谈基层事业单位档案管理信息化的实践

文/王桂莲，吉林省四平市结核病医院

1 基层事业单位档案管理信息化的优势

1.1 提升基层事业单位管理效率

基层事业单位传统的档案管理工作，以档案管理人员进行手动管理为主，档案主要是纸质档案，在对档案进行管理时需要浪费大量的精力。在档案管理工作中应用信息技术，对于档案管理信息化进行不断的探索，逐渐使用电子以及网络平台来完成档案管理工作，档案资源可以通过网络数据库或者网络硬盘进行整合，使档案管理工作变得更加简单方便，同时使档案管理工作的工作效率得到提升。另外，在进行档案管理信息化建设的过程中，有利于各部门之间实现档案资源共享，使基层事业单位管理效率得到提升。

1.2 推动基层事业单位信息化建设

档案管理工作在基层事业单位综合管理工作中具有非常重要的地位，全面加强档案管理信息化建设，不仅能使基层事业单位管理效果得到增强，还能改善基层事业单位信息化系统的建设，推动基层事业单位信息化建设，使基层事业单位综合管理工作的信息系统得到不断地优化，使基层事业单位得到更好发展。

1.3 实现档案资源的充分利用

基层事业单位档案管理信息化能够实现档案资源充分利用，充分利用档案资源能够使基层事业单位的管理以及决策更加科学合理。利用信息技术完成档案管理工作，能够在档案管理系统中，设定相关的档案借阅以及档案查询权限，实现档案资源充分利用，使基层事业单位综合管理工作得到优化。所以现阶段必须重视基层事业单位档案管理信息化实践，并积极寻求提高档案管理信息化的措施，实现档案资源的充分利用。

2 基层事业单位档案管理信息化的优化措施

2.1 将档案管理信息化作为基层事业单位日常管理工作

因为档案管理信息化建设能够使档案管理效率得到提高，实现档案资源充分利用，所以基层事业单位应该更加重视档案管理工作，对档案管理信息化建设的实用性有一个正确认识，并且将档案管理信息化建设作为日常管理工作内容，将基层事业单位未来发展规划与档案管理信息化建设结合在一起，使规划与规范的制定更加合理，为档案管理工作更加有效的开展提供保障，提升基层事业单位档案管理工作的工作效率。另外，为了使档案管理信息化建设的效果得到提升，基层事业单位还需要积极组织档案管理人员进行相关培训，加强各部门对于档案管理信息化建设重要性的认知，能够积极配合档案管理信息化建设的相关工作，使档案管理信息化建设的工作效率以及效果在多部门共同努力下得到提升，实现档案资源的价值。

2.2 推动档案管理信息化网站建设

推动基层事业单位档案管理信息化网站建设，能够通过网络的方式进行档案记录，使用网络手段来提供档案管理相关服务，改进档案管理方式，通过加强档案管理信息化建设，提供更加便捷的档案管理相关服务，可以随时随地对档案管理信息化网站中的档案资源进行在线查找，使基层事业单位档案管理工作的工作效率得到大幅度提升。在进行档案管理信息化建设时，首先需要在整体系统中编制档案管理的相关体系，从而使档案管理信息化得到真正实现。然后整合各个部门的档案资源，实现档案资源共享。加强档案管理信息化建设，需要基层事业单位不断完善自身档案管理体系，使档案管理信息化网站的优势得到充分展现。

2.3 扩充档案资源，加强基础设施建设

基层事业单位拥有相对丰富的档案资源，但是在当今社会档案资源发挥的作用越来越大，使对档案资源进行扩充变得十分重要。在进行档案管理信息化建设的过程中，档案管理人员要对自身网络优势进行充分利用，对网络特点进行精准把握，合理利用搜索引擎完成档案资源的搜集与整合，并对整合后的档案资源进行不断补充，努力做到相关部门的档案资源共享。同时也要不断更新档案资源管理设备，使档案管理设备能够更好的满足档案管理信息化建设的要求，计算机设备的使用是实现档案管理信息化的前提条件，因此基层事业单位要对计算机设备的性能提出严格要求，只有计算机设备储存空间大、运行效率高才能更好的完成档案管理信息化建设。另外，为了保证档案信息安全，需要加强对于网络防火墙的应用。

2.4 加强档案管理人员服务意识

在进行档案管理工作时，档案管理人员经常被动的进行档案管理工作，虽然也能对档案管理效果提供一定保障，却很难做到充分利用档案资源，使档案资源的利用率保持在较低水平，降低基层事业单位管理效率。因此，基层事业单位应该加强档案管理人员的服务意识，使档案管理人员能够主动推送档案资源，并且主动进行资源的收集与整理，进而实现档案资源的扩充，能够更好的支持基层事业单位管理工作。另外，为了实现档案管理人员服务意识有效提高，可以对档案管理人员进行相关培训，使档案管理人员的责任心以及服务意识得到提升，使档案管理信息化建设取得更好效果。

2.5 实行有效监督

在档案管理信息化建设过程中，档案管理人员作为档案管理的行为载体，需要完成档案内容的收集、整理等工作。需要对档案管理人员的工作进行有效监督，避免因档案管理人员工作失误对档案管理工作产生不良影响。虽然加强档案管理信息化建设能够有效减少工作失误、档案丢失等问题，但是档案管理人员仍然是档案管理工作的主体，所以基层事业单位应该不断完善内部监督机制，使档案管理工作效率进一步提升。

3 结束语

综上所述，加强档案管理信息化建设对基层事业单位的日常管理具有非常重要的作用，相关单位以及工作人员应该紧跟科学技术发展步伐，提升自身服务意识，将档案管理信息化建设作为日常工作内容，积极推动档案管理信息化网站建设，进行档案资源扩充，加强档案管理的基础设施建设，使基层事业单位档案管理工作取得更好效果。