提高医院办公室档案管理工作效率的思考

王大试 灌南县第一人民医院

医院办公室档案种类繁多、涉及面广，并且医院办公室档案管理能够为其他工作的顺利开展提供科学的信息支持，因此为了充分发挥其作用，以下就提高医院办公室档案管理工作效率的思考进行了探讨分析。

一、医院办公室档案管理的主要特点

1.档案管理完整。医院办公室档案具有稳定性较强的特征，对于档案管理十分有利，能够强化其延续性以及完整性。当开展日常工作时，合理划分档案类型，并做好整理工作，为档案查阅提供便利。

2.档案类型多样化。（1）业务指导性档案多。医院是一个以业务为主导的机构，因此其与一般的办公室档案管理存在区别。其业务指导性的档案较多，且更新快。医院内部设置的科室多，其业务指导性档案涉及临床各科、医技科及后勤行政各科室。医疗卫生技术日新月异，新的规章制度及操作规范需要及时进行更新及补充。这些原始档案都可以见证医院的发展，也较一般的办公室档案更为丰富多样。（2）晋升聘任类档案多。在各年度，均有许多医生正常聘任以及晋升，与此相关的档案从十几份到数十份，在医院办公室档案中占据着相当重要的地位，是其必不可少的组成部分。

3.管理模式科技化。新时代背景下，先进的科学技术保障了医院办公室档案管理工作有条不紊的进行，为档案管理工作提供了技术支持。医院管理都采用了智能化，例如自动挂号机、自动打卡机、电子病历本、声像记录档案。这种管理模式方便了档案管理人员，降低了工作难度，减轻了工作压力。而且通过智能化管理模式，在档案收集、存储、调用过程中更加快捷便利，也减少了人员参与，节省了不必要开支。

二、影响医院办公室档案管理效率的主要原因

1.档案管理认识不到位的原因。医院是比较特殊的行业，也是整个社会一直关注的问题。在以往的工作中，医院将更多的精力放在医疗事业的发展上，对于办公室档案管理并不重视。很多医院的办公室人员认为档案管理是档案管理人员的工作，与办公室无关，加之医院工作具有一定的复杂性，使得很多医院领导对于办公室档案管理都表现出一种消极的态度，认为办公室档案管理是可有可无的。

2.缺乏完善的办公室档案管理信息库原因。办公室档案信息库是医院档案管理工作的重要基础和前提，当前很多医院使用的依旧是十多年前的信息管理系统，管理系统能够为档案管理人员提供更多医院发展以及职工的基本情况。但是在实际的医院工作中，信息管理系统的利用率并不高，系统中没有全面的医院发展情况以及职工信息，对医院活动的记录也不到位，不能及时更新医院发展信息，档案信息不够全面。

3.办公室档案管理人员水平有待提升。当前办公室档案管理人员的知识水平以及技能并不高，这也是办公室档案管理工作需要解决的问题之一。随着社会的发展以及技术水平的提升，档案管理工作中也逐渐开始运用现代化的技术手段，要使档案管理得到有效的管理就需要管理人员具有操作信息软件的能力。但是在实际工作中，档案管理人员的专业知识不强，技能水平不高，对计算机信息技术了解不多，使得很多先进的设备不能高效利用，因此也需要提高对管理人员素质水平问题的重视程度。

三、提高医院办公室档案管理工作效率的策略

1.增强档案管理意识，正确树立档案管理观念。目前医院对办公室档案管理的认识不足，管理观念也有待提升和更新，这些问题是影响医院办公室档案管理工作顺利开展的重要因素。因此应加强医院办公室档案管理的意识，树立全新的档案管理理念。医院的领导首先需要对办公室档案管理有正确的认识，明确档案管理的重要性，从办公室档案管理的实际情况出发，明确办公室档案管理的目标，将以人为本作为管理的重要理念，制定满足医院发展的档案管理目标，强化档案管理的责任制，提高档案管理人员的工作意识，更加顺利的开展办公室档案管理。

2.加强办公室档案管理数据库建设。近年来，随着信息技术快速发展并日趋成熟，医院办公室档案管理信息也逐渐增多，传统的档案管理方法已经不能满足当前医院发展的实际需要，这就需要档案管理人员能够紧跟时代步伐，利用信息技术的优势，从医院档案管理的实际情况出发，实现档案管理的信息化水平，保证信息技术能够得到有效的落实，实现档案管理工作的有序开展。用积极建立档案信息数据库，将档案管理与信息技术相结合，实现自动化的档案管理，将数据库与档案目录库相结合，形成开放化的、网络化的数据库，加强对医院档案信息的管理，进一步提高医院办公室档案管理工作的效率。

3.提升档案管理人员水平。医院应紧跟时代发展的步伐，加强对办公室档案管理人员的教育培训，强化档案管理人员的保密意识，促进档案管理人员的专业技术水平。在对医院办公室档案管理工作人员的教育培训中，首先应加强法制教育，让档案管理人员认识到办公室档案管理的重要性，通过多样化的方法引导工作人员进行知识的学习，不仅能够提高档案管理人员的专业素质，也能够进一步充实其知识储备，使档案管理工作人员能够明确档案管理工作的核心思想以及技术。当前很多医院办公室档案管理人员的素质水平比较低，要想提高其专业水平首先要做的就是保证管理队伍的稳定，不能随意对档案管理工作人员进行调动和辞退，医院应给予档案管理人员足够的时间，使其成长，能够使得档案管理人员的业务水平以及综合能力得到提升，更好地为办公室档案管理工作提供服务，促使医院各项工作能够顺利推进。

四、结束语

综上所述，医院办公室档案管理是一项持续时间长，耗费精力大的工作，并且由于受到诸多因素的影响，严重影响了医院办公室档案管理的工作效率，因此为了使医院办公室档案的功能作用得到充分发挥，必须有效提升医院办公室档案管理工作效率。