高校财务档案管理特点及其改进措施

文/李洪，湖南理工学院

1 高校财务档案管理的特点

1.1 档案内容专业性

对于高校管理工作而言，高校财务档案不仅是高校档案管理工作的核心，同时也是高校历年经济、财务的史料与凭据。高校财务档案管理工作的真实性与完整性对于提升高校综合管理工作的重要体现。高校财务档案管理主要包括两个方面：其一是财务收支票类（比如说学生的学费、收据、助学金以及奖学金、清单以及服务类的相关内容）；另一种是财务核心算专业凭据（比如说工资奖金福利津贴发放表、单据账表、银行对账单以及各类财务档案的管理、分类、移交或者销毁等等），因此具有较为明显的专业性。

1.2 档案管理过程的政策性

高校财务档案管理是依据不同阶段的票据进行整理、分类之后再进行归档，从最初收集再到后期的审查、销毁，整个流程都要严格依据国家以及部门的相关标准与要求来进行操作，对于那些未依据执行流程操作的人员进行依法、严格处理，因此档案管理工作具有严格的政策性。

2 当前国内高校财务档案管理当中存在的问题

2.1 制度不够健全

依据现阶段我国的实际情况来看，当前高校财务档案管理制度中存在着制定缺陷、以及管理宽松以及责任感不强等问题，这些问题的出现导致了高校财务档案管理工作经常出来不细致、不作为、混乱等情况。而负责高校财务档案管理的高层只重视教学质量的好坏优劣，对于高校财务档案管理工作并不重视，认为财务档案管理只是对高校内各种项目、经费的支出票据和证明进行归纳与整合，至于确立一个系统化、标准化的制度是没有必要的，这也使得整个高校财务档案管理工作长期沿用传统、落后的工作模式，对于提升高校综合管理水平造成了不同程度的影响。

2.2 财务档案管理人员专业素养不足

高校财务档案管理部门的高层领导忽视财务档案管理工作的重要性，而且许多在从事高校财务档案管理的相关人员往往都是其他部门的教师临时调到部门当中兼职一段时间，这些教师虽然在自身专业上有所成就但是在高校财务档案管理工作方面仍然缺少相应的专业素养，导致高校财务档案管理人员在工作当中的积极性与效率性受到不同程度的影响。许多财务档案管理人员往往都是先将自已的本职工作做完之后再做财务档案管理工作，有些管理人员甚至拖延或者不做，高校的财务档案管理工作进度受到了严重的阻碍。

3 强化高校财务档案管理建议

对于上述高校财务档案管理工作当中存在的问题，高校方面必须要对合具体情况来制定出一些科学、合理、具有创新意识的管理方式，在摆脱传统陈旧、落后管理方式的同时，强化新时期的高校财务档案管理质量。

3.1 构建完善的高校财务档案管理机制

完善的财务档案管理机制是实现财务日常管理工作的重要基础，想要将管理工作落到实处，就必须要把制度进行完善，同时还要将‘有法可依、有理可循’的理念贯彻到整个工作过程当中，也就是说只有将制度进行补充、完善之后才能够保障管理工作的质量。因此高校财务档案管理制度必须要依据以下几个部分内容进行：1）按照高校传统的管理制度作为前提，参考国内与国外最先进的财务管理方式后结合高校自身的实际情况，来总结出其间存在的问题并制定出一套符合国情的高校财务管理机制；2）按照我国国家所制定的法律法规以及近些年推出的财务政策、文件，以此来作为指导思想来构建出一个完善、稳定的财务档案管理系统；3）构建一个健全的高校内部档案查阅方案和档案审查管理机制；4）确立一只严格的管理队伍来保障高校财务档案管理工作能够安全、可靠、稳定地运行。

3.2 强化学校财务档案管理队伍的职业能力

如果高校条件允许，可以通过聘用业内知名度高的专家、教授或者一些讲师到校来进行学术交流，也可以到其他高校去和其他专业人员进行相互学习、探讨，为高校培养出更多具有高校财务管理水平和职业素养的人才，构建出一支团结、稳定的高校财务档案管理团队；1）高校要对现有的财务档案管理队伍中的所有成员进行专业化、系统化的培养，并结合每个财务档案管理成的实际情况来制定出一个最高效、最合理的人才养成计划，然后再依据每个成员的文化程度高低以及人员的培训效果优劣进行分类，再结合循序渐进的方式来培养并提高他们的政治思想与责任感。2）重视高校财务档案管理队伍综合素养的培养，并运用定期或者不定期的方式将高校财务档案管理队伍中表现优异的成员，通过外派的方式去学习国内或者国外先进的专业知识与技能，然后再深入分析高校财管档案管理当中的问题并进行总结之后，通过确立榜样和举行专业技能竞赛、优化人员评比等方式来提高所有成员的竞争意识，从面全面提升高校财务档案管理队伍的综合能力，确保高校财务档案管理能够走向多元化、市场化、创新化方向发展。3）想要提升高校财务档案管理的质量，那么就必须要在高校财务档案管理部门当中确立一套严格的岗位责任制与奖惩机制，将部门当中的高层管理人员组成一个监督小组，对财务档案管理人员的日常工作质量以及贡献度来进行记录并给出一些相应的评价，对于表现优秀的成员给予一定的物质奖励；至于一些表现较差的成员则应当要进行适应的惩罚。通过这种带有激励性质的方式对于提升高校财务档案管理人员的工作态度和工作效率具有重要的促进作用。

4 结语

综上所述，想要将高校财务档案管理工作落到实处，就必须要结合高校的实际情况，投入大量的时间与人力、物力来进行总结与分析，并对现有的高校财务档案管理方式进行创新与改进，这样才能够适应高校未来的发展需求。