纸质档案数字化管理存在的问题及其对策

摘 要：信息时代背景下，纸质档案信息化管理已经成为我国档案事业发展的时代使命。但是，在这一过程中，这项革命性转变工作还面临着一些困难和挑战。这就要求根据国家和地方的实际情况，创造出规范统一、可操作性强、科学有效的工作方法，以加快推进纸质档案数字化建设进程。

关键词：纸质档案;数字化管理;问题与对策

所谓纸质档案数字化就是把纸质档案、音像档案等传统档案载体进行数字化。当前，互联网已经成为人们生活中不可或缺重要组成部分，正在改变着人们收集、管控、组织、保管、传递及利用信息方式，对人们的生活与工作产生了革命性影响。为了有效满足人们对档案信息资源的需求，加快推进纸质档案数字化管理就显得非常必要。然而，在借助互联网技术实现纸质档案向数字化转化的过程中，也面临着一些困难与挑战。这就需要结合我国档案事业发展的战略规划与地方档案管理工作实际情况，加快推进纸质档案数字化进程，不断完善档案管理工作。

1 加强纸质档案数字化管理的必要性

随着互联网技术的普及，加快纸质档案数字化管理，成为我国档案事业发展的时代使命。推进纸质档案数字化工作，“可以带动档案整理、编目、统计、查阅、编研、开发等各项工作，还可以保护纸质档案安全。”[1]这是一项一举多得的战略举措。

1）主动适应信息化时代发展的需要。从2011年开始，纸质档案数字化已经成为我档案事业发展的重要工作。没有纸质档案数字化，就不能适应大数据时代发展的要求。一方面，加强纸质档案信息化，能够扩大档案信息的储存量，有效满足信息时代人们对档案信息的需求。同时，档案存储的空间及费用将会降低，查阅档案的时间成本也大大降低。另一方面，纸质档案信息化能够“跨越时空障碍，实现联动服务。”[2]即时的档案数据信息，能够为查阅者提供优质便捷的多样化服务，也能大幅度提高档案管理工作的效率。

2）保存与保护纸质档案的需要。传统的纸质档案保存相对比较零散，也容易出现纰漏和不全面的问题。将纸质档案数字化以后，可以有效避免这一难题。而且，纸质档案资源是国家非常宝贵的资源，一旦丢失或遭受破坏将造成无法挽回的严重后果。加强纸质档案数字化管理，不但能够有效继承原档案的信息为查阅者提供查阅服务，还能够减少因查阅对原档案的损害，降低其老化的速度。这也是保护纸质档案的一个重要举措。

2 加强纸质档案数字化管理存在的问题

2016年4月，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》发布，提出了“档案信息化、数字化的战略规划，有效推进档案资源信息共享。”[3]这为我国推进纸质档案数字化提供了发展方向。但是，在实现纸质档案转化为数字档案的过程中，还面临着一些实际问题亟待解决。

1）纸质档案数字化的标准规范缺失。从2018年1月1日起，DA/T 31—2017《纸质档案数字化规范》作为纸质档案数字化的基本依据正式实施，为实现纸质档案数字化提供了重要的行业规范和技术规程。但是，并未对该项工作的具体工作流程、操作步骤做出明确要求，也没有统一的、完整的建设标准。在实际工作中，虽然各个省份根据自己的实际情况制定了档案数字化的标准，但我国还缺乏国家层面的统一标准。在数字化进程中，不同类型的档案对管理条件和技术的要求也不同，标准不统一势必会造成数字化转化过程中的差异性和无章可循，客观上也制约了纸质档案数字化的建设进程，更不利于实现数字化信息资源共享的最终目的。

2）专职档案人员的数字化技术缺乏。纸质档案数字化对档案管理人员有着较高的技术要求。当前，网络使用在我国已经普及，档案管理人员也开始运用信息化技术保管和处理档案，效率大为提升。然而，会使用网络和运用网络进行专门的纸质档案数字化管理是两个概念，纸质档案数字化管理需要档案管理人员具有一定的专业技术。也就是说，纸质档案数字化管理既需要相关人员具备数字化专业技术背景，同时又需要懂档案管理。在现实生活中，大部分一线档案管理人员并没有接受过专业的和系统的培训和学习，难以熟悉掌握相关技术，特别是档案扫描、数据库维护、计算机系统方面等方面的技术。由于受专业知识和技能的限制，一线档案工作人员的数字化管理专业技术较为匮乏，这迟滞了我国档案管理的信息化进程。

3）纸质档案数字化相关管理缺位。目前，我国各个单位纸质档案数字化进程参差不齐，最终取决于对这项工作的重视程度。纸质档案数字化是一个投入大、见效慢的工作，往往得不到足够重视。一些单位的档案管理人员在信息技术发展迅猛的时代往往跟不上时代发展的步伐。而且，档案管理者在思想上和行动上，也不能适应数字化建设的要求。我国纸质档案数字化发展历程短，还存在着监督柔性多于刚性的问题，业务部门的检查力度也不够，数字化仅作为一项加分项，并未做出硬性规定，这也成为纸质档案数字化管理工作长期得不到重视的重要原因。

4）纸质档案数字化启动资金不到位。纸质档案数字化不仅需要信息技术的支撑，也需要相应的软硬件辅助，比如说，数码相机、高速扫描仪、移动硬盘、计算机等，这就离不开雄厚的资金支持。然而，当前我国很多单位对档案的资金投入力度都严重不足，这直接影响到档案数字化工作的进度。

3 解决纸质档案数字化管理问题的科学对策

根据国家的要求和地方工作的实际，加快寻找解决纸质档案数字化管理困境的可操作性强的解决方案，是推进纸质档案数字化管理的现实要求。

1）制定全国统一的数字化标准。在我国档案发展史上，不同的时代对纸质档案存储标准做出过相应调整，这对实施纸质档案数字化非常不利。这就要求加快制定纸质档案数字化相关的统一的、科学的、全面的工作流程。“在尊重历史的基础上，制定出国家统一的数字化标准，”[4]指导各单位制定与自身实际相符合的规章制度与实施细则，有效明确各自的任务、指责和标准，加快推进纸质档案数字化的进程。

2）全面提升档案工作人员的专业素养。一线档案工作人员的专业素养，是推进纸质档案数字化管理的前提和基础，这就要求加强档案管理的队伍建设。从档案数字化建设的角度来看，一方面，各相关单位要重视人才引进工作，着力引进掌握现代科学知识、操作技能的高校档案学专业的相关人才，为推进档案数字化储备人才。另一方面，立足于当前各相关单位的一线工作人员，加强对其“在数字化知识与技能等方面进行培训，”[5]提高他们的信息化专业素养，為顺利推进纸质档案数字化管理奠定人才基础。

3）加强对数字化管理的领导。只有领导重视纸质档案数字化，才能顺利推进这项工作。这就要求各相关单位主要领导带头抓好这项工作，切实把纸质档案数字化纳入到单位整体规划中来，并成立专门的机构或者人员来负责这项工作。并且，单位领导要保证对此项工作在财力、物力方面的支持，协调解决工作中遇到的困难与问题。同时，档案行政部门要落实责任追究制度、加大执法力度和检查力度，切实激发相关单位领导对纸质档案信息化管理工作的热情，以全面提升该项工作的管理水平。

4）保证数字化建设的资金投入。经费是当前制约纸质档案数字化建设的重要因素。这就要求相关单位要设立专项资金支持此项工作的开展，还可以向社会募集资金，以全面确保纸质档案数字化建设资金的投入。只有全方位筹措的资金到位，才能购置数字化工作所必要的设备，或者为纸质档案信息化工作整体外包提供资金积累。因此，保证充足的资金投入，是纸质档案数字化建设的首要任务。

参考文献

[1]崔清新.五问档案与民生——专访国家档案局局长李明华[EB/OL].中央政府门户网站，http：//www.gov.cn/xinwen/2016-06/09/content_5080801.htm，2016/06/09.

[2]金波，张大伟.档案信息化建设[M].上海：上海教育出版社，2016.

[3]国家档案局.全国档案事业发展“十三五”规划纲要[EB/OL].国家档案局官网，http：//www.saac.gov.cn/news/2016-04/07/content_136280.htm.2016/04/17.

[4]卢森林，吴丽华.基于网络环境下馆藏档案数字化、编研与利用研究[M].北京：北京理工大学出版社，2015年.

[5]张宁.室藏档案数字化存在的问题及对策[J].北京档案，2018（2）.

作者简介

李彩真（1974-），女，汉族，安徽阜阳人，安徽省阜阳市太和县自然资源和规划局档案室主任，馆员，研究方向：档案管理。