高校干部人事档案信息化建设规划与前期工作

张红梅，刘 涛

（沈阳药科大学 组织人事部，辽宁 沈阳 110016）

干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，在干部考察、防止干部“带病提拔”、巡视巡察、纪检监察机关执纪办案、社会保障、司法公正等方面发挥了越来越重要的作用[1]。干部人事档案工作核心在于利用，新版《干部人事档案工作条例》（以下简称《条例》，中共中央办公厅于2018 年11 月印发）增加档案信息化建设和信息资源开发要求，第二十六条明确指出，组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当按照国家相关标准和要求，加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。第三十八条再次强调，组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当运用大数据等信息技术，建立健全干部人事档案科学利用机制，为干部资源配置、领导班子建设、干部队伍宏观管理、组织人事工作规律研究等提供精准高效服务。

1 档案信息化与意义

档案信息化有两个层次，一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化。目录信息数字化相对易操作，可实现概览干部人事档案全卷各大类信息，但无法阅览全文信息；档案信息化通常指的是档案全文信息数字化，即档案数字化系统通过阅档权限控制并信息加密处理，可实现单位局域网及组织系统专网内部查阅，不仅可提高档案信息检索时间与利用率，也方便根据档案信息形成各种表单，如审核专用任免表、任前审核表、个人简历等，或对档案信息进行数据分析，如对部门人员、年龄、民族、学历、转入转出时间等基本信息进行统计，也可进行深度分析，一览到底的查阅方式与实时统计分析功能为档案利用提供精准高效服务。

以纸质档案为主要媒介的查阅方式已严重制约档案利用效率且易造成档案材料的接触性磨损，甚至可能带来无法弥补的损失，同时纸质档案作为唯一凭证也为涂改造假提供可能。目前部分高校已陆续开展或已完成干部人事档案信息化工作，尚未应用档案数字化系统的各级档案部门应制订信息化规划并开展前期准备工作。

2 档案信息化建设规划与前期工作

干部人事档案数字化系统应至少满足以下三点：一是方便利用又要保障信息绝对安全；二是数据规范且兼容性强，方便不同单位、不同系统间的数据转递；三是易操作且数据统计分析功能强，流程设计科学合理，自动生成、默认和可选项多，减少重复录入，既可以统计干部的基本信息，也具备领导班子分析、干部队伍分析、人员层次分析等深度统计分析功能。因此需充分调研当前较广泛应用的人事档案数字化系统其应用领域、操作流程与功能模块，同时开展信息化建设的前期工作。

根据高校干部人事档案量大、管理人员少的现状，建设可遵循分期、分批的建设原则[2]。分期：一为数字化前期的纸质档案整理、查缺、审核期；二为目录录入期；三为数字化扫描、图像处理期；四为纸质档案与数字档案目录、内容一致性、完整性、清晰度核对期；五为数字档案日常管理、安全维护功能建设期，包括接收、存储、转出、查询、权限等功能建设；六为数字档案开发利用共享建设期，包括基础信息的统计建设及深层次的档案数据价值开发。分批即为按查借阅频次进行分批数字化，如将中层以上干部、教授纳入首批数据采集范围，副教授、科级等其他教职工纳入二批等。考察人事档案数字化系统的同时，可以重点开展一、二期工作。

2.1 纸质档案整理、查缺、审核

应按照《条例》《干部档案整理工作细则》及《全国干部人事档案专项审核工作实施方案》（组通字〔2016〕32 号）和《关于干部人事档案审核工作的问答》（《组工通讯》2015 年第10 期）要求，审核整理每卷档案材料。目标是真实准确、全面规范、鲜活及时，因此要求材料形成部门、档案管理部门和干部本人要熟悉掌握干部人事档案归档内容与要求，按照各自职责，围绕目标共同完成。

2.1.1 干部人事档案归档范围与要求

人事档案管理部门要依据《条例》制定适合本单位的“干部人事档案归档范围”（见表1），并与主要的材料形成单位一一确认，确保准确移交。

2.1.2 严把内容关

干部人事档案工作人员对每一份档案材料都要认真鉴别，一看档案材料是否属于归档范围；二看档案材料是否具有连续性；三看档案材料的印章是否齐全、手续是否完备，对印章不齐全、手续不完备的档案材料应退回材料形成部门进行补办；四看档案材料是否真实准确，是否有伪造、涂改，对涉嫌伪造或涂改的材料严禁归入档案；五看档案材料是否具有相关性[3]。⑤

Table 1 Filing scope and requirements of personnel archives表 1 干部人事档案归档范围与要求

2.1.3 规范整理

档案管理部门应严格执行干部人事档案归档范围与要求，关注转入转出、职务提拔、职称晋升、工资变化等情况，提醒相关部门或科室按时归档对应材料；依据《条例》规定之干部人事档案之内容与分类，及时给予新归档材料标注类别、顺序号与页码，并更新档案目录。

2.2 数字化档案目录

档案数字化系统大多可直接导入电子目录，因此数字化档案目录可作为档案信息化建设的前期准备之一。档案目录电子化的优势是：便于更新与查询。当批量形成的散材料，如年度考核表、工资变动表、职称申报表等大量材料归档时，登记、整理归档材料入相应卷是首要任务。由于书写更新纸质档案目录比较费时，常常滞后，而这类材料的共性是名称且/或形成时间一致，更新电子目录则相对便捷，可实现与档案内容同步。电子目录常为Excel 表格，在同一表单中依类别按序著录。所有在职人员电子目录可以放在一个文件夹里，文档则按照档案排列顺序，统一以“档案号”加“姓名”命名。有三种情况可以给文档特殊标注，如文档命名时加前缀，①中层领导，中层干部档案利用率较高，常单独排列，为方便聚类此时则可以在文档名称前冠以“处级”或“处级副”； ②新入职人员，新入职人员归档材料或查阅较多，且大多为同类材料，为了便于归档，可在2 年内单独排列，文档命名冠以“新”加“入职年”，即“新20**姓名”，待整体排序后，入职年可以移至姓名后继续保留；③转出，可以冠以“转出调”（调转）、“转出辞”（辞职）加“转出年”。档案目录数字化的内容与形式既要方便导入档案数字化系统，又要便于查询与更新。及时更新的数字化目录也方便档案材料的规范管理，及时补充缺少项。

3 结语

干部人事档案数字化建设由于对信息安全、数字档案质量要求严格，选择承建单位尤需谨慎，另前期包括软件、服务器、硬件设备的购置费用、人力成本等不低的投入，及后期因形成数字化档案信息的同时仍需按序归档纸质档案，对档案管理人员的工作能力与工作强度要求大大提高，因此，许多单位仍在前期筹备中。先期工作除外，上述干部人事档案内容建设、规范整理和数字化目录的完善，调研人事档案数字化系统的同时，在近期购置硬件设备时考虑同数字化建设兼容，还应陆续做好预案，包括工作流程与对应制度、工作地点与安全措施、工作标准与监督验收等，为顺利开展数字化工作做好前期准备工作。