基于信息化管理背景下煤矿企业文书档案管理的策略

摘 要：档案管理一直以来都是煤矿企业管理工作中比较重要的内容，这为煤矿企业选拔人才打下了良好的基础，这在企业管理工作中有着不可替代的作用。信息化建设就是实现煤矿企业文书档案精细化管理的重要手段。

关键词：信息化;管理背景;企业文书;档案管理

利用信息技术对煤矿企业文书档案管理进行精细化的处理，能够有效提高企业文书档案工作的效率，努力将企业文书档案信息化作为突破口进行有效的改革，是企业文书档案精细化管理发展的必然趋势。

1 企业文书档案管理的现状

目前大部分企业的文书档案管理依然还采用的是纸质的方式，不能够具体生动地将信息全面反映出来，这还是存在着相当大的漏洞。同时也不能够实现文书档案的信息化处理，随着时间的推移暴露出来的问题与缺点也越来越多。因为现在管理人才的缺少，再加上文书档案资料缺乏完整性，造成文书档案资料缺乏完整的管理制度，所以在档案管理工作中根本无法保证管理工作的质量。

2 传统的文书档案管理存在的问题

2.1 傳统的文书档案管理人员专业化程度不高、积极性不高

文书档案管理人员的工作效率十分低下，完全无法跟上现在企业管理水平的发展。文书档案管理人员对工作没有热情与积极性，而企业也没有去关注员工的工作进度与工作态度[1]。所以企业文书档案信息化建设是必须要改革的，只有打破传统的管理制度才能达到真正管理的意义，才能够促进员工的工作积极性，从而提高工作效率。

2.2 传统文书档案管理方式已无法满足煤矿企业人才流动性大的情况

对于我国现阶段就业情况来看，因为文书档案保密性高，需要高技术管理人才对其进行管理，文书档案的利用范围小，利用率普遍较低。随着社会经济的改革，企业内人才之间交流越来越频繁。过去传统的文书档案利用制度是远远不能够适应现代人力资源开发的需要。文书档案的利用应当扩大发展到整个煤矿企业。

2.3 文书档案管理工作没有得到足够的重视

现如今企业当中的文书档案管理工作没有得到足够的重视，导致管理人员对档案管理的工作处理不够科学与全面，对档案管理的重视程度不够高，没有依照它的科学性做好相关的管理，从而造成了档案零乱、资料分散、杂乱无章等情况。这与现在档案管理的标准则是大相径庭的[2]。这种档案管理制度是远远不能满足市场经济下对档案信息管理需求的，这对档案管理工作的发展也是相当不利。从而导致文书档案管理工作缺乏相应的技术支持和资金支持，这就造成了文书档案管理工作的多种问题。

3 信息化手段进行企业文书档案管理的优势

3.1 提高文书档案信息的及时性和共享性

目前，企业中的文书档案信息是唯一可以为企业提供资料的重要渠道。利用网络信息技术能够掌握最新及时的资料信息，并能够将各种的资料信息进行归类处理实现企业合理利用资源最优化，从而达到文书资料资源信息处理及时。有利于实现资源利用的合理化和及时化，这是有利于档案管理的发展。

3.2 提高档案管理人员的工作效率

因为信息技术属于高科技技术，计算机的逻辑运算能力强、运算快速精准、自动化程度高，将信息技术融入到企业文书档案管理，能够快速准确、全面有效的存档人员信息，同时能够避免传统纸质存放档案存在的抄写错误和抄写遗漏等现象，节省了大量的管理时间与管理成本，提升了管理人员的工作效率。

3.3 节约文书档案管理成本

将企业文书档案管理信息化能够有效节约管理成本，企业文书资料交给计算机信息技术来进行管理，能够保证档案的完整性与安全性，这就减少了专业的管理人员的使用，减少了管理成本。

4 解决方法

4.1 建立完善的文书档案信息数据库并提供相应的平台

企业中文书档案的信息化管理技术包括信息处理技术、信息数据库技术、安全保密技术这三个部分。要建立档案信息化安全保障体系，防止管理档案遭到攻击与威胁[3]。建立完整的文书档案信息数据库，最好能够全面记录煤矿企业的所有信息。重视数据库的安全保密问题，数据保密的同时，也要做好备份工作，计算机硬件系统一旦瘫痪就会造成信息的丢失。

4.2 重视文书档案的信息化管理并为此创造条件

企业中文书档案的信息化管理已经是发展的必要趋势。企业应该大力支持并加大对企业文书档案管理的改革，以最大的支持力度来推进档案工作的开展。企业文书档案是涉及企业内部的重要资料信息，所以，档案管理人员必须要引起足够的重视，不能有丝毫的懈怠[4]。企业要注重加强对档案管理人员的培训工作与思想教育，为企业培养出高素质、高水平的技术型人才。

5 结语

煤矿企业中的文书档案管理精细化是对管理人员的基础要求，在投入于信息化技术后能够实现文书档案管理的时效性与全面性，是现代发展的必要过程。

参考文献

[1]冯海燕.基于信息化管理背景下的煤矿企业文书档案管理思考[J].科学与财富，2017，（32）：10-10.

[2]徐苏云.加强煤矿企业文书档案管理的信息化建设[J].现代经济信息，2019，（7）：140.

[3]唐小红.加强煤矿企业文书档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2019，（6）：93-94.

[4]朱丽娟.加强煤矿企业文书档案管理的信息化建设研究[J].办公室业务，2018，（12）：79.

作者简介

孙燕（1976-），汉，山西省大同市同煤集团同家梁矿档案科，大专，助理馆员。