信息技术时代下的报纸档案管理工作分析

吉楠 潍坊日报社

报纸作为重要的信息传播手段，一般在对其进行保管时，常将其温度控制在24℃左右，而相对湿度也应避免超过60%，由此确保报纸档案得到良好的存储。同时，还可充分依靠信息技术促使报纸档案趋于信息化管理方向发展，这样才能最大化发挥出报纸档案的潜在价值，使其为时代建设与信息高效传播带来助力。

一、报纸档案管理工作的主要内容

在报纸档案管理工作中，主要是针对报社发行报纸、出版计划、刊发记录等信息予以有效保管与记录的工作内容。其中针对已发行报纸的管理，具体是实施分类、整理、编号、归档等工作，确保读者能够从中快速查找到所需报纸信息。在这期间，管理者还应考虑到读者的不同需求，从而有针对性的开展报纸档案分类管理工作。其中最常见的是以报纸时间为分类标准。至于另外两项保持档案，管理者应注重报纸档案信息的真实性，防止出现信息错误传播等现象。

同时，报纸档案管理工作要想提高工作效率，还可结合信息技术时代特征适当引入高新技术，一方面，可促使报纸档案管理工作趋于信息化方向发展。另一方面，还能缓解管理者的工作压力，使其面对庞大报纸档案数据时能够节省工作时间，便于他们获得充足的时间用于完成其他报纸档案工作任务。因此，紧跟时代潮流，针对报纸档案管理工作加以创新，是当前档案管理事业发展的主流方向，最终能够满足新时代用户在报纸查阅方面的需求[1]。

二、信息技术时代下报纸档案管理工作的创新路径

（一）渗透信息化档案管理理念

在信息技术时代下，报纸档案管理工作需进一步渗透信息化管理理念，这样才能实现信息化发展目标。其中要求在报纸档案管理过程中充分应用高新信息技术，如大数据技术、计算机网络技术、数据处理技术等，进而降低报纸档案管理工作难度。一方面，报社单位可适当增加技术管理资金投入额度，并适当控制好档案信息化管理资金利用效果，包括引进计算机设备、软硬件设施等，最终提高报纸资源利用率。另一方面，可与信息化系统研发机构保持紧密联系，从而获得可靠的信息化管理保障，这样既能帮助报社等报纸档案管理组织节约一定投入成本，又能在信息技术协助下提高管理效率，实现报纸资源的共享建设。同时管理者应善于应用先进的信息化管理系统，有效规范报纸档案管理行为，保证报纸资源能准确存储于电子平台中，促使读者能够直接从时间、主题等搜索内容中快速获取有效信息。

（二）完善信息化档案管理制度

报纸档案信息化管理相比常规管理工作有着明显的差异。为了保证报纸档案管理工作顺利完成改革创新任务，应制定完善的管理制度，包括对信息化系统的维护保养要求以及管理者工作职责等都需要利用对应的管理制度加以规范，这样可促使信息化报纸档案管理模式趋于标准化、自动化方向发展。

比如针对新闻题材的报纸档案，可在管理制度要求下确保管理者在录入新闻或者修改档案信息时能够不违背档案管理初衷开展管理工作。同时，还要求信息化档案管理工作中所保管的电子档案信息在归档环节应保证信息化管理设备处在适宜的环境条件下，一般湿度不可高于45%，且温度应低于20℃，这也是报纸档案信息化管理的重要要求。

（三）注重档案管理培训效果

报纸档案管理工作在信息技术时代下需要格外注重培训效果，无论是常规管理事项还是信息化管理工作都离不开管理者的大力支持。对此，报社等单位应结合每个管理者信息技术知识的储备量对其加以培训，从而强化管理者的信息化管理意识，使其在全新的管理模式下确保报纸档案处于最佳管理状态下，以免影响报纸档案的利用率。

以十堰日报社为例，它主要以《档案法》等相关法律为依托组织报社报纸档案管理者积极参与信息技术培训活动，从信息化管理系统的操作步骤以及安全管理策略等方面展开学习，包括防火墙的设置方法等，从而提高了他们的信息化管理水平[2]。

（四）充分应用信息网络技术

报纸作为传统媒体的主要形式，它所传播的内容相比新媒体可信度更高。因此，报纸档案管理工作从某种意义上能够展现某一时期的时代特征，从而为历史事件以及新闻行业研究工作提供重要参考依据。随着信息技术的发展，若能将其应用于报纸档案管理工作中，可在提高管理效率的基础上改善档案管理现状。

比如可依据信息化管理系统对报纸信息进行分类整理，并且将相关信息上传到网络平台上，便于读者能够从多个渠道关注到报纸档案，从而拓宽报纸档案的可用渠道。另外，信息网络技术还能实现报纸档案相关部门的一体化管理，包括在报纸印刷以及后期发放等部分，都可经由信息网络技术促使报纸信息实现高效传播，便于报社践行可持续发展目标，也能使其在市场竞争中占据优势。

三、结论

综上所述，报纸档案管理工作在信息技术时代背景下面临着重大挑战，故而应充分结合信息技术创新报纸档案管理模式，由此提升报纸档案管理质量。同时，还可从信息化管理理念、完善管理制度、注重人才培训、应用网络技术等方面着手，确保报纸档案拥有良好的发展前景，加强档案工作信息化建设速度。