企业电子商务信息资源的利用探讨

刘维军 辽宁工业大学经济管理学院

信息时代背景下，信息资源的地位日益显著，正逐渐成为企业的主导资源。21世纪的经济就是一个依靠信息资源不断循环的经济圈，经济圈的每一个环节都伴随着信息的产生、传递与利用。信息资源如同企业电子商务经济循环圈的核心，影响着整个电子商务活动。

企业制定生产计划前，通过搜集的市场信息和以往的生产信息来确定产品的种类和数量，以减少不必要的生成成本。生产过程中，通过分析业内其他企业的产品技术来改进本企业的生产技术。生产完成后，整合分析同类产品的经济效益可以为本企业的产品效益提供参考依据。产品售出后，根据用户的反馈信息可以对产品做出改进，为下一阶段的生产提供可靠地决策数据。总而言之，信息资源贯穿整个电子商务活动，企业只有管理好信息资源，充分挖掘其巨大的经济价值，才能获得最大的经济效益。

一、企业电子商务信息资源管理的问题

（一）专业人才稀缺

信息资源管理是指利用电脑软件、硬件和其他技术来储存管理信息，要求员工既要懂电脑操作又要有信息决策能力，能从海量信息中甄别有效实用的信息。然而很多员工并不具备相关的企业信息管理知识，企业对信息管理岗位定位模糊，也缺乏相应的专业培训，这使得很多具有价值的信息被忽略，在管理和应用时不能有效地发挥其作用。

（二）信息建设落后

中国的网络信息建设起步晚，与发达国家相比还有很大差距，目前还没有建立一条畅通的信息搜集、处理、发布的渠道。企业信息流通受阻，不论是发布内部信息还是接收外部信息都无法及时完成，这严重影响了企业信息决策的速度。即使是开展电子商务的企业，也没有真正认识和利用电子商务信息资源的价值。在大环境缺乏相互促进、相互影响、良性循环的情况下，缺乏对信息资源的正确认知，信息管理工作存在很多漏洞是大多数企业的通病。

（三）信息资源利用率低

海量的信息如果没有有效的方法和手段去提取利用，那么很多有价值的信息就会失去其价值，而目前大部分企业在处理信息方面都存在很大问题。很多企业没有单独设置信息管理规章制度，特别是中小型企业，规章制度的缺失使得信息资源分散、重复，难以整合进行集中管理，导致信息流通受阻，信息利用率低，这必然也会降低企业管理效率。

（四）处理信息方法缺失

准确有用信息的及时获得，是企业在原始数据基础上整理分析所得。不断增加各类信息管理系统是很多企业面临信息量过大这一问题时常用的方法，信息量问题显而易见，但信息搜集、甄别、存储和效益等问题也不容小觑，很多企业忽略此环节的重要性，一旦这些环节出现问题就会影响信息搜集速度，且信息在处理过程中容易流失，从而影响企业效益。

二、企业电子商务信息资源利用的相关分析

互联网的发展使得信息资源急剧增加，信息的载体和来源也更为广泛，此时专业人员对于海量信息的搜集、选择和评价能力对于企业电子商务活动尤为重要。漫无目的的搜集和利用信息不仅会浪费大量人力、物力、财力，对企业的信息决策也难有帮助，相关人员应该凭借准确的判断力和敏锐的专业意识，迅速准确地为企业提供有价值的各类信息资源。接下来就企业如何有效地搜集、选择、评价、利用信息资源作出分析。

（一）企业电子商务信息资源的搜集

市场经济下，企业的信息搜集是有成本和效益考量的，相关人员在搜集信息时要遵循准确性、及时性、适用性、经济性原则来提高信息搜集效果。信息搜集过程中，必然会存在信息供求矛盾，如何从层出不穷海量的信息中搜集到符合企业特定需求的信息，可以从以下几方面进行。首先，必须明确企业对信息资源的需求，不同的电子商务活动需要的信息自然也不同。其次，有计划地进行搜集，提前确定好搜集的内容、搜集方法、信息传播媒介等。随着互联网的发展，搜索工具种类繁多，数据库、搜索引擎、论坛等都可以进行利用。接着，设想搜集过程中可能会遇到的问题并设计必要的表格和提纲。最后，依照企业电子商务活动需求采用科学方法有计划地组织实施，实施过程中要加强信息沟通以确保搜集到的信息质量。

（二）企业电子商务信息资源的选择与评价

企业电子商务所需的信息通常会涉及很多领域，对信息资源的整合性要求较高。企业对搜集的信息通常可以从信息源选择、信息准确度、信息适用性、信息经济性这四个方面进行评价。

1.信息源选择评价

企业能否成功开展电子商务活动的必备基础之一就是能否掌握信息源的获取途径与利用方法。现在网上充斥着大量利用信息使用者欲求心理，诱导或欺骗使用者来满足信息提供者不可告人目的的广告气球和诱惑信息，信息使用者一旦上当就会带来不可估量的损失。因此，在搜集信息资源时，首先就要评价信息的载体和发生源是否有问题，其次要对搜集到的信息资源进行分类整理，对信息提供者的意图以及信息可靠性进行分析。信息可靠的标准是信息真实、完整、科学、典型。真实性要求搜集的信息是第一手调查所得，没有夸张或添油加醋的成分；完整性要求信息内容完整且反映了问题的本质；科学性要求信息内容科学；典型性则要求信息具有代表性和典型意义，对于一类问题具有通用的参考价值。

2.准确度评价

在确保信息资源可靠性之后，企业相关人员可以采用六何分析法来评价信息的准确度。六何分析法是一种从时间、地点、人物、事情、原因、方法这六个维度进行深度分析的思考方法，企业电子商务信息就可以从这六个要素入手进行评价。首先，将信息按六要素分组；其次，分析各组的共同点，提取具有共同点的信息；接着，对比原信息与具有共同点的信息；最后，根据比较结果进一步提取出最具共同点的原信息，分析它与其他信息的相关度与交接点。这种评价方法避免了因为评价者不同导致的结果差异，很大程度上保证了信息资源较高的准确度。

3.适用性评价

企业电子商务活动对信息资源的利用程度就是信息的适用性，要判断信息资源是否适用，可以从以下两方面判断。一方面，看利用结果，通常利用信息资源得到的经济效益、社会效益和环境效益越好，信息的适用性就越好，这一点可以在实践中得到验证。另一方面，看战略需要，相关人员在筛选信息时应该具备战略眼光，不能只顾眼前利益，不考虑长远发展。因此信息适用性的评价不仅要考虑当前需要，也要满足电子商务活动长远发展的需要，只有这样企业才可能比竞争对手早一步发现未来可能存在的机遇与风险，这种预见性一定程度上依赖于信息资源。

4.经济性评价

互联网的快速发展促进了信息资源的共享与流通，这也使得电子商务信息资源数量飞速增长，大量冗余的信息肆虐，海量信息中搜寻精确有效的信息难度大大增加，如果不能采用正确的方法进行搜索，必然会浪费大量的人力、物力、财力。因此企业在搜集信息资源时要遵循迅速、准确、及时地获得企业所需的信息资源，同时还要考虑信息搜集的经济成本。企业的经济效益和社会效益与信息资源本身的价值成正比，如果企业搜集信息资源付出的成本越低，那么企业从中获得的效益也将越高。从经济性角度出发，评价企业电子商务信息资源可以从载体、针对性和可靠性这三点进行：第一是载体的评价，为了获得真实有效的信息载体所支付的成本高低就是载体的经济性评价。第二是针对性的评价，首先要考虑得到的信息资源是否达到企业电子商务活动的要求，之后还得考虑为了使有用信息进一步贴近需求而进行的后加工所付出的成本。第三是可靠性评价，原始信息经过后加工处理的程度以及处理后的信息是否具有可靠性是需要评价的，可靠性评价需要考虑为了获得信息可靠性的证明材料的成本。

由于人是完成信息资源评价与利用的主体，不同的人经验、学识、能力都不尽相同，而且人在实际操作时不可避免会产生很多错误。例如受主观因素影响信息缺乏客观性，受自身经验影响材料理解不足，信息调查分析不充分缺乏可靠性等。这就使得企业电子商务信息资源的评价结果并不能百分百的与实际利用效果吻合，通常二者会存在一定的差距。因此企业相关人员在具体实施过程中，要尽可能避免一些可控错误的发生，力求减少此类问题的出现。

（三）企业电子商务信息资源的反馈

企业在利用电子商务信息资源时会受到企业环境复杂性、信息传递多变性等很多因素影响，往往难以达到预期效果。客户对于价格、支付手段、产品包装、企业服务等提出的意见对于企业在后续电子商务活动中调整生产经营，提高服务质量，增加客户粘性具有重要作用，这就是信息反馈的意义。同时，信息反馈结果可以作为企业管理层后续决策重要的参考依据。企业要进一步完善信息反馈机制，对于收到的反馈信息要及时整理、分析、总结，为企业快速发展提供信息保障。

三、开发利用企业档案信息资源的主要措施

电子商务的发展赋予了企业更大的业务平台，企业档案记录着企业发展过程，是企业的知识沉淀。但很多企业档案意识不足，信息技术人才缺乏，资金不足，无法发挥企业档案对于企业在激烈的市场竞争中提高信息利用率，抢占市场先机，快速高效发展的作用。接下来就对电子商务环境下如何开发利用企业档案信息资源提几点建议。

（一）建立企业档案信息网络系统

企业档案作为每个企业特有的信息资源，能够反映企业生产经营状况，帮助企业及时了解业内动态，使得企业在制定研发、生产、经营计划或是作出相关决策时拥有可供参考的依据。企业档案信息网络系统是企业档案信息化管理的基础和前提，企业必须形成一套完整的档案信息网络系统，建立富有自身特色的信息资源数据库，运用先进的网络技术数字化处理文字、声音、图像等信息，对搜集到的庞大信息资源进行及时有效地整合和规范化处理。

（二）加强电子档案管理

电子信息时代下，档案信息的交流与传递已经实现信息化，电子档案大大提高了企业信息资源的利用率，因此企业要加强电子档案信息的安全管理。除了电子档案外，还要保留一份纸质档案，实行电子文件和纸质文件的双重归档保护。此外，电子档案多采用新材料载体作为存储介质，相关人员要定期检查存储介质，电子档案数据库要保持清洁通风。

（三）制定信息资源管理的规范制度标准

标准规范是企业档案信息化的基础，企业档案部门应该借鉴国外网络建设的成功经验，借助企业信息部门的技术力量，针对考虑电子档案管理目前存在的漏洞制定合理的规范制度标准来有效改善企业电子文件管理的现状，从而促进企业档案信息建设规范性、共享性和利用率的提高。

（四）了解企业需求，拓展服务内容

企业档案部工作人员在搜集保管档案信息资源的工作内容上，还肩负着拓宽企业服务内容，吸引客户的责任。为此，员工必须准确了解企业需求，并基于本企业的特点建立一套科学高效的企业档案信息资源管理体系。企业与客户的粘结性离不开企业优良的全方位服务，员工可以从多方面渠道搜集企业产、销、技术政策等信息，结合营销手段，将最能体现企业优势与良好形象的信息发布在企业门户网站，让更多客户能及时了解企业情况。

四、小结

瞬息万变的市场环境下，信息资源已经成为企业电子商务活动的无形资源，对促进企业发展的作用不言而喻。加大对市场信息资源的搜集、筛选、利用力度，有助于企业能及时把握市场风向，不断推陈出新升级产品与服务，在市场中抢占先机。信息时代下，企业掌握的有效信息资源越多，其生产经营决策时的参考依据就越多，其战略发展的定位就越精准。