数字化档案在档案管理工作中的作用

李满

摘 要：当前世界已经进入到了信息化时代，科学技术水平也在不断提高，各行各业都在迅速发展。在信息化时代当中，企业的档案信息越来越多，给档案管理工作带来了巨大的挑战。因此企业应该将数字化应用在档案管理工作中，这样才能够有效提高档案管理工作的效率和质量。本文将对数字化档案在档案管理工作中的作用进行简要的分析和探讨。

关键词：数字化;档案管理工作

信息化时代下，企业应该将现代化信息手段应用在日常的经营管理活动当中，比如说可以在档案管理工作中应用数字化技术，这样才能够促进企业更快更好的发展。传统的档案管理方式需要消耗很多人力，但是将数字化档案应用在档案管理工作中就可以实现档案管理的信息化、智能化，提高档案管理工作的效率和质量。

1 档案管理的概念

档案管理主要是对档案进行收集、整合、保存、鉴定以及利用，档案管理工作属于管理性、服务性的工作，是社会管理系统当中的重要组成部分;数字化档案指的是不改变原有档案的所有内容，只是改变档案的存在形式，能够有效提升档案信息的利用率[1]。档案本身就是由各种信息汇集而成的，因此将原有档案转变为数字化档案时应该先了解档案当中的具体信息，并对信息进行科学合理的处理，这样就能够使档案信息和社会信息融合在一起，實现档案管理的信息化。因此，企业应该将数字化技术引进到档案管理工作当中，充分发挥数字化档案的作用。

2 数字化档案在档案管理工作中的作用

2.1 有利于使档案管理工作更加规范和标准

将数字化档案应用在档案管理工作当中，有利于使档案管理工作向规范化和标准化方向发展。想要实现数字化档案管理模式，首先就要将原本纸质档案的内容存储到电脑当中，所有的档案信息都录入到电脑当中之后就能够构建数字化档案，对档案实行电子管理。所以，档案管理部门应该不断提高科学技术水平，按照计划将纸质档案录入到电脑里，构建电子档案数据库，这样就能够为档案使用者提供便利。其次，档案管理人员应该定时对档案信息进行更新，还要及时查看档案信息是否保存完整，这样能够确保档案信息的完整性和准确性。此外，档案管理部门还应该针对数字化档案建立相应的制度条例，并制定完善的管理标准，这样能够使档案管理工作更加规范和标准[2]。

2.2 有利于提高档案管理的效率和质量

当今，计算机越来越普及，让我们的生活变得更加简单快捷，比如说我们想要查什么资料的话就可以直接在电脑上查，不用再去翻阅各种书籍，提高了我们的办事效率和质量。同理，将数字化档案应用在档案管理工作当中也能够提高档案管理工作的效率和质量。实行数字化管理也就是通过计算机对档案进行管理，能够有效提高信息的处理效率。利用计算机能够存储大量的数字化档案，可以节省很多空间，也不用再通过人工对档案进行分类，减少了人工管理出现的错误，因此应用数字化档案能够提高档案管理工作的效率和质量。

2.3 有利于降低成本

除了可以使档案管理工作更加规范和标准、提高档案管理工作的效率和质量之外，数字化档案还能够节省资源、降低成本。数字化档案都是存储在计算机硬盘当中的，所以不需要占用纸质资源，这不仅节省了纸质资源，也减少了空间的占用[3]。比如说，我们可以发现原来都是利用纸张来记录和保存档案信息的，同样的字数可能会占用大量的纸张，但是利用数字化档案的话就只需要一块小小的硬盘，所以这大大减少了对纸质资源的浪费。此外，如果保存纸质档案的话，后续的维护工作是非常麻烦的。比如说纸质档案如果受潮或者是被虫子咬到的话就可能会导致信息的丢失，这就需要档案管理人员经常对纸质档案进行维护，不然会造成一定的损失。但是数字化档案就不存在这种问题，对数字化档案进行维护只需要保存好硬盘并定期进行网络升级就可以了，这就可以减少人力的消耗，大大降低了运营成本。

3 实现数字化档案的措施

将纸质档案变成数字化档案有非常重要的意义，但也不是一件简单的事情，因此应该采取一些措施实现数字化档案。

3.1 扫描档案

将纸质档案转化为数字化档案首先就要将纸质档案当中的信息通过扫描录入到电脑当中，所以想要实现数字化档案就要扫描档案。但是这是一项非常艰巨且任务量很大的工作，所以可以选择外包公司进行档案的扫描。档案通常都是具有保密性质的，因此需要选择一些技术先进且信誉良好的外包公司，保证档案的安全性[4]。将档案扫描委托给外包公司可以有效减少企业的工作量，提高档案扫描的效率和质量。

3.2 构建档案质量管理小组

档案的安全性以及保密性是至关重要的，因此应该构建档案质量管理小组，明确主要责任人，并对每个成员的责任进行划分，然后对档案管理工作进行抽查，如果有违反规定的行为应该予以一定的惩罚。每一阶段的档案管理工作完成之后都应该及时进行审查，不要到年终的时候审查一次，这样工作量会非常大，而且很容易出现错误。在审查的过程中一定要确保档案都是合格的，然后再将档案存储起来，这样才有利于提高数字化档案的管理质量。

3.3 提升档案信息的利用率

在完成档案数字化建设之后，应该构建一个数字化档案数据库，将数字化档案数据库进行共享，让企业有需要的员工都能够通过数字化档案数据库查询所需资料和信息。此外，也不要对档案查询进行时间以及地点的限制，要做到让员工随时随地都能查询档案信息，这样可以有效提升档案信息的利用率，让数字化档案充分发挥作用，还能够提高员工的工作效率，促进企业的发展。

4 结语

总之，数字化档案在档案管理工作中发挥着重要作用，不仅能够提高管理水平和效率，还能够提高档案信息的利用率，使档案管理工作向智能化、信息化、标准化以及规范化方向发展。因此我国企业应该不断提高技术水平，将数字化技术引进到档案管理工作当中，推动企业实现可持续发展。

参考文献：

[1]佚名.数字化档案在档案管理工作中的作用及展望[J].现代国企研究，2018，146（20）：113.

[2]刘传峰.浅谈档案管理中档案的数字化处理技术[J].青春岁月，2017（3）：515.

[3]周玉敏.数字化档案在档案管理工作中作用及展望[J].社会科学：文摘版，2016.

[4]李洁华.档案管理数字化的重要意义及工作重点[J].青年与社会：下，2014（5）：266.