办公自动化系统医院动态办公日志系统设计分析

◆罗子杰

（广东省广州市花都区第二人民医院 广东 518000）

关键字：戴明环；办公自动化；动态办公日志

调研发现我国医院业务增长迅速，管理和业务工作长期处于高负荷运转状态，同时现阶段医院工作总结不能如实的反映员工的实际情况，由此引发管理和业绩考核上的困难。不少医院尝试使用工作日志的方法进行办公系统的改善，医院已经建立完成的办公自动化平台与办公日志系统有着天然的结合性，在此基础上的办公自动化系统医院动态日志系统应运而生。

1 动态办公日志系统分析

1.1 戴明环理论分析

戴明环理论又称之为PDCA循环理论，最早由美国学者戴明博士提出。该套理论涵盖定义目标需求与制定行动计划、实施过程、检查评估、标准化与进一步推广等环节。将戴明环引入到办公动态日志中，进一步扩展了其应用的范围。戴明环理论属于一种螺旋式上升的循环理论，每完成一次循环，管理质量就会得到相应的提升。大量学者研究表明，戴明环理论应用在动态办公日志中，能够有效提升办公日志的系统化、图像化和条理化水平。

1.2 动态办公日志系统主要优势

（1）操作更加简便。信息化和网络技术的应用是各领域发展的一大趋势，基于多用户管理与应用的动态办公日志系统，淡化了办公场所固定的要求，只需一台能够连接网络的计算机，便可实现动态日志系统的更新和管理。同时与现阶段各大医院主流的OA系统，邮件系统并行运行。随着广大医务者对于计算机技术和互联网技术掌握程度的提升，办公日志系统的可理解度和可操作度也会不断提升。

（2）实现了动态交互基础上的实时更新。分析认为传统的工作日志以时间为轴记录事件的发生，在历史记录的反馈和回顾方面缺乏阶段性的总结。相比较而言，基于网络办公技术的动态办公日志系统可便捷的实现和任务进度表的核对，同时实现了未来发展趋势的判断。网络办公模式下，员工的工作进展、发现的问题和改进的方案能够随时呈现在系统中，上级领导能够快捷的实现工作状态的查询和统计，实现了上下级之间相互了解相互沟通的目的。

2 系统设计与模块分析

2.1 工作日程模块

员工工作日程安排主要目的是实现自我分工和有序的直接安排，在制定工作日程中需首先研究本周工作计划和目标，在此基础上分别列出各工作要点，便于后期工作中及时核对。部分实际应用案例证明，应用工作日程模块可帮助员工有效实现时间规划。

2.2 工作日志模块

工作日志包含三个主要部分，分别是撰写日志、分析周志、上级信息反馈。撰写日志要求员工整理当天所完成的工作，各项工作的完成度与遇到的困难，工作过程中与何人发生了工作关系，现阶段工作中有哪些可以改进的部分，分析未完成工作的原因并提出改进意见。有条件的医院可进行典型业务案例的分析和交流，定期举行讲座和感悟会，帮助员工积极学习先进工作经验。

2.3 个人任务模块

运用综合管理的思想，分解员工的年度工作目标和工作计划，重点包括工作职责和工作内容要求。工作职责的确定需依据不同岗位性质定型，明确具体工作内容和工作要点，针对职责和分工进行分解和确定。每完成一项任务和工作，应在个人任务模块中进行相应的填写，更新任务工作进程，追踪完成的情况。

2.4 工作汇报模块

在动态办公日志系统中进行个人工作汇报，主要是通过网络进行，其中的主要参与者是具体员工和上级负责人，具体的汇报形式可按照日报、周报、月报的形式开展，对应上级任务安排，及时更新和完善。上级负责人根据员工的工作汇报进行绩效考核，在充分肯定完成工作的同时指出尚需完善的部分，并提出相应的改进意见和建议，建立健全工作汇报的动态反馈机制。

2.5 数据备份模块

考虑数据安全及后续查阅的便利性，应进行数据备份。对不同层级和不同业务部门设置相应的管理权限，确保用户隐私和医院内部信息的安全性，此外可通过加密处理用户登录密码的方式，降低数据外泄的风险。数据备份建议以周或月为单位进行，有条件的医院可进行实时数据备份，一旦发生系统故障，可快捷的完成数据恢复，将数据损失的可能性和损害性降到最低。

3 医院行政效率与日志系统关系分析

医院的行政事务、日常工作、动态反馈和员工的成长都可以集中到日志系统当中，充分发挥系统自动化和高效率的特点，切实改变医院部门工作作风，提升工作效率，服务于医院发展。对此应从以下几方面加强日志系统的使用效率。

（1）建立健全立体沟通机制。动态办公日志系统实现了医院内部自下而上和自上而下两种方式的沟通协调，除此之外，工作中有联系的各横向部门也可形成内部关联，医院的总体目标计划逐级分解后，通过该系统落实到具体部门和个人身上；与此同时每位员工将自身完成的工作和部门工作一一对比，实现跨部门协同办公和信息传递，共同推进医院行政目标的实现。

（2）出现人力资源职能的动态匹配。作为现代人力资源管理的基础工作，岗位分析是很多医院进行职能划分的工作难点。在使用了动态办公日志系统之后，医院各职能部门的岗位分析和分工更加清晰。系统中的每一个员工和部门负责人，定期将办公日志上传，并经过审核部门的流转，汇总到人力资源部门中，一方面员工可通过系统登录实时追溯和更新个人工作，另一方面上级主管部门可实施掌握该员工的工作情况。在动态日志系统中，各部门之间的逻辑关系更加清晰，数据共享更加便利，实现了科学化和精细化绩效管理。

（3）提升招聘和培训的效果。为实现按需设岗，因岗选人的目标，通过动态办公日志系统，了解员工分析和解决问题的能力，判断其是否能符合该岗位的工作要求。如某一员工无法胜任，则需进行人才招聘，或内部员工调配，实现了人力资源的最优化配置。与此同时，动态办公日志可帮助上级部门及时发现员工在业务素质和工作技能方面的缺陷与不足，明确下阶段员工改进的方向，这是有针对性的培训计划。

4 办公自动化系统医院动态办公日志系统应用分析

我院实行办公自动化系统和办公日志系统的结合之后，主要实现了以下两大改进。首先，以往的工作汇报以月、季或年度为单位进行，内容不够丰富，同时耗费了大量中层干部的工作精力；其次传统的工作日程上报，通过邮件形式进行，数据更新和保存存在一定问题。改进之后，以信息化方式代替传统的纸质办公或邮件传输，将每周工作总结汇报贯穿在中层干部和基层员工的日常行为中。

在系统运行一段时期之后发现，大部分员工已经适应了每周的工作总结，并熟练运用系统的查找、提醒、核对功能。领导层可以便捷实现中层员工工作状态的查询，显著提高了医院办公行政效率。

5 结语

动态办公日志系统开发的初衷是创造出一种新的管理模式，培养员工科学规划反思成果、督促工作的主动意识，同时将纸质的工作转变为动态性较高的集成系统。在一定程度上实现了医院办公的无纸化、高效化、便捷化，对于克服员工的懈怠心理，充分发掘员工工作积极性和工作潜能具有重要作用。