新医改背景下医院档案管理策略思考

华佳芸

（上海中医药大学附属龙华医院，上海 200032）

在医院的日常管理工作中，档案管理具有较高的基础性与核心性。医院档案中会包含医院发展运营的所有信息，同时也会涉及各部门各职位工作人员所形成的工作记录，工作数据。可以说，档案资料会决定医院的发展，是医院前行的命脉。现阶段，在医院档案管理中还存在较多的问题，对医院发展造成了一定的消极影响，所以需要得到工作人员的重点关注。

1 现阶段医院档案管理中存在的问题

首先，医院档案管理制度存在缺陷。现阶段，很多医院在实施档案管理工作时，所选择的主要方式都是手工归档。这一方式不仅会导致工作人员产生较大的工作压力，同时也会影响到整体的工作效率。并且由于人为因素的影响，很多档案甚至会存在书写错误的问题[1]。除此之外，由于医院档案管理工作起步较晚，所以很多医院并没有意识到该项工作的重要性，所形成的关注度不高，所设定的制度标准也并不完善，导致档案管理工作的执行力度极差，从而直接影响到整体工作的质量与安全性。

其次，档案管理人员能力不足。虽然，在当前社会中，很多医院都能够遵循新医改政策的相关要求，对医院档案管理工作形成了有效的优化与调整。但是，由于人员自身并不具备较高的工作能力，也没有积累丰富的工作经验，所以在实施档案管理工作时，所采取的方法与原则仍旧比较落后，无法对工作的质量与效率形成保证。在档案管理工作中，也会展现出较为明显的规范性问题。例如，流程不规范，制度不规范。很多时候档案会在几经转手的状态下，出现丢失或缺少的问题。

最后，信息化技术的价值并未得到全面展现。客观来说，相较于传统的手工归档，信息化管理所形成的优势比较明显。但在现阶段的档案管理工作中，信息技术的建设力度相对较为薄弱。很多医院虽然会设计完整的网络系统以及网络平台，但却并不会在其中融入档案管理模块。在处理某项医疗问题或者检查医疗档案时，也很难及时得到相关信息，严重降低了工作效率。

2 新医改背景下医院档案的管理优化策略

2.1 强化档案管理人员的意识

在医院发展的过程中，对档案加以有效管理，是决定医院发展状态的重要条件，这一点是毋庸置疑的。在新医改背景下，医院的工作模式与工作体系都出现了较大程度的变化。对于处于这一体系中的医院档案管理工作来说，自然也不例外。现阶段，医院档案管理体系并不完善，甚至会存在一些明显的漏洞。造成这一问题的主要原因在于当管理人员的意识不足。所以，在现代新医改背景下，医院方面需要加强人员的培养力度。

首先，医院需要全面推进新医改背景下所形成的各项基本工作，需要宣传与档案管理重要性相关的信息，在浓厚的范围内，培养档案管理人员的工作意识，使之能够正确认识到该项工作的重要性。

其次，医院方面需要专业规范性的组织档案管理人员开展职业培训活动与职业考核活动。虽然在现代社会，很多信息技术都能够在领域中发挥作用，但起到关键影响的因素仍旧是工作人员自身。如若档案管理工作者不具有较高的技能水平，也不具备较强的职业素养，那么很容易会对工作质量形成威胁[2]。然而结合现状分析来看，很多医院在招聘档案管理工作者时，所设立的标准都并不严格，甚至部分医院会认为档案管理只是简单的整理资料管理资料，所招聘的人员并没有经历过专业化的指导与培训。对此一方面，医院需要提高招聘标准，保障所招聘的人才经历过专业学习，拥有职业基础；另一方面，医院需定期带领档案管理工作者开展培训考核任务，并将其任务的推进情况与绩效相挂钩，进一步提高档案管理人员的严谨性与工作态度，保证档案管理的专业性与科学性发展。

2.2 构建完善的档案管理制度

相较于其他国家而言，我国对于医院档案管理制度的拟定时间相对较晚。现阶段，其整体呈现出明显的稚嫩状态。并且由于医院发展速度相对较快，内部工作体系逐渐完善，制度的落后很容易会让工作人员产生工作压力与工作难度，影响档案管理工作的有序推进。

针对这一问题，在新医改背景下，医院方面需要引起重视，加强档案管理制度的拟定完善程度。

首先，医院需要构建完整的管理体系，明确每一份档案的管理标准，确保工作人员能够按照制度实施各项管理行为，确保档案工作的有序推进。

其次，医院需要建设完整的考核制度。档案管理工作中包罗万象，十分复杂。并且，管理档案并不是管理部门一方面的工作，其与医院其他部门之间也会有所联系。为了防止各部门存在推脱责任的问题，医院需要明确各个部门的任务，并且需要将档案管理工作的质量与各部门工作人员的薪资及工作绩效方面相挂钩，确保责任落实到个人以及各部门头上[3]。在此期间，尤其要注重科室主任的职责，使之可以逐步下放权力，提高工作认识，保障工作质量。除此之外，在档案管理工作中，医院也需要融入规范化制度。例如应该采取哪些方式，哪些标准撰写病案书，应该按照何种顺序、何种流程检查并归档档案。为了保证工作人员的态度，医院高层管理者可不定期的进行档案管理巡查以及抽查活动。针对存在工作态度和工作能力问题的人员，高层管理者有权对其实施惩罚，如若其造成重大医疗事故，则需要追究其法律责任。

2.3 适当地融入现代管理技术

现代网络技术的出现推动了社会的发展。前文提及，医院档案管理工作量比较大，并且难度较高。如若单靠工作人员个人能力很难保证整体的管理效果。此时起便可充分借用网络技术，利用信息化系统对档案信息加以有效管理。同时，在现代技术的有效融入下，档案的安全性也能够得到有效保障。例如，在以往的医院发展中，医院通常会划分出一间专门的档案资料室用于档案管理，但很难对潮湿、虫蛀或火灾等问题形成预防。稍有不慎，所有档案都会受到难以挽回的损失。但在信息技术的辅助下，档案管理者可利用信息化软件收录档案信息，并做好备份工作。由传统模式与现代模式的相互融合，保证档案安全状态。具体来说，在利用现代管理技术实施档案管理工作时，工作人员需要注意以下两大要点。

第一，不同的医院有不同的发展情况，也有不同的档案管理要求。档案管理者需要落实以自身的实际需求为标准，划分合理的信息档案管理体系。同时，医院方面需要加大人才的信息技术培训力度，促使档案管理者可掌握熟练的现代管理模式用于的管理工作，保证工作顺利推进。

第二，在设定完医院信息化档案管理体系后，档案管理工作者需要划分好不同部门，不同职位工作人员的档案获取权限。例如哪些部门可以调取档案并修改档案，哪些部门只有权读取档案。在明确好标准之后，实施管理工作，防止档案信息的泄漏与丢失。

2.4 健全档案管理的操作模式

结合现阶段医院档案管理工作中存在的问题分析来看，在新医改背景下工作人员可通过以下几个要点，对档案管理的操作模式加以完善，以此为整体工作的稳定推进奠定保证。

首先，医院管理层的工作人员一定要转化自己的固有思想，正确认识到档案管理工作对于医院发展所能够形成的意义，并能够积极主动地学习现代档案管理理念与档案管理方法，加大档案管理工作的宣传力度。必要时，医院方面也需要组织能力较强，素养较强，经验丰富的人员，形成一支完整的档案管理辅助团队，辅助档案管理部门工作人员实施管理工作，保证每一份档案的详细处理[4]。

其次，医院方面的档案规模相对较大，所涉及的范围领域也相对较为复杂。对此，在实施档案管理工作时，工作人员需要按照一定的标准对档案加以合理划分。例如以医院科室为单元，或者以疾病类型为单元。除此之外，针对一些重要性以及私密性较强的档案，工作人员需要单独管理，并且需要严格限制接触这些档案的权限。

2.5 加大档案管理的设备投入

除先进技术外，先进设备也是档案管理工作顺利推进的重要保障。基于这一前提，医院方面需要适当的加大投入力度与关注力度，基于档案管理工作者具有的实际需求，为其配备完整的基础设施与基础设备。

首先，虽然在新医改背景下，很多医院都引进了信息化的档案管理手段，但传统的档案室管理也不能被随意摒弃。很多时候，医院工作者还是需要借用纸质档案进行档案管理。为了防止虫蛀、潮湿以及火灾等问题的发生，医院方面需要配备完整的保障设备，如灭虫设备，消防设备与空调设备等，为档案资料提供安全稳定的存放环境。

其次，医院方面需要加强计算机设备的维护与管理。虽然信息化管理手段能够大大提高档案管理工作的安全性与效率，但由于计算机自身出现问题，而导致数据丢失的情况也并不少见。所以，医院方面需要大力优化计算机设备的性能。与此同时，完成档案管理工作后，档案管理人员也需要利用硬盘等移动设备对资料加以备份，防止档案丢失后无从查找。除此之外，医院档案容量会随着医院运行时间的不断延长而不断扩大。所以对于档案储存空间具有较大的要求，医院方面需要通过扩大投入的方式，对管理系统、管理软件与储备软件加以优化，切实保证信息化技术的有效应用，推动医院的发展。

3 结论

综上所述，医院档案管理工作具有较强的系统性与综合性。由于医院日常工作比较繁琐复杂，所生成的数据容量自然也相对较大。如若管理人员无法有效对档案形成管理，那么必然会影响到医院的发展。在新医改背景下，档案管理工作者需要积极主动的转化管理思想与管理模式，切实提高自身的现代管理意识，打造完整的管理制度，融入管理现代技术。除此之外，也需要对档案管理的模式与设备投入形成较高关注度，在完整的管理体系下，推动医院可持续发展。