大数据时代背景下的档案管理探讨

摘要：随着我国科学技术的迅速发展和物联网的广泛应用，来自社会组织的大量信息已经产生了巨大的数据群，这些数据群不断衍生，逐步推翻了“云”概念，并为进入大数据时代进行了必要的推动。由于信息技术（尤其是Internet的迅速发展）对社交生活的影响，档案管理员已经开始意识到，计算机和网络已成为档案文件管理的基本工具和技术之一。因此，积极利用大数据和Internet平台与传统管理方法集成的管理方法，可以为企业档案管理构建一种更广泛而有效的管理模式。

关键词：大数据时代;档案管理;研究与分析

信息量和数据量的不断增加，使得档案管理越来越复杂，过去所采用的管理形式已经不适应时代的发展时间。所以本文详细分析了大数据时代背景下的文件管理。

1大数据时代背景下档案管理研究的现实意义

1.1减少环境规划档案管理成本，实现长期保存

在传统的纸质档案管理环境下，许多单位不仅需要投入更多的人力、财力和材料进行档案管理，还需要投入精力对档案环境进行监测和维护。在这种模式下，环境规划档案高度依赖人、财、物，难以为单位节约相应的管理成本，不利于档案的可持续发展。在大数据时代背景下，相关信息技术在环境规划档案领域的应用，可以突破传统档案管理的局限性，实现“一次性输入”，“多用”的目标降低了文件管理的成本。

1.2便于环境规划工作的开展，提升档案服务水平

环境规划档案来源于本单位日常环境规划工作，既能全面、准确、真实地反映环境规划工作的具体情况，又能详细记录环境规划各部门的工作表现。此外，环境规划档案在城市规划、国土资源利用、房地产开发、环境公益诉讼等领域具有重要的凭证价值和参考价值。在大数据时代背景下，只有充分利用环境规划档案，创新环境规划档案管理模式，才能实现“一档多用”的目标，满足不同群体对档案存取和利用的需求，提高单位整体服务水平。

2大数据时代背景下档案管理工作中存在的问题

2.1环境规划档案归档工作不规范，标准化程度低

随着環境规划工作的不断深入，环境规划档案所涵盖的信息量不断扩大。但目前部分单位环境规划档案归档工作不规范，相关信息数据未及时录入档案管理系统或档案数据库，影响了正常工作。一是环境规划档案归档范围不明确，影响了环境规划档案的整合，难以发挥环境规划档案凭证和参考咨询的作用。二是部分单位环境规划档案归档时限不明确，业务部门与档案管理部门在信息资料交接、信息资料等方面分工不明确，导致备案的衔接和沟通程度较低。许多信息数据由于长期积累而损坏、丢失，影响后期的数据整理和数据录入。

2.2环境规划档案管理队伍建设滞后

近年来，虽然很多单位的技术条件有了很大的提高，但环境规划档案管理队伍建设滞后，档案管理人员的数量和素质都不符合管理要求。一是过于依赖专职队伍，忽视了兼职队伍的建设。典型表现是兼职人员培训不足，兼职人员的专业素质和理论素质难以满足环境规划档案管理的要求。二是人才培养内容缺乏方向性，档案管理人员对环境规划工作缺乏认识，不能最大限度地发挥档案资源在决策咨询和决策参考中的作用。

2.3环境规划档案信息化程度不高

虽然很多单位开始用计算机管理环境规划档案，但其他数字信息技术与档案管理的融合度不高，信息化建设步伐缓慢。一是环境规划档案管理系统与前端业务系统的相关性不高，无法实现数据的同步和关联。仍需手工录入相关数据信息，不利于提高档案管理效率。其次，文件共享的速度落后。环保机关、国土资源机关、政府内部机构、不动产登记机关、城市规划主管部门的信息共享程度不高，尚未依托云共享平台实现档案资源共享。

3数据支持下档案管理体制改革的策略

3.1搭建档案数据平台，提供高价值信息资源

千里之行，始于足下。建立一个高效的档案数据管理平台，是创新“千里行”档案管理模式的第一步。只有做好这一基础工作，才能进一步构建档案管理系统的信息管理模型。随着企业规模和业务的不断扩大，企业档案数据也在大幅度增长。如果档案管理人员坚持传统的纸面管理模式，不仅会占用大量的档案管理空间，还会浪费档案管理人员不必要的工作时间。因此，在大数据的支持下，档案管理部门有必要及时转变档案管理模式，建立档案数据管理平台，对档案进行存储或查询。

3.2提高档案安全重视程度，优化信息系统管理

为有效防范档案信息管理过程中的安全风险，有关单位应在认识到档案管理重要性的基础上，积极创新档案管理模式，加大档案管理资金投入，完善基础设施。同时，要采取多种有效措施，提高档案管理人员的综合素质。在大数据背景下，档案信息管理过程显得尤为重要。企业可以根据本单位工作实际，制定符合发展特点的档案信息管理标准，并进行内部宣传普及。档案管理人员应严格遵守规定的工作标准和流程，在数据共享过程中尽量避免与互联网接触，建立一定的安全防范体系，严格工作程序，而提高数据资源的安全系数可以有效提高档案信息管理的整体质量。

3.3构建大数据档案管理制度

首先，对于具体的管理工作，管理者首先要明确数据处理的形式，正确认识数据分析的现状。在此前提下，档案的编制和归纳工作需要制定相应的技术标准;其次，在管理上，也要准确管理资料内容，尤其是档案管理人员，要自觉主动学习新的计算机技术，以应对复杂的档案信息化，不能盲目，不能慌乱;三是事业单位和有关部门，需要建立相应的档案信息管理系统，以保证和维护工作的有序开展。在这个过程中，可以大大减轻文件管理人员的工作量，大大提高信息的处理效果。四是针对档案管理部门的多种职能，加强一系列形象宣传，增强档案管理人员的责任感，使相应的档案管理工作更加科学规范。

结语

在新的大数据环境下，充分收集、存储和挖掘这些数据，不仅是档案管理机构的一个难点，也是现代档案管理的重要契机。因此，档案管理部门必须在互联网+先进技术的基础上，顺应当前的发展趋势，努力改进传统的档案管理方案，积极整合用户的档案管理要求，制定完善的档案管理模式，以确保档案的可持续发展档案管理。

参考文献

[1]尹秀桐.浅谈大数据环境下的电子档案管理措施[J].文存阅刊，2019（22）：20.

[2]田超.探究大数据对档案管理发展的影响[J].中文信息，2019（9）：13，22.

作者简介：张琦（1988.9.1—），女，汉族，籍贯：河南省开封市，助理馆员，本科，

单位：河南省开封市供水总公司，研究方向：档案管理，企业档案