以人为中心 创新协同设计新世纪的档案工作——国际档案理事会2019年会参会侧记

■ 何 畏

2019年10月21日至10月25日国际档案理事会2019年年会在澳大利亚南澳大利亚州首府阿德莱德举行，云南省档案局作为国际档案理事会C 类会员，受邀派出了以黄凤平局长为团长的3 人代表团出席会议。笔者有幸作为团员赴澳参会，期间参加了会议组织的各项活动，就多领域问题和国际档案同行进行了学习、交流，广泛了解国际档案工作最新动态，开拓视野，加强世界档案同行的交流。

本次会议由澳大利亚档案工作者协会(ASA)、新西兰档案与文件协会(ARANZ)、国际档案理事会 (ICA) 和国际档案理事会太平洋地区分会(PARBICA)共同主办，来自全球75 个国家和地区的600 多位档案机构代表和档案工作者参会。

本次会议的主题是“设计档案（Designing the Archive）”，即将“人”置于档案和档案工作设计的中心，探索运用同理心、创造力以及创新实验、原型设计与协同设计等方法，推动文件保存系统、信息治理框架、档案项目与服务、档案建筑与空间、数字档案馆的设计，探索在档案、文件、信息和数据管理中运用以“人”为中心的设计理念，通过卓有成效的行动，来保障公民、用户、社会群体的利益。

会议期间，主办方围绕会议主题就文件管理系统协同设计、创造性活动文件管理系统设计、新一代数字档案馆创新、原住民社群档案馆设计、档案建筑与空间设计等议题安排了多场大会交流、专题会议和互动论坛，组织与会代表到阿德莱德的档案馆、图书馆、博物馆等相关专业机构进行了参观和交流。

会上，来自中国、英国、新西兰、澳大利亚、美国、日本、韩国、挪威、新加坡、印尼、印度、爱沙尼亚等国家、地区的专家、学者和档案工作者围绕大会主题，从不同角度向与会人员介绍了本国、本机构在相关领域的工作历程、发展现状、最新实践和未来计划。本次大会中国代表精彩亮相，国家电网有限公司四川分公司参赛的微电影作品高票获得档案微电影“人民奖”，国家档案局科研所、中国人民大学、武汉大学、山东大学、中山大学的专家、学者、学生在多场报告会中做专题发言，在国际档案舞台上发出了中国声音，贡献了中国智慧，提出了中国方案，分享了中国经验。

一、以人为中心，设计新世纪档案工作

人是档案的创造者、管理者和受益者，满足人的需求是档案工作的终极目标。本次大会提出设计档案的主题，核心之意在于重拾档案工作为人服务的初心和使命，将档案工作焦点集聚在不同身份、种族、阶层的人的身上，重新构建面向新世纪的以人为中心的档案和档案工作，通过卓有成效的档案收集、管理和利用工作，去记录人、服务人、帮助人。加州大学洛杉矶分校（UCLA）副教授Michelle Caswell 以自己的切身经历为切入点，阐述了少数族裔群体和弱势群体在档案构建与保存方面的话语权问题；伦敦大学学院（UCL）教授Elizabeth Shepherd 重点介绍“MIRRA”(Memory- Identity- Rights in Records- Access)项目，关注成年前接受过社会抚养的群体（care leavers），保护他们在社会抚养体系下生成的档案，满足他们终生对记忆，身份和正义的需求；曼尼托巴大学图书馆员Camille Callison 站在自己土著的身份立场，强调主流社会要关注土著人民对历史的感受、去殖民化和重新赋予权力的问题。阿德莱德大学国家土著语言与音乐研究中心的教授和学生介绍了在保护当地土著语言、档案和文化遗产资源过程中，探索通过记录保存系统、治理框架、计划、服务、保管场所和数字访问平台的构建所产生的独创性实践，包括了土著语言学习网站、土著语言教学的短片、土著歌曲等。

华盛顿州立大学、悉尼科技大学Jumbunna土著教育与研究学院（JIIER）的团队介绍了通过与土著社区的合作，按照土著优先的原则，进行土著档案设计，以此促进社会和解的探索。

中山大学资讯管理学院博士生杜瑀峤介绍了中国构建方言档案的背景，包括中国语言资源的情况、中国方言语言资源的情况、中国方言建档的目的以及现有的方言保护或建档项目，选择浙江省国家综合档案馆的方言建档项目进行案例分析，介绍了浙江方言建档的战略部署与方言发音人的筛选条件，最后总结出中国构建方言建档工作总体而言分为三个阶段，即收集保存阶段、保护延续阶段、开发利用阶段。而在每一个阶段中，都不仅仅由档案馆一力承担，而是主张多主体协同参与，共同维护我国重要的社会记忆。武汉大学信息管理学院本科生施玥馨在题为《以公民需求为中心的档案馆人文服务设计与实现——中国实践》的演讲中将公民需求分为权利需求、文化需求、情感需求，并以此三个维度展现中国档案馆以公民需求为中心开展档案人文服务的现状，突出档案馆逐步觉醒“以人为本”的档案服务意识、将公民需求放在核心地位的过程。

二、协同设计，设计新世纪档案管理系统

在数字时代，政府、机构正在以越来越复杂的格式创建大量信息，档案机构面临着在复杂变化中有效保存数字记录的巨大挑战，与政府、机构等记录生成机构密切沟通、协同设计新一代档案管理系统，是解决这一问题的有效策略。新西兰国家档案馆Lilli Le Dore 和Talei Masters 介绍国际档案理事会太平洋档案分会成员国近年来通过共同合作，形成的一套针对政府文件管理的工具集太平洋档案分会文件治理工具集（PARBICA’s RecordkeepingforGoodGovernance Toolkit），即一系列分主题的文件管理操作指南。本次会议期间研讨了第23 号指南：政府部门关键文件的识别，指南提出可关键文件的概念，是指机构为了日常的正常运转必须使用的文件，如与资产有关的合同、协议，税务文件、现行报告等，介绍识别关键文件的流程和方法，以及关键文件的风险管理、灾难规划、存储和复核。

国家档案局档案科学技术研究所副主任杜琳琳介绍了大数据环境下档案管理系统的协同设计，以中国浙江省的实践为例，介绍中国档案部门在国家政策框架下开展电子档案管理系统与国家政务服务平台的协同设计的思路与实践，强调这种协同设计,不单是系统的协同,更有政策的协同、业务的协同、数据的协同等。

加泰罗尼亚一般事务内政部档案档案记录经理VicençRuiz- Gómez 介绍了Cuéntalo 项目，该项目探索建立了基于2018年4—5月间西班牙和拉丁美洲男性暴力主题2700 万条推文标签的社会档案模型，并通过档案工作者、数据新闻工作者和计算工程师共同协作，设计PNL 算法对其中150000 条原始推文进行自动分类。

三、创新实践，构建下一代数字档案馆

上一代数字档案馆以资源数字化为主要特征，在新信息技术应用快速发展的背景下，创新、开放、智能或将是新一代数字档案馆发展的方向。新西兰国家图书馆Mark Crookston 介绍了太平洋数字档案馆项目（A Pacific Digital Archives）的建设情况，该项目的主要特点是借助数字档案馆平台建设连接多语言、多文化的档案资源。剑桥大学图书馆Somaya Langley 通过对主流数字保管/数字管护等模型的比较研究，找出异同，进而提出数字管理端到端工作流模型和数字流矩阵，包括获取、预采集、采集、保管、发布和/或提供利用等阶段。澳大利亚国立大学Kathryn Dan 以悉尼股票交易登记档案为例，介绍了通过扫描、数字图像处理，使用众包转录和自动手写识别软件等方法将纸质档案数字化，并利用计算机程序进行数据识别形成数据库，并以此为基础进行数据分析和挖掘，提供可利用的结果。昆士兰科技大学教授Marek Kowalkiewicz 重点介绍了数字技术的发展和未来。爱沙尼亚国家档案馆Kuldar Aas、瑞典国家档案馆的Karin Bredenberg 介绍了E- ARK 计划的进展，该计划已于2018年被接受成为欧盟数字单一市场的核心组成部分，计划围绕可互操作和长期可持续的数字存储库的实施，为数字归档人员开发并提供培训和支持服务。

目前，云南省档案馆正处于新馆建设启动，省数字档案馆谋划下一阶段建设之际，迫切需要广泛借鉴和吸收国内外档案工作创新实践的成果，结合本次参会心得笔者对云南省档案馆今后的建设和发展，也有几点粗浅的思考。

一是以“人”为中心，构建国内一流，世界水平的云南省档案馆新馆。在云南省档案馆新馆建设中，应在充分总结已有经验的基础上，对标国际、国内先进理念，把以“人”为中心的思想全面融入省馆新馆的规划布局、建筑设计、功能摆布、装修绿化、设施配置等各项建设中，努力建设亲人、宜人的现代绿色档案馆。

二是以“人”为中心，构建新一代面向用户的数字档案馆。融入国际档案信息资源管理服务创新架构，结合“互联网+ 政务”环境下电子公文、电子证照、业务类电子文件归档管理等重点工作部署，立足档案信息辅助决策服务、社会化电子证照服务、全网络便捷查档等现实需求，引入大数据、人工智能、5G 移动互联、区块链等新兴信息技术，以满足“人”的档案信息需求为导向，创新方法，优化流程，构架便利、高效、安全的数字档案信息利用、管理服务平台。

三是以“人”为中心，深化档案资源的建设、整合和利用。进一步突出档案工作中“人”的地位，围绕“人”，特别是围绕云南丰富的少数民族档案资源去进一步丰富馆藏、整合资源，围绕“人”的权利需求、文化需求、情感需求，整合线上、线下的利用平台和手段，探索多角度、多层次、多载体的档案资源的开发利用，使档案工作更好关注“人”、服务“人”、发展“人”。