机关公文处理工作思考

摘 要：公文处理工作的水平，不仅反映了公文处理人员的素质，也反映了一个机关的工作水平和工作作风。对于机关单位来说，公文处理多数是在办公室中进行的工作，由文秘、机要人员和档案人员相互配合完成，如何能够高效、安全、高质量的处理好公文文件，如何提高公文处理水平一直是相关工作人员研究、思考的方向。本文从公文处理的全流程入手，分步骤的分析每个环节的工作目标、内容与实施方法，只有通过每个环节的严格规范管理，才能达到公文水平的整体提升，才能发挥“以文辅政”的作用。

关键词：公文处理;提升水平;以文辅政

对于机关公文处理工作，以下六个工作节点非常重要，分别是签收和登记、传阅和承办、催办、审核、保管和归档、安全保密。只有“对症用药”，方能达到提升改进效果。

1 把好文件处理第一关，严谨规范做好文件的签收和登记

文件处理要始终坚持集中统一管理原则，机关办公室是文件处理的归口管理部门，一定要严把文件入口关，对来文核对无误后再签收，并做好详细登记。所有往来正式公文都应做到专人来统收、统办、统管，以便于规范管理、查阅利用。

2 区分轻重缓急，科学、高效的开展传阅、承办工作

办公室机要室每天都要接收大量文件，如何做到准确无误并且高效完成文件的传阅和承办，则需要办文秘书采取科学有效的分类传阅和记录方式。首先，办文秘书要对文件按照紧急程度和重要级别的不同进行准确区分，然后利用文件夹的颜色将区分开的文件分类摆放，紧急、重要的文件用红色文件夹进行传阅承办，一般文件用蓝色文件夹传阅承办，密级文件用黑色写有“保密”字样的文件夹传阅承办。这样使领导和承办人员对文件大致情况可以一目了然，做到急件急办，特件特办，保证紧急和重要公文先办理、先运行、先落实。其次，文件在传阅承办的过程中，要准确地做好记录，理清领导批示内容、办理程度、办理进度等情况，做到每一份文件的处理过程都有一条清晰的运转轨迹，便于跟踪文件办理情况和痕迹资料的留存备查。

3 科学灵活的开展催办工作，紧抓办文时效性

文件工作对办文秘书最基本的要求就是责任心和时间观念，每份文件都是在特定的时间内才能产生效用，文件办理要做到随到随办，不拖、不压、不误、不漏，这是公文处理工作时效性的最基本要求，而时效性的强弱，则直接影响和决定着企业的工作效率。某种意义上讲，办文秘书在办文的过程中就是要跟时间赛跑，紧抓办文时效性。

办文秘书在办文过程中要能够科学灵活的掌控“办文全局”，每份文件的时限是多少、领导批示意见是什么、办理到哪里了、办到什么程度，都要做到心中有数。俗话说“好记性不如烂笔头”，做好办文记录就显得尤为重要。每天上班对照在办的文件记录，稍加回忆，整个“办文全局”则了然于心。哪些文件需要催办、该怎么催办、需要催办到什么程度，自然心中有数。

4 严肃认真把好公文审核关

根据《党政机关公文处理工作条例》第一章第三条：党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。以单位和办公室名义印发的公文，代表着单位的权威性和严肃性，必须按照既定程序、格式来进行，它通过文件的起草、修改、审核、校对等多道工序层层把关，使公文的制发处在多方、多环节的监督之下，从而使公文的准确性、有效性、合理性得到保证。

根据公文处理办法的相关规定，公文的审核和印发要坚持先排后审、逢文必审、每字必核、审写分离、急文稳审、发前审止原则。

公文审核人员在公文审核中必须力戒粗枝大叶、盲目修改、经验主义、忙中出错、前重后轻、功力不深。唯有做到此"六戒"，方能把公文办成精品。

5 加强保管和归档工作的责任意识和安全意识

公文办理完成后，由机要人员暂时保管，需在指定地点有序存放，一般每年年终根据文书立卷、归档的有关规定，及时分类整理，定期向档案部门移交。归档工作是文书处理的最后环节也是非常重要的环节。机要人员与档案管理员在交接归档文件的过程中应相互配合，仔细审核归档文件的真实性、完整性和安全性，做到无缝衔接、安全、无遗漏的完成文件归档工作。

文件保管和归档工作涉及文件数量大、种类杂，需要管理人员有较强的责任意识和安全意识，能够站在对单位负责、对历史负责的高度，认真做好每一份文件的保管和歸档工作。

6 安全保密工作要贯穿始终

机关公文作为单位政策、制度等运行的主要手段，经常会涉及一些秘密事项，办文人员应严格执行《中华人民共和国保密法》的相关规定，严格按照文件的保密要求和阅知范围处理文件，并及时对可以接触和阅读公文的人员，进行保密提醒。办文人员作为涉密文件的直接接触者，必须不断加强自身保密意识、树立保密观念。只有做到慎之又慎的保护每一份涉密文件，才能确保国家秘密、行业秘密的安全。

总之，公文处理工作就是对公文处理人员个人素质和能力的考验，公文处理人员不仅要俯而行，脚踏实地;还要仰而思，灵活变通。不仅要遵循流程，不逾矩;还要勇于突破，敢创新。不仅要求实、求细，还要求巧、求精。只有处理公文的人水平提高了，公文处理水平才能真正得到提高。

参考文献

[1]党政机关公文处理工作条例.第一章第三条

[2]尚栋.公文审核六戒.秘书工作，2018.07

作者简介

侯倩颖（1983-），女，汉族，山东人，行政秘书，大学本科理科学士学位，西安市烟草专卖局（公司），研究方向：机关政务理论与创新。