高校电子档案管理发展的影响因素分析

尹明山

摘 要：如今科学技术不断发展，尤其是科技的普遍性使得现在的办公越来越电子化。各个高校亦是如此，都在跟随时代潮流的脚步，档案管理也趋于电子化，即便是电子档案管理在小规模领域已有明显的优势，但是因为相关配置和软件的不足，高校的电子档案管理依旧存在局限性，很难大范围的普及。因此高校电子档案管理应该建立统一性的机制，着重运用规范化的形式去管理电子档案，进而去完善电子档案管理系统，和专业技术人员一起致力于提升电子管理的质量。

关键词：电子档案;管理机制;影响因素

科技在不断进步，传统的电子档案暴露出来的不足越来越多，因此在这个办公电子化的时代，档案管理电子化变得尤为重要。而高校电子档案应该在专业性、立异性与个性化的基础下进行管理，在综合性的制度下整体提升技术水平，建立完善的档案管理制度。

1 传统档案和电子档案的差异

1）传统档案。因为传统档案属于纸质文件，所以它要求有大批的保存文档的文件袋，也要求拥有巨大的存储位置，然而一旦纸质文件被潮气渗透、被虫子咬坏，将会受到一定程度的损伤，需要耗费大量时间精力去复原。假如，突如其来的一场大火把储存文件的地方烧毁，那某人需要查找的资料也就无法找回。倘若在电子档案的管理下，这种类似的意外就可以被避免。

2）电子档案。相比较传统档案而言，电子档案具有存储空间小、方便查找和进行备份等优点。电子档案储存空间小是因为它可以压缩大批文件，将其保存在网盘上，而且不会由于自然因素而被损坏，便于长期储存，且因档案资料都趋于电子化，备份就显得尤为便利，无需打印这些繁琐的工序。在电子档案的系统中可以很便利的查找相关资料，申请步骤也只要在网上进行即可。尽管电子档案有着很多优点，但它也有不足的地方，就是很容易遭到外部的侵入，恶意偷走我们的资料。

2 学校电子档案管理的作用要素

1）技术性。对高校电子档案产生作用的要素多种多样，其中最主要的要素是技术。现如今信息时代来临，伴随着大数据的普遍，学校的电子档案管理迅猛发展，且传统的档案管理也即将被电子档案技术代替。随着现代化的电子技术日益发达，电子档案的管制和保存也变得更加迅速、便利以及安全，而且它的局限性也在逐渐降低，已经可以用来提升学校的工作效率，达成学校信息资料共享。即使电子档案存储时间长，发展空间无限，可以保存越来越多的数据类型，但是它还是有一些缺点，放在网络上的档案会轻易被修改，且容易丢失。

2）法律性。须得推动电子档案法律的普遍，进而推动电子档案有条不紊的发展，确保电子档案的安全性，实现电子档案在高校建设中的作用。现如今针对电子档案，高校推出了一系列的制度，着重提出应该在程序化与规范化的规则下利用电子档案。所以现在高校电子档案的管理制度得到了很大的改变，高校电子档案管理的发展速度也日益提升，规范化的形式为电子档案的管理营造了良好的氛围。在制度化的作用下高校电子档案迅速发展，电子档案的编辑形式已经由传统化转向了现代化，相关的制度规则有效的补救了电子档案运用时产生的纰漏，也确保了电子档案事业的快速发展。

3）严密性。加快学校电子档案管理进展的首要因素是严密性。高校档案被秘密的保存在相关的储存机构，与档案资料透明公开的规定相悖，致使学生不能够合理地使用相关信息，档案管理也没有实现它应有的效果。由于网络时代的来临，学校逐渐意识到档案信息资料的关键影响，开始看重档案的社会服务效果以及它在经济发展中的重要地位。由于档案管理的技术提升和档案的保密系统的发展，高校电子档案的安全系数逐渐提高，也让越来越多的地方开始使用电子档案，使得电子档案资料的共享和传递都在安全的环境下实现。但某些高校依旧很谨慎地使用电子档案，没有达到档案的全公开化，必须在作用权限范围内利用档案信息，所以档案电子化依旧是道阻且长。

3 高校电子档案管理出现的首要问题

1）传统观念的改变。在信息时代下，依旧存在很多网络危险且威胁较大，所以一般来说，大家都认为纸质的档案管理比较安全，因此需要尽快加强电子档案的保密性。目前在大家眼里，档案管理就必须要有纸质版的资料，进行分类保存，查询资料的时候需要申请，申请通过后才可以在监控下查找你想要的资料，即便是普通的资料也是要记录在内的，此项工作特别复杂。而且为了档案能够更长时间的存储，还要求保养纸质的文件资料，避免被蛀虫损坏文件，进而造成不可逆的损坏。

2）技术装备的更新不足。由于档案管理电子化是建立在有着专业管理技术的基础上，所以就要求建立更专业的档案管理系统，这样才能使电子档案发挥出其共享传递价值。虽然高校创立了电子档案管理系统，但相关的管理技术依旧更新不足，其中有很多高价值的纸质资料没有电子化，且电子档案扫描配置推广不够。档案资料的分散储存形式致使电子档案信息存在孤岛现象，导致一系列的电子档案共享性未达到预期要求。因此必须在共享的原则下着重改良档案安全管理体系，优化电子档案管理的软件和硬件的设备，来降低电子档案的网络空间运行风险。

3）技术人员的匮乏。现如今，大部分专业的电子档案管理人员都集合在校级的档案管理部门，然而院系和部门的专业人员就比较少，学生的电子档案数据资料设备质量都偏低，学校的基层部门也还没有配置相关的管理人员，所以说现在高校电子档案管理人员还是很匮乏。信息技术因受到传统的档案管理方法的影响而发挥不了全部的作用，某些管理人员不能完全驾驭档案管理运行方式，且从事电子档案管理人员的素质水平普遍较低。目前阻碍电子档案技术的推广和限制电子档案的发展的主要原因是，高校沒有注重档案管理人员的训练工作，不能随着大数据时代进而增强管理人员的革新意识。

4 高校电子档案管理的改良办法

1）完善规范化的管理制度。不仅要创设高校档案的大数据系统，还要大力推广高校电子档案的管理工作机制。第一，在统一的管理制度和专业的电子档案系统的基础上创办档案管理平台，在统一的平台下达到档案数据资料的有效吸收和分享。第二，开设专门的电子档案管理部门，成立电子档案相关的运转机制，确定各部门在电子档案管理中的分工。第三，在大数据的基础下改良电子档案的发展形式，改良电子档案的发展措施，建立综合性的档案管理体系。

2）提升相关管理人员的素养。为了推动高校电子档案管理工作高质量的发展，必须提升管理人员的专业素养。第一，需要大量引入专业性强的管理人才，提高各部门的管理能力，优化管理人员的相关配置。第二，建立正确的档案管理培训制度，增加对管理人员的专业训练，有针对性的提升管理人员的专业水平。第三，经常对管理人员进行技术考核，设立奖惩机制，加强管理人员增强意识的自觉性。

5 结论

现如今高校电子档案管理的发展面临瓶颈期，因此需要我们不断地去探索解决问题。我们知道高校电子档案管理受技术、法律和人为因素等影响，因此我们可以按照这些因素来进行改革，进而促进电子档案管理的进步，相信未来高校的电子档案管理一定会越来越正规，越来越便利。

参考文献

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