简析建设工程档案管理的重要作用及其规范化

钟润林

（深圳市宝安区建设工程造价管理站，广东 深圳 518000）

建设工程在前期的发展过程中存在着盲目追求经济效益，但是由于在特殊历史时期获得了改革红利加持，因此建设工程也均取得了较快的发展及进步，不仅使得建筑行业成为国民经济的重要支柱之一。档案管理是实现建设工程长远性发展战略的重要前提和基础，虽然很多建设工程管理层也逐步重视档案管理工作，但是在实际运行过程中却存在着诸多问题，只有深刻认识到档案管理规范化运作的重要性，并针对管理中存在的突出性问题进行深入探讨，才能提出具有针对性的应对策略，对建设工程的长效可持续性发展奠定坚实的基础[1]。

1 建设工程档案管理的特点

建设工程档案管理规范化，对于资料管控有着更强的事前预测与调整，是现代建设工程现代化发展道路上必不可少的手段与措施。首先，档案管理可以更好地分析建设工程发展形势，并结合市场变化趋势制定科学化的目标，同时档案管理可以对建设工程目标的制定进行分步骤完成，对于每一个步骤所完成的时间节点都有明确的规定，同时也对档案风险采取了相应的防范措施，控制了建设工程的档案流动，提升了建设工程的自管能力[2]。

首先，建设工程以往的档案管理，需要各个部门和各个环节分别制定方案和发展策略，但是由于对于档案需求以及档案使用的不同，部门之间的标准会有很大差异性，而规范化的档案管理可以打通建设工程中各个部门的隔阂与阻碍，让档案系统能够更加顺畅地进行信息与资源共享，并将档案管理中所涉及的一系列问题都考虑其中，实现档案资源的合理化分配以及合理化规划使用。其次，建设工程的档案管理整合并不是“一蹴而就”就能完善的工作任务，而是需要在长期的实践过程中找到问题根源，而实行规范化档案管理优化，更好地实现档案的快速运转，对于提高建设工程的档案运转质量具有重要的意义和作用。

2 建设工程档案管理过程中存在的问题分析

2.1 档案管理规章制度缺乏细节性

现阶段大部分建设工程档案管理方面都是执行相关国家的框架性法律法规，同时会根据工程的实际情况以及运行特点建立不同的规章制度，但是总体而言，规章制度缺乏细节性。很多建设工程明确了档案以及档案的使用流程，但是框架较为粗犷，没有明确使用细节以及特殊情况。档案编制既是对以往档案数据的总结，同时也是今后档案使用分析的依据。但是很多建设工程在思想层面并没有认识到档案项目编制的重要性，往往是为了应付检查，以“走马观花”的形式进行编制，如果项目编制缺乏具体性，那么只是在原有的工作上徒增了一样无效又无用的工作内容，而且今后的档案管理也缺乏统一性，很容易造成问题。最主要的是当前很多建设工程仍采用传统的纸质资料管理办法，甚至出现随意修改、涂改等现象，档案报表与学校的档案规划出现了严重不符[3]。

2.2 建设工程档案管理缺乏可执行性

建设工程的档案管理使用上存在着随性较强的问题，很多建设工程都建立了相应的档案管理评价体系，但是由于上述所说的原因，档案管理具有一定的问题，因此管理评价体系也不能客观的对其进行评价。建设工程档案没有充分发挥自身的价值，档案管理方式过于陈旧，而相关记录体系又不能完全反映问题，使得在整个监管过程中缺乏客观性及透明性。评价体系的建立是为了更好地让自己进行合理分配，但是由于上述问题导致了评价体系不能更好运转，没能根据实际档案使用情况进行分析，对于未来的档案使用也无法做到客观、科学、完善的改进评估。

3 新形势下建设工程档案管理的规范化策略探析

3.1 完善档案管理部门，落实规范化管理措施

档案规范化管理必须从建设工程的实际出发点进行深化改革，完善档案管理部门，并改变传统的档案管理思想，不仅要管理层加强认识，同时也要让基层工作人员提高思想认知。工程各部门对于自身工作的各个环节要深入探讨和分析，针对日常的档案管理以及自身诉求要进行充分讨论，并与建设工程的档案管理部门进行对接，充分落实规范化管理措施。建设工程当前档案管理规范化过程中存在问题并非短期内所形成的，因此解决之道也并不能操之过急，而是要站在更高的角度建立档案细化管理方案，注重建设工程档案管理模式的可行性发展。在档案管理细化方案的谋划过程中，应秉承科学谨慎态度，不仅要满足当前的工作需要，同时也要以探索的角度进行“未雨绸缪”的战略布局。同时规范化档案管理方案并不是采用一刀切的方式进行削减，要充分结合当前建设工程中的档案管理问题和弊病，建立中远期的改进目标，以循序渐进的方式改进档案管理中的不良遗留问题，一步一个脚印地向前推进[4]。

3.2 增强客观认识，提升对档案规范化管理的重视

要想全面提高建设工程对于档案规范化管理的重视程度，必须在思想层面提高认识建议管理者，首先提高全面管理的客观认知，并将其作为建设工程发展的重要文化之一，管理层要充分发挥自身的带头作用，并将这种思想由下而上的进行传递，才能让档案管理贯彻到整个建设工程，并让建设工程内的员工对自身的岗位职责更加明确，也使得档案管理能够充分的细化。很多基层员工会简单地认为，档案管理就是行政任务的一种，其实这种想法简单且片面，相关管理层人员要将档案管理的精神思想进行有效传递，在条件的允许下，可以聘请相关的专家进行讲座，以更加专业的表达方式向基层员工传递档案规范化管理的重要性，并将建设工程发展与员工利益分析清楚，让员工充分认识到档案规范化管理对于自身的益处，这样可以更好地激发全体员工细化自身责任的积极性，让档案管理开展更加平稳顺畅。

3.3 灵活利用现代数字档案，提升管理策略

网络时代的档案开发主要依托于网络，并结合当前的计算机及手机等各类移动终端，打破了信息资源的时间与空间限制，为不同的需求群体提供了更便利信息传播途径，同时也能根据媒体技术将档案进行不同类别之间的转换，让档案资源充分发挥自身的社会价值及经济价值。新时代的建设工程，档案群体的需求变化是档案开发的变革基础，很多用户群体越来越需要多元化的档案资源，并在此基础上形成了不同的浏览方式、打开方式。首先，数字化的档案在获取环节更加便捷，不再使用传统的信息载体，可以通过互联网以及移动平台进行及时传递，加上当前大数据以及云计算的广泛应用，使得用户群体的查找更加便捷和精准。其次当前用户的信息需求更加多元化，利用电脑进行信息搜寻，所以碎片化的信息需求量在不断增大，需要搜索和检索要更加精准，甚至还要求建设工程档案开发自动屏蔽一些无效信息，因此档案的开发必然由单向性向多样性转变。

3.4 注重专业化人才的培养，做好人才储备工作

由于当前互联网行业的快速发展，很多工作都与互联网以及计算机行业产生了千丝万缕联系，建设工程档案管理也应根据社会发展形态进行自我创新和变革，强调档案管理的信息化技术融合。信息技术属于单独的学和与建设工程档案管理有着一定的差异性，而当前的建设工程档案管理人员并不具备这样的技能，因此应注重人才的培训，建议建设工程聘请相关的教师以及专家，定期为档案人员进行教学培训，并结合当前档案细化过程中出现的问题进行讨论分析，既要在一定程度上提高建设工程档案人员的档案技能，同时也要深入学习计算机思维，注重网络化技能的使用，降低传统档案工作的弊端。同时，还要注重人才的引进，既可以向社会进行招聘，也可以从建设工程计算机专业进行定向培养，打造自己的人才储备库，为建设工程的档案细化做好准备工作。

3.5 完善应急保障机制，倡导绩效考核管理手段

建设工程的档案规范化管理关系到工程的运行质量，因此要建立完善的应急保障机制，对于各项档案的使用要做到专款专用，强调预算档案的可执行性，同时通过档案管理评价体系，对档案加强信息监管，注重档案系统的风险控制。同时也要让档案建立体系更加透明，接受全员监管，充分利用信息化技术手段进行档案防护。另外，为了更好地激发档案人员的工作热情，应将档案规范化管理作为一项重要的考核手段，定期对员工进行考核，在规范化管理方面表现优异的员工，要有一定的物质及精神奖励，并为员工提供快速晋升渠道，为员工打造公平的竞争环境，也是为建设工程的档案规范化管理不断的选拔人才。

4 结语

综上所述，随着互联网时代的发展，当前建设工程的档案运行过程中，不能再以粗犷的方式进行管理，要加强档案管理的规范化分析。面对当前建设工程档案管理过程中存在的问题及不足，应有针对性地进行改进，通过完善档案管理部门、落实规范化管理措施，并凸显档案编制的可执行性，做好专业人才的培养及储备，建立长期性的经济化管理运作模式规划，为建设工程的档案平稳、安全运行打好基础。