企业实物档案保护手段研究

张立

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）10-139-02

摘 要 在档案家族中，企业中的实物档案发挥着教育、宣传、凭证能的重要作用，因此，企业要妥善管理保护好实物档案，防止人为破坏和自然老化，积累实物档案保护工作的方法经验，为企业实物档案保护提供参考和借鉴。

关键词 企业档案 实物档案 档案保护

企业中的实物档案是以物质实体为载体，在企业的生产经营、科研、管理及党群工作等各项活动中形成的、具有保护价值的形象直观的历史记录。它是直接反映企业经营业绩、社会声誉、商务诚信等的凭证性载体。是企业重要的资产之一。

一、企业实物档案的种类及其耐久性

实物档案拥有直观性、多样性、载体广泛性、存放分散性的特点。实物档案的实存形态广泛，主要包括奖杯、奖牌、牌匾、锦旗、徽章、证书等，同时还包括这种工艺品、雕刻、题词、名人书画等作品，实物档案的载体还包括各种纺织品、木制品、动物尸骨、铝制品、青铜器、钢铁、塑料、玻璃制品、水晶、陶瓷等。相对于一般档案，實物档案的保管普遍呈分散保存的状态，只有少数会放在档案室保存。下面分别介绍一下实物档案的耐久性。

（一）纸质实物档案的耐久性

企业中所获得的奖状、陈列的字画、纸雕等均属于纸质实物档案，这类物品易潮湿、易燃烧，必须在恒温、恒湿的环境下保存。如需对外展出时，最好使用玻璃等物品将其与外界隔离。纸张是植物纤维经机械、化学作用制成的纯度较大的分散纤维，与水配成浆液，去水干燥后靠氢键缔合而交织成的片状物。纸张在保存和使用过程中，必须避免过度高温、高湿、低温、低湿，防止有害气体侵害，消除霉菌、害虫等能影响其原有的理化性能的损坏因素。受外界环境的影响，纸张作为承受档案内容的载体材料能力下降，出现封存在密闭的，恒温恒湿的空间内，并定期消除有害气体、霉菌、害虫等因素对纸质实物档案的影响。

（二）纺织品实物档案的耐久性

企业获得的锦旗等物品大多属于纺织品实物档案，此类实物档案要避免织物的过度拉伸，展出时如因意外将其弄湿要尽快晒干。同时要避免与其他锐物保存在一起，防止纺织品出现不必要的钩丝、刺伤。纺织品是由纺织纤维经过加工织造而成的产品称之为纺织品。原材料通常为纱线、羊毛、蚕丝、真丝等。许多外界因素会影响纺织品的疲劳性，最主要的因素是环境温湿度。织物的老化主要表现在织物变脆、弹性下降、褪色、泛黄、出现破损、霉斑。因此，保存纺织品实物档案，需要保持适宜的温度、湿度，如果出现潮湿的状况要尽快将其晒干，避免出现霉斑。

（三）木制实物档案的耐久性

企业中的木雕、木制牌匾等物品属于木制实物档案，此类实物档案展出时要尽量放在阴凉处，避免与外界接触。如需要摆放在室外展览，则应在木制品的外层涂抹木油等材料，降低木质实物档案的自然老化速度。优质的木材有光泽，具有香气，结构致密、耐腐、耐久性强、坚固耐磨。夏季温度高，湿度变化大，木制品要防止强烈的阳光暴晒。若湿度大时，储存时还需要采取防潮、方便性的措施，不能将木制品实物档案放在阳光直射的房间，阳光暴晒会使木制品实物档案加速老化，雨水会使木制品引起膨胀变形，甚至发霉。必要时可以采用纯天然的植物油为基料的木油，涂在木制品实物档案的表面，能有效减缓木制品实物档案的老化速度，而且成本低，效果好。

（四）金属实物档案的耐久性

企业中主要的金属实物档案包括金属奖杯、奖牌、金属牌匾等，对于金属实物档案的保存最重要的是防止其生锈，其次要避免高温，避免其出现变形的情况。对外展出时，必要时可在其表面涂上保护层。金属是一种具有光泽、富有延展性、容易导电、导热等性质的物质。金属实物档案多数由铜、铁、铝为材料制成，少数贵重的实物档案由金、银、铂为材料制成。金属材料制成的实物档案在保存过程中经受环境的作用，有能保持其使用性能的能力。而大量的金属，包括制成实物档案的金属，都具有易腐蚀性，金属实物档案的腐蚀使其寿命缩短，影响观赏性，严重的则会释放有害物质。因此，保护金属实物档案的方法多种多样，在制作金属实物档案时，可多采用合金的方法，使用各种耐腐蚀的合金，比如制成不锈钢；或在金属实物档案的表面覆盖凡士林、机油等保护层，使制品与周围腐蚀介质隔离，避免金属容易生锈和腐蚀。

（五）塑料实物档案的耐久性

企业中主要的塑料实物档案较广泛，实际存放时，因为塑料不会被摔碎，企业可将其摆在高处，为易碎品腾出空间。塑料是以单体为原料，通过加聚或缩聚反应聚合而成的高分子化合物，高分子材料由于受气候、光热、氧气、射线等作用，会引起大分子链断裂或化学结构发生有害的变化，主要表现为变色、变脆、强度降低。因而塑料实物档案的外观和性能会随时间而变坏，出现老化的现象。塑料实物档案在外展示的过程中可以选择加抗紫外线剂和热稳定抗老化剂的方法，减缓外界环境对高分子材料的有害作用，避免塑料实物档案被氧化。

（六）易碎品实物档案的耐久性

企业中易碎品主要是玻璃制品与陶瓷制品，企业中易碎品实物档案主要有玻璃制的奖杯、摆件，陶瓷制的古董文物等。易碎品在保存或展出时最好摆放在地面上或低处，避免出现意外摔碎。玻璃是由二氧化硅和其他化学物质熔融在一起形成的，在熔融时形成连续网络结构，冷却过程中粘度逐渐增大并硬化致使其结晶的硅酸盐类非金属材料。一般情况下，玻璃和陶瓷的耐久性都极高，受周围环境影响小，对温湿度、气体及其他各种因素的要求低，且极少发生变质。但用玻璃和陶瓷制成的实物档案有易碎的特点，这就要求对这类型形态的实物档案在日常保管和搬运过程中要多加以保护。通常要求易碎品外包装应具有一定的抗压强度和抗戳穿强度，例如在易碎品周围放置泥沙、泡沫塑料等，可以保护易碎品在正常的运输和仓储码垛条件下完好无损。

二、企业实物档案保护的传统手段

（一）实物档案的防护手段

由于实物档案的载体多样性的特点，实物档案的载体中包括了玻璃、陶瓷等易碎物品。玻璃、陶瓷制品的美观性强，但容易破碎，受到人為破坏。虽然企业大多数会将玻璃、陶瓷等易碎的实物档案存放在会议室、陈列室等人流少的地方，但也很难完全保证没有意外的发生使其受到损坏。因此，为了预防易碎品被破坏，管理人员可尽可能将易碎品存放在办公室或会议室的角落，使其具有较高的稳定性，并在易碎品下假装底座，增加沙子、海绵、泡沫等具有缓冲作用的填充物，使其的稳定性有所提高。

（二）实物档案的封膜手段

在企业的实物档案种类中，印章是企业在工作中必要的物品，当印章成为企业中的实物档案时，印章上的文字或图案是印章成为实物档案后的重要意义。若果印章上的文字或图案不能得到很好的保护，印章面会容易被划伤，使印章档案受到破坏。对于企业中印章档案的保护，档案工作人员可以在印章的字面加上一层透明薄膜对印章类实物档案进行防护，同时使印章能透视字面，又可以防止章面感染。对于印章的保护，在封膜的基础上，又可以将印章存放在装有海绵或泡沫的档案盒中，并在海绵或泡沫塑料中间挖出一个与印章柄一样大小的洞，将章面朝上，章柄插进海绵或泡沫塑料洞里，以固定印章。

（三）实物档案的修复手段

企业的实物档案中，诸如牌匾等物品会根据其本身的意义而被摆放在室外，这些档案因常年遭受风吹雨打，长期日晒和受到其他有害气体侵蚀，容易出现褪色、刮痕、霉斑或字迹脱落，影响实物档案本身的美观和宣传效果。因此，企业相关人员应及时使用有效的修复手段对这类实物档案进行修复。比如用脱漆剂对原有文字脱落并重新喷涂；对金属牌匾进行抛光处理，清除斑点、划痕，并涂改新漆，进行恒温烘干。

（四）实物档案的复制方法

对于已经变色、发黑，或出现大面积斑点等严重老化、损害，已经无法通过简单的技术手段进行修复，且已经影响宣传、教育作用的实物档案，可以通过复制的方式，根据旧实物档案的材料、规格、尺寸、文字图案和色彩，进行拍摄、扫描，重新仿制与原件相同的仿制品，代替原件进行宣传、教育作用。并将原件存放在档案室进行归档保存，加强对原件的保护。

三、实物档案保护的新技术手段

实物档案的管理与保护除了要实行简单有效的传统物理技术维护外，还需要的是充分利用现代化技术加以妥善保管和维护。

（一）实物档案数字化生成技术

实物档案数字化生成技术，是主要依赖于数码相机、扫描仪、复印机、誊印机等现代化技术设备，将可适用于扫描的证书等纸质实物档案使用扫描仪扫描，根据实物档案的色彩、灰阶、颜色选取相应的色彩模式，选择合适的分辨率进行扫描。其他各类立体的实物档案通过数码相机拍摄，对实物档案进行留底，并通过近算计存储技术，将扫描与拍摄的结果直接输入计算机系统中成为数字实物档案。例如将企业获得的一些奖状、证书，将其扫描进入电脑中，避免实物档案的原件受到不必要的破坏之后证书、奖状的凭证消失。

（二）实物档案数字化编辑技术

实物档案数字化编辑技术，是借助计算机图像处理工作平台，将实物档案使用数码相机、扫描仪等工具采集的数字信息通过转换成数字图像，通过PS、PR等图像处理软件，对图像进行技术编辑处理。利用PS的图像生成、润色、裁剪、编辑等主要功能，改善数字化实物档案的质量，使数字化实物档案更清晰反映原件，让数字化实物档案显得更真实，更能代替原件发挥其宣传、教育作用。例如，在实物档案数字化过程中，进行数据输入时，有可能输入的结果不太完善，导致画面不清晰，模型不完整，这时候就需要使用实物档案数字化的编辑技术，对数字化实物档案的画面进行修缮，使其更清晰，更能输出更清晰、完整的画面。

（三）实物档案数字化存储技术

实物档案数字化存储技术，是将计算机硬盘或其他存储器作为记忆装置，用于存放原始输入数字、经过编辑的数字图像、最后完成处理的数字化实物档案。存储格式多种多样，通常可采用GIF、TIFF、JPEG等格式。在企业的实际利用中，从长期保存的方向考虑，企业应将数字化档案存储至耐存性较好的光盘、软盘、U盘等数字载体中。数字化实物档案复制、存储完成后，可进行封存、查阅、异地保存。同时经过杀毒处理，填写必要的著录项目，并贴上标签，以便查考利用。

实物档案由于其独特的直观性和载体多样性的特征，其保护工作时常被忽略，因此，研究实物档案保护的新技术，对减缓实物档案的自然老化速度，延长实物档案的寿命有重要的意义。

四、完善制度明确职责保护企业实物档案

企业中涉及实物档案管理的部门比较分散，企业要制定实物档案管理规范和管理制度，明确规定实物档案保护工作的规范，共同遵守的办事规程和行动准则，目的是使实物档案的各项管理和保护工作都按计划按要求达到预计的目标。现今企业实物档案的保护工作普遍缺乏计划，大多数企业只是偶尔对实物档案进行检查和管理，对实物档案的坏损、自然老化情况难以得到有效的掌握，因此，制定实物档案保护工作的制度刻不容缓，对企业内实物档案管理和保护工作都有有效的约束力。

在实物档案管理和保护规范制度完善的前提下，在企业办公室设立一个实物档案工作的专职岗位，履行实物档案的各项工作职能，同时明确这个实物档案专职岗位与企业其他管理部门的关系和权责范围，对实物档案保护工作各部门间进行协调。强化各办公室、机关领导与员工的实物档案保护意识，主动与办公室员工加强沟通和联系，应拓展企业内的多种信息渠道，及时掌握实物档案的利用和坏损情况，第一时间对坏损的实物档案进行准确的保护和修复，将实物档案损坏的后果降到最低。档案部门还应主动对实物档案进行定期检查、修复。

实物档案保护工作是一项长期的、庞大的、复杂的项目，需要社会各界的广泛关注，实物档案保护工作的研究更是缺乏，企业应该大力投入并呼吁社会各界对这项工作的支持，为企业建立实物档案保护工作体系奠定基础，目前还有很多在实物档案保护中亟待讨论和解决的新问题，需要各界专家学者进行深入研究。

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