浅谈人事信息的电子化管理

2019-12-22 02:33刘惠珊
人才资源开发 2019年15期
关键词:电子化信息管理系统人事

□ 刘惠珊

人事信息管理是人力资源管理的一个重要内容,也是单位管理中的一项基础性工作。科学、高效的人事信息管理,对于一个单位的日常运作和持续发展有着积极的作用。从传统手工登记的员工花名册,到形式各异的现代人事信息管理工具,人事信息管理已逐步进入了电子化时代。

一、人事信息管理及其电子化的意义

人事信息管理包括人事信息的收集、核对、建档登记、更新、补充以及人事信息的使用。人事信息的内容可谓是包罗万象,涉及人员的个人信息及岗位相关信息,比如:姓名、性别、籍贯、政治面貌、婚育情况、出生时间、入党时间、入职时间、学历学位、专业、职称、职业资格、工作简历以及部门岗位、合同期限、薪酬等级、职务变动、年度考核结果、奖惩记录、培训记录等诸多内容。一名员工一般就有多达几十个项目的人事信息,一个单位成百上千甚至上万个员工的信息汇集在一起,就是一个巨大的信息库。而且这些信息并非一成不变,而是随着人员的变化或管理的需要而持续动态更新、不断补充增加或删减的。

(一)人事信息管理是单位日常管理的基础

做好人事信息管理工作,有利于单位全面、系统、细致、及时掌握人员队伍的各方面情况,为人力资源的调配、使用、培养和选拔任用提供基础信息,打下管理基础。

(二)人事信息管理电子化成为现代管理的必然选择

面对大量而且繁杂多变的人事信息,如果沿用传统手工登记的办法进行管理,已显得落后。人事信息的修改更新、补充、删减都十分麻烦,检索查找更是费时费力。这样传统的人事信息管理方式不符合现代管理的需求。而信息技术的发展,也为人事信息电子化提供了技术支持。现在很多单位的人事信息都实行了电子化管理,作用明显。

1.提高管理的规范性。人事信息电子化管理可以将员工的各种人事信息按照统一格式,在管理系统中及时、规范地进行登记,根据需要及时修改、更新、增减,保持人事信息的及时性、准确性,使管理更为规范。比如一个员工加入中国共产党后,其政治面貌就要更改为中共党员,在管理系统中进行修改后重新显示出来的就是更新后的信息,这比在手工登记的员工花名册上修改工整规范。

2.提高管理工作效率。人事信息本身就比较琐碎繁杂,一旦人员数量多,信息量就更大。实行人事信息电子化管理,最大的好处就是利用电子化的优势,极大地提高管理的工作效率。一方面,在信息登记环节,可以授权员工自助登记,或将统一的人事信息模板交由员工按要求如实登记,再由人力资源管理部门核实并汇总;对于信息内容一致的,比如统一调整薪酬等级之后的新的薪资标准,可以批量录入处理。另一方面,还可以实现高效的查找、筛选。比如在全员中查找具备某专业技术资格的人员,通过电子系统的检索功能,就能迅速查找到符合相关条件的人员,这比起在手工登记的花名册中一个个查找,速度有天壤之别,而且能确保准确不疏漏,还能生成报表,一目了然。

3.提升管理水平。人事信息看起来好像是枯燥的、零散的,但如果借助电子化管理强大的查找筛选功能,按一定的要求进行分类统计,在此基础上进行数据和信息分析,发现信息之间的有机联系,将能为单位的一些决策提供基础数据的依据,促进管理的针对性和科学化,提升管理水平。比如,通过设置有关年龄、学历层次、专业技术资格、职务等若干条件进行筛选,可以查找出相应的人员名单及其相关情况,这样可以一定程度反映单位人才队伍的情况。

二、人事信息管理工具的比较与选择

随着人事信息管理需求的日益提高,人事信息电子化管理的工具也应运而生。目前市场上有很多人事信息管理的通用软件,有单位自行开发或请专业公司设计开发专用的人事信息管理软件,有单位利用通用的excel电子表格软件实现人事信息的电子化管理。基于excel的人事信息管理系统与通用或专用人事信息管理软件各有优劣。

(一)基于excel 的人事信息管理系统的优缺点

1.优点。第一,最大的优点是可灵活自主自行设置所需列入管理的信息项目,特别是可根据新增的需求随时增加信息项目,不像其他人事管理软件那样受制于原软件设计的局限。第二,可批量处理同类信息。对于内容相同的,比如同一批新员工的入职时间、合同期限等,可以批量录入,简便快捷。项目内容涉及数据方面的,比如薪酬,还可通过写入计算公式实现自动计算。第三,利用excel 强大的筛选功能,能够快速进行单一条件或自定义多条件组合的复杂筛选,高效实现多维度的统计。第四,不增加成本支出。

2.缺点。第一,人事信息管理项目可因需设置,但多数仅是信息的登记,而不能够像一些人事管理软件一样具备信息发送、后台多种数据整合分析等比较高级的功能。第二,一般由人力资源部门管理,因信息内容涉及面广,又不具备分级授权查看的功能,难以与不同层级的管理者直接共享。确有需要只能提取其中所需的信息后另存文件再共享。第三,个人的诸多信息是以excel 的一长行的形式呈现,无法直接生成导出类似于个人简历的样式那样便于打印、查看的个人表。第四,虽具备筛选统计功能,但没有预设的报表模板,筛选统计结果也需人工根据需要进行表格和页面设置制作成报表。

(二)人事信息管理软件的优缺点

1.优点。第一,功能多样化,一般可涵盖日常的管理需求。有的功能模块较多,除最基础的员工个人信息管理,还可以有考勤、薪酬、招聘、考核、培训管理等不同模块。有些还可根据用户的需求进行个性化的设计。第二,有的软件能分级授权,可根据权限不同,设定不同层级人员的录入、查询、修改的权限,既有一定的共享性,也有一定的保密性。第三,有的可在移动端(手机)使用,更加方便快捷。第四,可根据业务需要,统计整合数据,智能生成形式多样的图表,包括个人信息表或各种分类统计表。

2.缺点。第一,软件运行对计算机系统平台有不同的要求,有时与各种人力资源管理所需的其他软件比如工资系统、编制系统的运行系统要求可能会有冲突。第二,随着管理要求的提升,如需增加人事信息管理的项目,或修改系统功能,就涉及软件的二次开发,比较不方便。第三,所需费用较高,成本支出较大。

综上所述,从功能上说,基于excel 的人事信息管理系统可实现一般的人事信息管理,尤其可随时按需增加新的信息项目,而人事信息管理软件可具备更强大综合功能,但如果需增加某些信息功能,就必须进行二次开发,不太方便。从成本上说,前者除了购买excel 软件费用之外不产生其他费用,比较经济。而购买人事信息管理软件投入就比较大,后期的二次开发也需费用,成本较高。从操作方面而言,前者比较简单方便,后者因软件不同,其界面的友好程度和可操作性也各有不同。

三、人事信息电子化管理系统的建设与管理

现在已是信息化、智能化时代,更要重视人事信息管理电子化的建设。规模较大或管理要求较高的单位,可量身定做专用的人事信息管理软件,其他的可货比三家选择符合单位需求的人事信息管理软件,而利用excel 自行建设人事信息管理系统,就较为经济实用了。而无论是选用哪一种,在人事信息电子化管理系统的建设以及日常管理中要注意以下几点。

(一)前期要做好规划设计

管理系统需包括什么模块、项目,要实现什么功能,必须从单位的管理需求出发来考虑。既要有大局意识,也要关注细节;既要着眼于眼前的实际,也要有一定的前瞻性。这样才能使人事信息管理系统更持久实用。

(二)坚持做好人事信息的核对、录入、更新和补充完善

管理系统一旦投入使用,要按照“真实、准确、及时”的原则,利用人事档案、有关证照等资料,在核对验证的基础上,录入人事信息,对新增或更新的人事信息内容,也要及时在系统上补充更新,校对无误,确保人事信息的及时准确。

(三)要针对所使用的人事信息管理系统的实际,规范使用办法

对于可分级授权使用的系统,因为不同层级可有一定权限的录入、修改功能,必须制定使用指引,确保正确操作、规范使用,才能确保系统的信息安全。而对于基于excel 的人事信息管理系统,日常使用可将其设为只读文件,就可避免不慎改动人事信息。

(四)坚持做好管理系统的维护,确保人事信息安全

要由专人对人事信息管理系统进行管理和维护,定期备份人事信息的数据,防止因系统故障或人为误操作造成人事信息数据丢失。建设和管理好人事信息电子化管理系统,将提高人力资源管理工作的效率,为提升单位的管理水平发挥积极的作用。(作者单位:潮州市广播电视台。)

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