电子档案单套制管理分析

邴春亭

摘要：本文从电子档案单套制管理的内涵及应用背景入手，针对于现阶段制约电子档案单套制推广使用的关键问题，从完善法律法规，加强试点试验工作，破解技术难题等多个层面，论述了电子档案单套制推广中应注意的问题。

关键字：电子档案;单套制;管理;存储

1 电子档案单套管理概述分析

（1）电子档案单套管理内涵

为了更好地理解“单套制”的内涵，我们可以将“双套制”和“单套制”以及“单套制”和“单轨制”两对概念进行比较。“双套制”是指同一份文件同时采取纸质和电子两种形式进行归档保存。“单套制”是相对“双套制”而言，指电子设备生成的档案仅以电子方式保存，它颠覆性地改变了传统纸质文件收集整理和归档的方式，将电子文件管理嵌入文件形成、运转、管理、利用的源头和生命周期之中，是基于无纸化办公条件下档案在线管理和应用的一种模式。

（2）电子档案单套制发展的背景

电子档案单套制出现的根本原因是传统的双套制档案管理模式，已不适用于现阶段档案管理的需求。上世纪90年代至本世纪初，我国信息化建设相对滞后，对于电子文件形成、保存和管理中存在问题难以解决，在此背景下，双套制档案管理模式逐渐被人们所接受，它实现了纸质文件和电子文档的优势互补，一方面，可以真实的反映纸质文件修改，草拟，签发等一系列过程，避免了电子档案在传递和保存过程中的信息失真;另一方面，电子档案的共享性和传播性，弥补了纸质档案在这方面的不足。但是双套制的档案管理模式无法完全避免信息传播和拷贝过程中的数据丢失，同时在保存和管理中也存在投入较大，效果不好等问题。

2 现阶段电子档案单套制管理中存在的问题

调研发现，在电子档案单套制实行之后，部分单位的工作人员在一起中还未完全摆脱电子档案双套制管理的模式，存在明显的实践和理论指导脱节的问题，与此同时，纸质档案和电子档案是否具有同等的法律效益，如何保证电子档案长期可用，是现阶段电子档案单套制管理中存在的突出矛盾。

2.1 实践和理论脱节的问题

随着我国信息技术的发展，实行电子档案单套制，具有一定的技术基础;与此同时，通过借鉴国外部分单位电子档案单套制实行过程中的经验，国内的单位着手在理论研究和实践中探索电子档案单套是管理制度，现实中存在的理论与实践不匹配的原因主要在以下两个方面：（1）国内研究人员对于电子档案单套制的理论研究起步较晚，缺乏丰富的成功案例和经验积累。相较于双套制管理制度，单套制的理论研究较为分散，尚未形成完整的研究体系。与此同时，在实际应用层面，电子档案单套制应用中管理体制，工作流程和电子文档的法律效力等，他会完全得到使用者的认可。（2）外国企业和单位的电子档案单套制研究成果，对我国实际的应用存在适应性的问题，突出表现在缺乏本土化的意识改造和制度创新上。

2.2 电子档案的法律效力问题

电子档案的法律效力，集中体现在电子档案的法律证据效力方面，即是否具有证据资格和证据证明力。只有在电子档案同时具备客观性，合法性和关联性的基础上，才具备完整意义上的证据资格。与此同时，新版的民事诉讼法和刑事诉讼法都明确认定电子档案为可信的证据类型。但是也应注意到电子档案由于其自身属性和其他类型的证据存在明显差别，同时又和视听资料类的证据有所交叉，在实际的操作环节仍存在不少问题。

2.3 电子档案的长期保存问题

如何长期完整的对电子档案进行保存，并保证其内部信息的真实性，是电子档案单套制管理应用中必须解决的问题。电子档案的真实性主要包含形成过程的真实性和保存周期中的真实性，在现实操作中，电子环境中的文档和资料容易被更改，虚拟性较强，对存储的设备和管理软件具有较强的依赖性，现有的技术手段无法完全甄别电子文档和电子档案的内容是否经过了人为的修改。另一方面，在电子档案的移交拷贝和复制过程中，其真实性如何界定也是需要继续研究的问题。

3 推广电子档案单套制管理对策研究

3.1 完善相应的法律法规

从法律层面为电子档案进行证明，是提升其法律效率的最有效方法，首先应明确电子档案和纸质档案具有同等的法律效力和法律地位，并通过细化电子文件的归档和属性问题，使其与其他类型的资料有所区别。另一方面应着力提升电子档案的证明力认定，明确电子档案取证过程、鉴定过程和应用过程的程序和規则，明确审查的方向，增强可操作性和现实指导性。

3.2 试点推广电子档案单套制管理，探索有效的管理模式

相较于纸质文档和双套制归档管理制度，推行电子档案单套制制度是一次巨大的创新。在无纸化办公的背景下，使用者对于电子档案单套制的需求越来越大，相关部门应从现实考量出发，加强试点试验工作，探讨切实可行的电子档案，三套制管理模式。但是也应注意到由于各地的现实情况不同，推广过程中不能照搬照抄，应坚持以实际情况为出发点，适量选取可借鉴的案例，探索本地化的电子档案单套制管理模式。

3.3 从技术手段入手提升电子档案管理系统的稳定性和可靠性

上文中提出的电子文档，长期保存问题和原始性问题，都可归结为管理系统的稳定性和可靠性问题，为此需建立起完整可信连续的电子档案保管链条。电子档案管理系统的稳定性，应着重加强原始数据鉴定和电子签章技术的应用。使档案管理系统因为电子档案的保存，提供一个安全可行的外部环境，并做好不同模块之间的接口处理，保证在档案传递和保存过程中的完整性和原始性。

要实现电子档案的长期保存，则要破解电子文件封装迁移和格式处理的瓶颈，使之满足长期储存的要求，严格落实最新版的电子文件长期保存格式要求内容。除此之外，还应加强封装包的数字迁移，提升电子档案长期储存中的稳定，可解析状态，避免在软硬件更新过程中出现的文档不可读取或文档损坏。

4 结语

随着国民经济和社会发展全面进入信息时代，电子文件和电子档案逐渐成为现阶段信息记录和传播的主要载体。在我国档案事业发展规划中，明确要求有条件的地区和部门，应率先开展电子档案单套制度的试点和应用。双套制档案管理的不足之处逐渐显现，探讨电子档案单套制管理具有积极的时代意义。通过上面的分析可以看到，推广电子档案单套制，从法律法规，试点试验和技术手段等多个层面进行研究，着力破解体制机制和技术上的困难。

参考文献

[1]孙大东，袁丽娜.基于SWOT分析法的电子档案“单套制”管理研究[J].档案与建设，2018（02）：9-12.

[2]陈海平.高校实施电子文件“单套制”归档与电子档案“单套制”管理可行性研究[J].浙江档案，2017（10）：19-21.