，胡玉玲.文书档案管理鉴定整理工作方法实践[J].办公室业务，2016（15）：92.