切实加强地勘单位干部人事档案的管理与利用

张 生

（内蒙古自治区地质环境监测院，内蒙古 呼和浩特 010020）

近年来，地勘单位管理体制改革取得了重大进展，属地化以后，地勘单位进一步完善了内部结构，优化了资源配置，提高了经济效益。但地勘单位也面临着许多新的管理问题。干部人事档案管理作为地勘单位的一项重要工作也存在着这样或那样的问题。在21世纪这个更加开放的社会，知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强。如何做好新形势下的干部人事档案管理与利用工作就成为地勘单位人事管理工作中的一项重要任务。下面，本人就目前地勘单位干部人事档案管理与利用工作中存在的问题及解决问题的思路及对策，提出一些拙见。

1 地勘单位干部人事档案管理与利用存在的问题

人事档案是人才信息的重要载体，准确、齐全、完整的干部人事档案，历史全面地记载着干部的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映干部综合素质的最重要依据。干部人事档案管理与利用是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施。地勘单位属地化以后，为进一步理顺内部关系，许多单位进行了重组合并，由于人事档案本身不能直接带来经济效益，所以地勘单位对干部人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。目前，地勘单位干部人事档案管理与利用工作中存在的主要问题表现在：

1.1 领导重视不够，专业人员缺乏

干部人事档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作。只有领导重视，档案人员有较好的专业素质，才能做好干部人事档案管理工作。地勘单位属地化以后，干部人事档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式。一些单位重组合并后，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，个别单位对人事档案管理工作重视还不够，档案意识薄弱，监督力度不强，未能对人事档案管理工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，虽然这项工作也有人在做，但真正把人事档案管理工作作为日常工作的长效机制来抓还存在缺陷。一些单位没有配备专用的人事档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理人员。有的单位人事档案管理人员因一岗兼多职疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响了人事档案管理工作的持续性和稳定性。此外，人事档案管理人员因业务不精，导致归档文件在整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，档案不按时立卷归档和未及时移交等情况时有发生。个别人事档案管理人员对档案工作重要性和责任性认识还不够，存在随意应付了事思想。部分单位领导对人事档案管理人员思想、工作、生活上的关心、支持、了解不够，使人事档案管理人员对本职岗位工作热情降低。这些都给地勘单位人事档案工作的开展造成了许多制约因素。

1.2 档案管理制度不规范，管理方式和管理手段相对落后

人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存敢。但重组合并后的地勘单位由于先前的隶属关系、规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如大多数地勘单位人事档案还达不到档案管理“八防”的要求，与整齐、规范统一的要求也有一定的差距。一些单位设施设备不完善，管理体制不到位。多数单位归档材料没有统一的规格，收集过程中纸张大小不统一，档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订，现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。

就我院来说，因为是由两个老单位合并组建的，所以办公用房较为紧张，人事档案材料份数多，资料复杂，多年来没有专门的人事档案室。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。在档案管理方式上，人事部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象，收集、归档工作被动不及时。另外管理人事档案的人员在管理上流于形式，仅充当档案“保管员”的角色，对过去的干部职工档案，只是按接收时间不同在原档案袋上直接编号，因而导致了人事档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性，降低了人事档案工作效率。

1.3 信息开发利用率差，发挥服务作用程度低

地勘单位干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，因为在属地化前地勘单位是“条条”管理，人事档案信息只在本单位或本系统使用。人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在人才培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。

2 地勘单位干部人事档案管理与利用工作的思路及对策

随着地勘单位规模的不断扩大，经济实力的增强，人事制度改革和人员模式改变，给地勘单位带来了人事众多、管理多元化的特点，也给人事档案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的地勘单位人力资源管理系统就体现了地勘单位人事管理的整体管理水平。目前地勘单位人事档案管理工作已远跟不上社会主义市场经济发展的步伐。针对上述问题，为使地勘单位人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用，人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。具体应从以下几方面人手：

2.1 领导要高度重视，提高地勘单位人事档案管理人员素质

干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位干部职工的切身利益。作为地勘单位的领导，应充分树立起档案意识，重组合并的地勘单位应在机构设置和人员编制上给以充分保证，在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施。要不断提高人事档案管理人员的专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。首先，人事档案管理人员要有良好的敬业精神，努力学习、掌握人事档案管理工作的新知识、新技术，了解地勘单位人事档案管理现代化的具体内容。其次，引入竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的人事档案专业人员选拔到人事档案管理岗位上来。第三，地勘单位要将人事档案管理人员的培养纳入单位人才培养计划，不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期地勘事业发展对地勘单位人事档案管理的新要求。

2.2 加强规章制度建设，提高地勘单位人事档案的科学规范化管理水平

建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。一是要全面普查案卷，去糟取精。对过去的档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互关联的资料组合在一起，并编写页码、目录、标题，一一对应，装订成册。二是要加强收集工作，完善档案内容。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合本单位实际制定相应的制度，全面收集材料，特别是对人才信息需要完善的档案内容，注意收集那些能体现干部职工实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、论文发表等新记录补充进档案内容，准确、客观地反映干部职工的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。三是要实行专门统一管理。将所有干部人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。建立专门的干部人事档案库，实行科学、规范的管理。四是增强创新意识，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进。如从立卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序。

2.3 创新地勘单位人事档案管理模式，实现现代化管理

加强现代化技术在档案管理工作中的应用，提高管理效率和水平。目前计算机已应用于人事档案管理工作当中，但多数单位仅限于各类档案目录的输入与检索。我们可以借助计算机来完成本来较繁琐的手工操作的方法还有很多，比如数码技术、影像技术、条形码技术等。加强计算机技术在人事档案管理工作中的应用，帮助解决具体问题，将大大提高管理效率和管理水平。增加资金投入，引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保地勘单位在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，为地勘单位的可持续发展奠定坚实的基础。

2.4 建立信息网络，充分发挥地勘单位人事档案服务效能

干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在许多地勘单位使用，但其发挥的作用程度还比较低。地勘单位要更好的组建干部人事档案管理队伍，建立一套完整的人事档案信息数据库，通过充分开发和利用人力资源信息，将其转化为地勘单位的经济效益。利用计算机技术和网络技术，实现对人事档案的信息共享，为地勘单位的经济发展提供必要的服务。