新形势下档案管理的创新服务

黄衍洁

摘要：随着我国社会与经济的蓬勃发展，档案工作受到了公众和社会的高度重视，档案作为在社会发展和经济建设中产生的宝贵资源，其具有较强的指导价值、借鉴作用和参考意义，相关部门要提升对其管理创新的重视程度，结合时代潮流与管理需求开展创新服务，挖掘档案资源的作用和价值。

关键词：新形势下;档案管理;创新服务;分析

档案属于一种珍稀的宝贵资源，其具有真实性、可靠性以及指导性，在社会发展中不断产生和积累。想要实现档案资源的价值，需要以科学的管理工作作为支撑，但是受到固化思维和传统手段的制约，档案管理方式单一，难以体现档案应用价值，不利于档案事业的可持续发展。因此，在历史新时期下，相关部门要加强管理创新，积极引入新理念、新技术和新手段，发挥档案管理的服务质量，进而推动社会的可持续发展。

一、档案管理服务中面临的挑战

（一）服务手段方面

在信息时代下，以多媒体技术、互联网技术、大数据技术以及计算机技术为代表的新型技术，实现了传统信息传递方式的革新，信息传播突破了空间与时间的界限，可以完成异地高度共享和传播，并且为人们工作生活带来了巨大便捷，电子商务、电子政务取代了以往的办公方式，在现代社会中获得广泛应用。在档案服务中，受到人员素质、硬件设备以及软件系统的制约，档案服务信息化程度较低，无法为使用者提供优质服务，如果加强服务手段革新，是目前管理部门面临的重要挑战。

（二）服务方式方面

档案资源的价值体现在于利用，其是档案工作稳定发展的前提和基础，在现代社会下，只有确保档案服务的快速性以及准确性，才能更好的满足用户需求，发挥档案的利用价值。但是当前，在档案服务方式方面，管理部门主要采用被动的服务方式，在使用者有需求后提供相关服务，没有主动挖掘和开发档案价值，服务缺乏主动性。

（三）服务内容方面

信息在现代社会中占据关键位置，其已经成为一种宝贵资源，企业或者个人想要在激烈的竞争中获得优势，则需要掌握更加丰富的信息资源，信息则意味着快人一步。但是当前档案资源在服务内容方面存在一定不足，忽视了当今社会和使用者对信息资源的需求，没有根据使用需求及时调整服务内容，档案内容实用性以及服务性不强，而想要转变这一情况，则要不断的扩充以及完善档案内容。

（四）服务观念方面

信息化是当前社会最为显著的特征，尤其随着“互联网+”理念的提出，信息技术已经深入到工业、科技、教育、文化、经济以及政治等领域，并且成为了社会发展和居民生活的关键组成部分。档案是经济建设和社会发展中不断积累的宝贵资源，其在现代社会中扮演的角色至关重要，而如何科学的利用档案资源为社会发展提供服务，也是管理部门需要思考的关键问题。但是当前，受到固化思维和传统模式的影响，依然存在“重视保管、忽视使用”的问题，档案管理封闭保守，缺乏为社会服务的意识和思想，服务观念严重滞后，阻碍了档案事业的可持续发展。

二、新形势下档案管理创新服务措施

（一）服务手段创新

随着管理网络化、办公自动化以及服务信息化的全面发展，档案服务也要积极迎合用户需求和时代发展趋势，加速服务手段创新，从以往的固化模式中解放出来，加速网络化服务进程，为使用者提供查询和利用便捷。首先，建立档案资源网站，以网站为支撑不断完善数据资源库，使用者可通过网站查询和下载所需的档案信息，真正实现异地、随时查阅，同时，在网站建设中，还要按照档案目录设计检索方式，检索方式要便捷、灵活、简单，用户不需要经过培训就能够完成查阅工作，便于档案资源的高效利用;其次，建立完善档案服务管理中心，加强管理部门与各个企事业单位的密切合作，对所有的档案资源进行整合，实现纸质档案的数字化处理，对于一些机密性较强的档案资源，要设置访问权限、落实安保措施，对于非机密性档案资源，要注重提升其共享程度，实现档案服务的全覆盖;最后，提供在线服务，为了为使用者提供档案利用便捷，相关部门可通过在线服务的方式，解决使用者在下载和查阅档案中遇到的疑惑或者问题，通过社会软件或者电子邮箱的方式加强互动交流，满足使用者的服务需求。

（二）服务方式创新

以往的被动式服务方式已经难以满足当代使用者的需求，相关部门要积极创新服务方式，从以往的被动式服务向主动式服务转变，为使用者提供更加优质的服务需求。首先，注重服务的开放性、针对性以及主动性，对用户需求进行预测分析，通过专题的方式加强档案资源的分析和收集，挖掘档案的应用价值;其次，对档案资源的应用情况开展动态监督，利用座谈、通讯以及面谈的方式，掌握用户对档案服务的需求和建议，并且根据用户意见进行整改;最后，各个部门之间要加速檔案资源共享，实现资源的高度交流，提升档案利用效率。

（三）服务内容创新

馆藏资源的质量和数量是确保服务质量的前提和基础，尤其对于当代使用者而言，其对档案信息的需求呈现多元化，想要满足其实际需求，相关部门需要积极开展服务内容创新，建立质量优良、结构合理、内容丰富以及数量充足的档案保障体系。首先，档案是社会在长期发展中而积累的宝贵资源，但是随着时代的变迁，一些档案内容也会发生相应的变化，现代人们在利用档案中，更加重视字眼的时效性，相关部门要根据信息变化及时更新档案内容，为用户提供更加准确的信息;其次，现代档案载体呈现多元化， 包括视频资源、图片资源、音频资源等，相关部门要注重收集不同类型的档案资源，优化档案载体结构，满足当代使用者的实际需求;最后，对用户的使用需求进行调查，以需求为导向不断丰富以及填充档案内容，主动收集更多的档案资源，进而确保服务内容的针对性。

（四）服务观念创新

观念是行为的指导，在新型服务观念的引领下，管理人员能够树立正确的服务意识，进而为用户提供优质的档案服务。首先，管理人员要具备大局意识和长远目光，将工作重心置于社会服务中，认识到档案服务的社会价值;其次，相关部门要定期开展人员教育，将服务意识作为教育核心，通过教育提升所有人员的专业能力和服务水平;最后，主动开发和寻找潜在用户，形成市场意识和经济意识，体现档案资源的社会效益和经济效益。

结束语：

总而言之，在信息社会下，档案服务也要积极开展创新与改革，根据新形势的使用需求，勇敢创新、积极进取、更新观念、审时度势，加强档案资源价值的开发，满足使用者对信息的需求。

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