数字时代军工企业的档案管理新视点

刘冰洁

摘 要：国内外优秀的企业实践证明，数字化技术的应用是保证企业稳定发展，实现创新研发产品的重要工具，现代企业竞争靠的是实力，比的是速度。实力靠的是一流的队伍、一流的技术、一流的设备和一流的管理，而速度比的则是机制灵不灵、信息准不准、反应快不快、共享程度高不高。我国的军工企业在数字时代也正在全方位推进科研、生产、经营和管理的数字化，军工企业的档案管理部门必然也要紧跟企业发展的步伐，全面向数字化管理迈进。本文将以全新的视角来介召数字时代军工企业在进行档案管理时如何采取数字化管理，为全面提高军工企业的整体素质和核心竞争力提供可持续发展的方法。

关键词：企业;档案;管理

大力推进国防科技工业的信息化，推动军工企业的数字化，是国防科工委为响应党中央十六大提出的“以信息化带动工业化，以工业化促进信息化”的方针所采取的重大战略举措。军工企业的数字化必然带动军工企业的档案管理数字化，档案管理的数字化又为军工企业产品的研制、生产提供快速、有力的支持。军工企业生产方式数字化是对传统军工产品生产模式的重大变革。众多的数字化信息的保存、加工、利用，无疑是对传统的档案管理方式和管理模式的强大挑战，促进档案部门实施变革，实行与数字化军工企业生产方式相适应的档案管理数字化已经迫在眉睫。

一、档案信息数字化的益处

档案数字化就是把档案部门的纸质档案资料运用电子计算机进行收集、筛选然后统一转换为电子信息进行存储的过程。档案数字化的益处有其益处有：

（1）可以充分发挥计算机的潜能提高利用率（军工企业档案管理部门没有充分发挥出计算机的使用功能，在使用上只运用了相对简单的功能，比如档案的著录，文件的保存，这都是最简单的功能。低效率的使用导致计算机功能没有被充分发挥，使得人力、物力和时间都被浪费，没有物尽其用。

（2）可以保证档案信息的时效性。传统的信息加工模式是要慢慢做，仔细查，答案从形成存档到利用，时间比较长导致了信息时效性已经丧失，对信息的应用价值造成了严重影响。数字化档案管理可以使档案信息直接进行读取和存储，利用计算机的功能进行信息加工，实现信息数字化，快捷方便。

（3）可以使档案信息顺利地与最新技术接轨。目前，我国的信息高速公路是处在发展阶段，但是对于军工企业的档案管理工作人员来讲，要做到与时俱进时刻关注着信息化的发展方向，能够根据发展需求拿出正确的对策，保证档案工作适应新的形势变化和要求，为信息化高速公路的全面发展打下坚实的基础。

二、档案信息数字化的方法

（一）档案部门所藏的档案资料数字化

目前，军工企业在档案的存储及保管上，所包含的主要资料为文字、影像、图片等，这些资料都可以实现数字化存储，利用计算机的识别功能和汉字输入进行文字的输入及文本的存储，还可以运用扫描仪器进行图像的扫描，采用光学字符识别系统可以完成汉字图像向文本的转换，这些方法都使得原本的存储变的更加快捷方便，查找起来也更加容易。对于档案中存在的照片和底片这种资料的存储，可以采用扫描仪器进行扫描后上传到计算机内，也可以直接用数码相机进行拍照上传，数码相机能够实现直接图像存储，告别了老式相机需要胶卷的问题，直接和计算机的连接使得图像存储更加方便，录音、录像的档案资料相对比较麻烦一下，但是也可以利用视频集卡和音频软件来实现存储。不同的音频和视频信号都可以利用视频采集卡进行收集分析，转换后的数字信号可以输入到计算机内，完成图像的数字化存储。

（二）计算机体系的建立

将所有军工企业档案部门所保管的档案资料数字化后，同时，还需要构建一个利于军工企业管理与运用的完整网络和计算机体系，从而为军工企业档案信息数字化实施提供基础保障。档案数据库的建设是军工企业计算机体系建立的核心环节，其实一个庞大的系统工程，具有一定的艰巨性。主要是由于军工企业档案工作中各项业务活动、各个门类以及工作环节都需要在军工企业档案数字化建设中建立相应的数据库，其中包含了：军工企业重要电子文件数据库、档案借阅利用数据库、档案全宗目录库、库房管理数据库、案卷目录库和卷内文件目录数据以及各种企业档案编研信息数据库等。在军工企业档案数字化建设过程中，各档案数据库的建设是其建设的构建基础，且数据库建设优劣与企业档案管理体系的质量存在直接的关联性。

（三）计算机网络体系的建立

网上军工企业档案信息的管理与运用同样是军工企业档案数字化建设中重要的组成部分。随着互联网技术的发展与运用，通过充分运用WWW超文本、超媒体技术，有效的实现了跨时空操作，随时随地可以进行世界各地信息的浏览。军工企业档案数据库建成后，只限于在企业局域网上应用，那么其数字化应用的社会与经济效益仍无法得到充分发挥。所以，通过充分的运用信息高速公路将军工企业中非机密性档案信息传送到互联网上，实现军工企业档案信息数字化价值的充分利用与发挥。美国、加拿大等发达国家在此方面的运用较为成熟，我国仍在该方面仍处于探索阶段。其实，我们可以充分的利用企业现有的计算机局域网资源与档案资源，在此基础上，构建一个与INTERNET网相联的军工企业档案网服务器，就可以实现将可公开上网供用户检索浏览的非保密档案信息库放到主页上，进行有效运用，从而实现军工企业档案信息的网络化。

三、档案信息数字化的安全策略

（一）物理安全策略

物理安全策略的目的是保护军工企业计算机信息避免出现自然灾害或者人为损害，防止敌对势力窃取信息资料，当档案被提取或者使用时能够验明档案使用这的身份，防止出现越权操作，以确保军工企业档案计算机信息的保密环境完善、完整、完好。要建立起完善的档案管理制度，防止出现偷窃破坏行为的出现。

（二）查阅控制策略

档案计算机信息采用查阅控制策略是军工企业重要的策略只有，能够有效的保证军工企业档案计算机信息资源不被非法使用。查阅控制可以说是保证军工企业档案计算机信息安全最重要的核心策略之一。进入军工企业档案计算机信息系统的查阅控制是针对非法操作所提出的一种安全保护措施。军工企业档案计算机信息查阅者可以访问哪些目录、子目录、文件和其他资源，可以针对哪些文件、目录、设备执行哪些操作。军工企业档案计算机信息管理者根据他们的实际需要为他们分配操作权限。这些权限控制着军工档案计算机信息查阅者，多样性的权限设置和组合，能够使查阅者顺利进行档案信息的查阅，也能有效的预防不符合身份的人员查阅，有效地控制查阅者对军工企业档案计算机信息资源的访问，从而加强了军工企业档案计算机信息的安全性。

（三）网络监测和锁定控制策略

对于上网的军工企业档案计算机信息，管理人员要实施有效的进行监控，对网上进行访问的服务器进行跟踪记录，遇到非法访问的要给予文章、图像等形式的预警，管理人员要时刻保持警惕，提高自身的注意力。当遇到非法访问军工企业档案计算机信息网络，服务器要记录下非法访问的次数，当尝试次数超过设定的次数时要进行跟踪锁定。

（四）防火墙控制策略

防火墙的出现是对计算机保护的重要技术，能够为计算机建立起安全的防线，组织不法之徒和黑客的攻击，阻断非法网络访问的途径。防火墙的出现是控制计算机进出的重要门槛。在进行网络防护时可以设置内部和外部的监控系统，这样能够有效的阻断来至网络的入侵。对军工企业档案计算机信息资源来说无疑是一个安全保障。

（五）信息加密策略

信息加密的目的是保护军工企业档案计算机信息。主要是通过各種加密算法来进行信息加密的实施，从而实现以小代价换取较大安全保障。据悉，目前可公开的各种加密算法已经有几百中之多。它已成为对付恶意破坏计算机信息的有效方法之一，在军工企业档案计算机信息机密性保障中，信息加密是唯一应用的方法。

四、加强组织体系和队伍建设

俗话说：火车跑得快，全凭车头带。在军工企业档案管理向数字化转变的过程中，档案管理数字化队伍的逐步建立和完善，档案管理数字化队伍的开发和服务，以及进一步发挥档案管理数字化人员的积极性和创造性就显得尤为重要。为了确保军工企业档案管理数字化建设的稳步推进，做为军工企业本身应该采取有力措施，吸引、培养、选拔优秀的档案管理数字人才，建立与数字化建设任务相匹配的人才机制，为军工企业档案管理的数字化建设打牢基础。

古人云：“虽有智慧，不如乘势，虽有基，不如待时。”当前，我们必须要充分认识到档案管理数字化建设对企业发展的重要作用，与时俱进，结合武器装备发展和国民经济建设的需要，去强化对军工企业的档案管理数字化建设，从而促进军工企业的档案管理技术性的提升，实现军工企业的跨越式发展。