事业单位档案管理及服务效率提升策略分析

张丽丽

（吉林省市场监督管理厅事业单位会计核算中心，吉林 长春 130022）

1 事业单位档案管理现状

1.1 管理人员对档案管理工作不够重视

事业单位对档案的依赖性要高于其他类型的企业，然而就目前来看，事业单位对档案管理工作的重视程度并没有很高。首先是领导层没有对档案管理认识到位，认为档案管理就是负责对文件的整理和存储，或者编写文件等简单的工作，不认为档案管理工作涉及专业知识和技能，因此在档案管理的投入上较为不足；其次是管理人员本身。由于领导层的不重视，管理人员也没有意识到自身工作的重要性，管理工作往往较为随意，而且多数管理人员没有受到专业培训，无法达到资深档案管理的程度。

1.2 缺乏系统的管理制度

档案管理意识的落后进而导致管理制度的缺陷。一方面，事业单位没有按照档案管理的准则和企业的情况制定系统的管理制度，而是仍然沿用以前的管理制度，这样既无法满足现在大量档案管理存储的要求，又没有更加科学的工作流程提升档案管理和服务的质量；另一方面，现代信息技术为档案管理提供了数字化、自动化、信息化的服务系统和平台，这些新型制度和平台能够有效提升档案管理的效率，然而事业单位对档案管理不重视，在此投入较少，因此很多事业单位都没有建立这种数字化管理模式。

1.3 档案管理人员缺乏专业素养

档案管理工作实际上是一种繁琐且复杂的工作，想要提升其管理和服务效率必须运用科学高效的管理方法的同时，还要有专业的管理人员执行。因为档案管理涉及很多管理和整合的技巧，而且现代化档案管理工作还要求管理人员掌握一定的数字化管理技能，而目前很多事业单位管理档案的人员还是以前的员工，他们无法适应数量如此庞大且要求更多的档案和管理流程，事业单位又没有提供培训机会让他们学会和掌握数字管理技能，因此他们在处理档案管理工作上会更加吃力，效率自然难以提高。

1.4 档案管理设施较为落后

档案管理设施设备对提升档案管理质量和减轻管理人员负担具有很大作用。而部分事业单位由于没有意识到档案管理的重要性，对档案管理的投入较少，因此仍然使用一些传统的管理设备，很多工作还是需要人力负责，在处理的档案越来越多的情况下显得力不从心；有一些企业意识到这个问题，也购进了一些新型的档案管理设备，例如计算机、扫描仪、复印机等，但是由于档案管理在日常用到的次数很多，导致很多设备的损耗巨大，而事业单位又没有定期维护和更换，因此很多设备老化，档案管理工作效率下降。另外，档案管理室的环境一般较为封闭，除了堆放杂物等安全隐患外，室内的空气质量也很差，文件的存储环境不够好。

2 事业单位档案管理及服务效率提升策略

2.1 树立正确的档案管理意识

事业单位档案管理意识要从两方主体共同建立：一方是领导层。事业单位的领导要充分意识到档案管理对事业单位的重要性，并且要了解档案管理工作并不是简单的文件整理和文书工作，其中包含的制度、方法、规范和模式都是需要重新制定的，因此要以此对各部门做好宣传，并加大档案管理工作的支持和投入；另一方是管理人员。他们要对自己的工作有明确的认知，并意识到科学先进的管理制度和管理方法的重要性，要有意识地学习和掌握档案管理的技巧和专业知识，并积极应用到工作实践中。

2.2 建立完善档案管理模式

目前档案管理模式需要和新型的管理技术和方法有效结合，并根据事业单位的实际情况进行完善和调整。首先要建立数字化档案管理模式，要积极使用现代信息技术和管理平台、扫描技术等适用于档案管理的相关手段满足目前的档案管理要求；其次要建设自动化管理模式。例如，档案管理查询和数据使用必然要走向自动化，事业单位也必须适应这种趋势而尽早使用先进的查询和数据集成应用解决海量档案数据信息存储和管理问题；再次是体系化管理模式的建设。档案与全部门有关，因此为了提高档案服务的效率，单位应当建立一个档案平台将全部门的信息纳入系统中存放和管理，并建立好各部门之间数据输送的通道，保证数据的准确与兼容。最后是互动化管理模式的建设。档案管理过程要做好联系与沟通，及时纠正和校对档案资料，并做好资料共享交互的工作，方便全部门对档案的使用。

2.3 提高档案管理人员的综合素质

档案管理工作大部分都要管理人员经手，因此事业单位要对档案管理人员的综合素质进行强化与提高。一方面，由于现代化档案管理建设对人员的信息素养要求更高，因此单位应当定期对档案管理人员进行培训，可以聘请专业的工作人员和管理者培训和教授管理人员现今更为新型科学的管理手段，还需要让管理人员尽快掌握数字化档案管理系统平台应用的技巧和技术，让他们尽快上手；另一方面，事业单位要加大对人力的投入，通过提高薪资待遇来吸引更多专业的档案管理人才，让他们加入到管理队伍中解决现在人手缺乏和人员素质不高的问题。

2.4 事业单位加大投入，营造优良的环境

事业单位要提高档案管理和服务的效率，还要在硬件设施和档案管理环境上下功夫。目前现代化档案管理设备已经较为完善，很多设备甚至可以自动化、智能化操作，因此事业单位需要投入一定的资金购置更多新型设备和技术应用到档案管理工作中，提高管理的效率和质量。另外，档案管理室的环境需要定期整理，不应当堆放其他的杂物，定期通风减少室内的灰尘堆积，还要定期排查档案室内的设施、设备完好情况以及杂物、垃圾等问题，减少隐患发生。

3 结束语

综上，事业单位的档案管理工作仍然存在许多不足，分别在制度、人员和设备等方面有一定问题，最重要的是对档案管理工作的意识不够。因此，事业单位必须正确树立思想意识，及时解决管理的问题，提升档案管理及服务效率。