信息化是城建档案管理转型升级的必由之路

柯萍

随着网络和信息技术的发展不断深入，档案管理正逐步向信息数据化管理迈进。城建档案作为城市建设信息记录的载体，数字化管理全面升级，与国家推动电子政务、电子商务，网上政务服务“一网通办”相融合，突破了城建档案管理信息化建设瓶颈，实现城建档案数据化管理。

一、前言

在网络和信息技术不断发展的当代，深化人工智能、大数据、云计算研究和应用，城建档案在管理对象、方式、内容上发生重大变化，城建档案管理对象逐渐从纸质档案向电子档案转变；管理方式逐渐从手工管理向信息化管理转变；管理内容逐渐从实体管理向内容管理转变；获取方式逐渐从在馆查阅向网络共享转变。这些都标志着城建档案工作正逐步实现“以数据化为核心”的信息管理现代化。我们必须抓住这一历史机遇，以国家推动电子政务、电子商务，特别是网上政务服务“一网通办”为契机，深入研究城建档案管理面临的现实问题，加快信息化建设步伐，推动城建档案管理电子化、网络化，全面实现城建档案管理数据化转型升级。

二、城建档案与城建档案管理

1.城建档案概念

城建档案，是城市自然面貌和地上地下建筑物等各项建设的忠实记录，它包括了城市管网、市政设施、水文地质、历史名胜、风景园林等，涵盖了城市建设发展的各个方面，是城市规划、建设、管理的重要组成部分。

2.城建档案管理

城建档案管理，是一项记录历史、传承文明、服务住建、造福社会的事业，是住房和城乡建设事业发展不可或缺的一项基础性、支撑性工作，是城市建设发展中的全局性工作，贯穿城市规划、建设和管理的全过程。

（1）城建档案管理的重点资料

城建档案管理的重点资料主要体现在三个方面：

①各类城市建设工程档案。包括工业、民用建筑；市政基础设施；公用基础设施；交通基础设施；园林建设、风景名胜建设；市容环境卫生设施建设；城市防洪、抗震、人防等工程；

②建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案。包括城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、房地产管理、人防等部门。

③有关城市规划、建设及其管理的文件、基础资料。

（2）城建档案管理现状

我国城建档案管理工作，始于上世纪80年代。据统计资料显示，目前全国已建立近500个城建档案馆，区（县）城建档案室达1000多个，馆藏量在4000万卷以上。虽然馆藏资料丰富，但由于许多地方的城建档案馆至今还是采用传统的被动服务方式，仅限于提供原始凭证查询服务，使城市城建档案的作用没有得到很好的发挥。

随着改革的不断深化，城建档案管理质量得到有效提升。以湖北城建档案管理为例，湖北省住房和城乡建设厅为推进和加快城建档案信息化建设工作，采取一系列重要举措：要求将城建档案事业的发展纳入住建事业的发展，列入年度计划；建立健全档案信息管理系统，统一规范城建档案电子文件归档标准，组织全省城建档案馆进行档案数字化、城（镇）市地下管线普查，推进纸质档案的数字化加工；不断完善城建档案管理机制和机构建设，在直属的事业单位下设城建档案科，配备档案管理专职人员，实现城建档案机构和人员队伍的稳定；加大对全省建设工程档案的指导、监督管理，协调做好建设、监理、施工单位建设工程竣工档案归集管理业务指导培训工作；强化信息资源共享，积极配合建筑工程项目联合验收。由于措施得力，湖北的城建档案管理工作规范有序推进。

三、城建档案管理信息数据化

1.城建档案管理信息化

（1）信息化概念

信息化是充分利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享，提高经济增长质量，推动经济社会发展转型的历史进程。它是技术革命和产业革命的产物，是一种新兴的最具有活力和高渗透性的科学技术。

信息化是一个动态的发展中的概念，是向信息社会前进的动态过程，它所描述的是可触摸的有形物质产品起主导作用，向难以触摸的信息产品起主导作用转变的过程；信息化是一个渐进的动态过程，它是从工业经济向信息经济、从工业社会向信息社会逐渐演进的动态过程，每一个新的进展都是前一阶段的结果，同时又是下一发展阶段的新起点。

（2）城建档案管理信息化和主要内容

城建档案管理信息化，是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，运用现代化的信息技术和档案网络建设平台等，科学合理地处置、管理和应用城建档案信息资源，推进城建档案管理现代化进程。

城建档案管理信息化是一项系统工程，它贯穿于城建档案管理的始终，存在于城建档案管理的各个方面。其主要内容包括：档案信息标准化、档案信息数字化、档案信息网络化；其核心要义就是实现管理信息化，贯穿于城建档案管理全过程。

（3）城建档案管理信息化的优势

城建档案管理信息化与传统城建档案管理相比，具有明显优势：

①便捷、易存。由于城建档案管理实现信息化，过去的“纸质文件”转变为“电子文件”，容易保存。由于采用数字技术，档案资源的收集、储存、分类、统计和查阅非常便捷，便于检索。

②高效、省时。实现城建档案管理信息化，全面应用现代信息技术实施城建档案管理活动，简化了工作程序，提升管理的效率和质量。

③全覆盖、共享。实现城建档案信息化，就能使档案资源的收集、整理、保存、利用等各个环节，全部电子化。由于档案资源信息化后具有开放性，可供各行各业、各类人员共享利用。

④安全、完整。城建档案管理实现信息化后，大幅度降低了管理成本，改变了以往纸质传递的方式，由档案管理人员录入到计算机、介质备份，确保档案的完整性和安全性。

（4）城建档案管理信息化建设

城建档案信息化建设是新时代城建档案部门的一项基础性工作，主要包括五个方面的建设：

①基础设施建设；

②档案信息资源建设；

③应用系统建设；

④标准规范建设；

⑤人才队伍建设。

（5）城建档案管理信息化建设中存在的问题

我国的城建档案管理信息化建设，虽然取得了长足的发展，但仍然存在一些问题。

①筹措资金难。实施城建档案管理信息化建设，要购置现代化设备、进行信息安全防护，需要投入大量的经费。同时，电子产品生命周期短，更新换代速度快，其后续维修、更换、升级等，也需大量资金投入。而由于筹措渠道不畅，投入资金有限，更新改造无法落实，成为持续城建档案管理信息化建设的瓶颈。

②复合型人才缺乏。城建档案管理信息化，对档案人员的思想观念、专业实操技能、业务水平及综合素质都提出了全面发展的要求，城建档案管理部门普遍存在，现有人员管理水平有限，受城建档案管理部门人事考聘制度的影响，导致引进高精尖复合型人才难，使深入推进城建档案管理信息数据化建设受限。

③历史档案管理信息化水平不高。在城建档案管理信息化建设中，馆（室）藏的历史档案难免发生载体破损老化、字迹褪变模糊等问题，因财力薄弱，办公自动化水平低，城建档案管理信息化平台系统的更新不及时、使用率不高等问题，造成大量的历史档案信息化标准规范管理落实不到位，导致卷案整理基础差，修复质量不高，影响城建档案管理水平和信息化建设进程。

2.城建档案管理信息数据化

（1）城建档案管理信息数据系统运用现状

《全国档案事业发展“十二五”规划》提出了“加强档案信息系统安全技术防范管理，安全入侵报警、电子监控、防盗屏障、周界报警等设施设备，确保档案数据及档案网络设备设施安全”“探索电子档案与大数据行动融合”“制定档案数据计划”等政策，各地根据《规划》，建立了城建档案目录中心和电子文件中心，建筑工程竣工联合验收管理机制，实现了城建档案信息资源共享、城建档案信息建设数字化管理向数据融合管理的转变。

（2）城建档案管理信息系统运用存在的问题

我国城建档案管理工作因受区域经济基础、社会关注度等因素的影响，存在着不可忽视的薄弱环节，如：设施建设滞后、投资、馆舍规模、现代化建设程度远远不能满足信息化建设的需要；在管理水平、工作内容、发展模式以及体制结构存在差异，跟不上城市建设快速发展的要求，造成我国城建档案管理队伍不稳定，发展不均衡。

如何克服城建档案信息数据化管理的制约因素，成为现时期城建档案管理工作的新挑战。

四、城建档案管理信息数据化建设的思考

1.改革城建档案信息管理模式

（1）深化城建档案数据化管理

相对档案信息内容的有效控制，档案信息不仅是载体的转换和数字上的描述、存储，在数据关联、共享、转移、识别、融合等方面更智能，社会利用价值多样。创新城建档案信息管理方式，以信息“数据资源”为管理对象，将重点从实体档案管理转变为对信息资源的管理，利用现代化手段深入推进档案信息数据资源管理，推行城建档案大数据的安全、可信的管理。

（2）适宜国家城镇建设改革要求

深入学习领悟国家档案事业发展建设规划要求，抓住政策机遇，做好顶层设计，将档案信息数据化纳入单位信息化建设全局，规范档案数据管理制度，做好技术保障和档案元数据的积累；强化大数据时代档案资源的认知，外延档案数据管理制度、方法和技术的维度，转变思维，以大数据思维考量和有序组织，开展省级城建档案馆数据中心建设。

（3）创新城建档案数据诚信互动服务

住建部推行工程建设项目审批制度的改革，倒逼城建档案管理实现数字信息化转型升级。首先，工程建设项目审批制度要求“相关行政主管部门实施‘统一时间、集中组织、一次验收’”，就是政府各职能部门组织的政府性验收，是跨部门职能的整合，是大数据时代的信息化建设多元化的运用。其次，验收事项中“建设工程竣工档案验收”，对城建档案信息建设、服务模式等指出新方向。要求创新城建档案数据诚信互动服务模式，强化信息建设智慧、服务互动灵活，城建档案的知识、历史价值等价值共享和互补，推动城建档案数据资源跨区域、跨部门共享利用。扩展地下综合管线信息数据库，推动市政工程、城市规划等联合验收相关档案数据库的建设。

2.加强城建档案管理信息数据化的理论研究

由于现代信息技术在城建档案管理中的运用，引发的信息数据的实践性、智慧性等相关问题的深度理论的探讨，在电子档案的鉴定、电子文件数据管理、档案数据关联识别等信息化手段中，提出了诸多档案学基本理论，如：档案数据可编程计算、分析对比和安全识别跨信息向智能化转换等，运用数据技术开展数据组织、分析、价值发掘等工作，发现未知的档案数据联系，激活城建档案数据的潜在价值。

3.加强城建档案管理信息数据化的制度建设

在推进城建档案管理信息数据化建设中，为防止各自为政带来的一系列问题，健全城建档案管理信息化的法律法规，用法治思维和法治方式开展城建档案管理，为档案管理信息化工作提供法律保障；建立档案数据管理制度，建立健全档案管理信息化的安全管理制度，提高安全应急应变能力。

4.加强城建档案管理信息数据的标准体系建设

城建档案管理信息数据化是档案数字化发展的必经之路，要重视标准体系建设，规范统一标准体系，运用数字签名、电子签章等技术，确保电子文件归档、电子档案接收和长期保存，档案数据来源等关键环节的可靠和可信。

5.加强城建档案管理信息数据化的人才队伍建设

城建档案信息数据化管理工作的专业性很强，需要现代化科学技术和一支高素质的专业人才队伍作为支撑，在档案整理、保护、鉴定、编研等信息化工作中，不仅需要城建档案和信息专业人才，更需要优秀的数据管理专家的支持。因此，完善人才培养使用评价机制，吸纳优秀的专业人才，做好城建档案管理员、信息员、数据员角色的转变；做好城建档案从业人员继续教育工作，不断提高管理人员的专业知识、实操水平和信息技术处理能力，提升人才队伍的综合素质；要定期组织开展基层、企业、建设工区指导城建档案接收、整理、保管和利用工作，夯实基层实践经验；打造一个业务技术过硬，既懂档案业务，又熟悉信息数据技术，热爱城建档案管理事业，愿为城建档案事业发展而努力进取的现代化的复合型人才队伍。

五、结语

随着我国经济社会的发展进步，信息化、网络化、智能化的不断普及，对城建档案数字化管理的内容、方法和手段提出了挑战，我们必须应势而为，切实有效的加快城建档案管理信息数据化建设，推进城建档案管理转型升级，逐步实现建档案信息数据化管理。