PDCA循环在医院科技档案管理中的运用思考

燕 华

（重庆市涪陵中心医院，重庆 408000）

医院科技档案管理指的是医院科研技术档案与自身信息管理的重要工作，包含医院从建立至今有关医疗活动的各种文字、图像、记录信息，随着医院医疗水平与规模的不断增大，医院科技档案的内容与管理要求都在不断提升。医院科技档案管理水平直接影响到医院科研工作发展，医院的等级评定也与科技档案的管理水平紧密相关。为了确保医院科技档案管路实现规范化、精细化目标，PDCA作为一项重要的管理措施已经得到广泛的应用，在医院科技档案的发展中具有非常重要的意义。

1 PDCA循环管理概述

PDCA循环法又称为“戴明循环”，是由管理学家提出的一种标准化、程序化、科学化的基本管理方案，PDCA分别指的是Plan（计划）、Do（实施）、Check（检查）、Action（处理）四阶段管理流程，能够让管理对象实现循环提升并得到质量保证。上述四个阶段在管理中一直处于一次次的循环运行中，如果部分问题在第一次循环中没有解决，则会作为下级阶段计划再次解决，从而在管理过程中实现各种需求、问题阶梯式的螺旋上升。PDCA循环管理可以在任何一项逻辑工作中进行应用，对于企业绩效管理的作用尤为显著。

P阶段：制定明确的活动计划，设计出完善的工作目标与实施方针；D阶段：达到工作目标的具体实施过程。C阶段：对实施后的结果进行分析总结，判断实施效果与P阶段目标的差异。总结出实施过程中的问题，发现问题是该阶段的工作重点。A阶段：此阶段需要将检查出的问题进行处理，处理结果较好的应该继续保持并发扬，对于依旧未解决的问题要分析总结作为下一循环的记录。同时此阶段还有可能输出具体的指导文件用于后续工作指导。

2 医院科技档案管理现状

目前，医院档案管理受到内外双重压力与挑战，一方面医院现代化水平的发展使得自身档案管理方式出现了巨大变化，各种信息化系统在医疗行业的使用，使得很多医院的科技档案管理正处于切换过程中。另一方面医院科技档案管理在现在医院发展中的重要性不断提升，已经成为医院从事一切科研活动、评选活动的基础，医院科技档案的管理已经成为促进医疗水平与科研质量发展的重要保障。

1）制度不健全。当前医院档案管理的主要内容还是以临床病例管理为主，相关人员对于科技档案管理的重视程度不足，档案管理人员也缺乏对于科技档案内容的了解，这一系列问题说明医院科技档案的制度存在端部，为了应对医院现代化建设的发展需要，现有的科技档案管理机制需要进行有效改进，避免科技档案管理制度成为制约医院科研工作发展的因素。

2）档案管理人员综合素质不高。医院档案管理人员基本不属于医疗体系相关人员，且具有很强的流动性，大部分档案管理人员不具备科技档案管理水平，所以当前医院科技档案管理人员的专业化水平需要进一步提升，尤其现代互联网技术和信息平台的应用，对于管理人员的网络技术已经成为必然要求，现代管理技术与管理观念的缺乏必然会影响到医院科工作的持续发展。

3）科技档案管理较为分散。很多医院在档案管理中并没有划分出专门的科技档案管理部门与人员，大量医院档案处于分散式的管理方式下，导致科技档案在数据收集、使用时的效率低下，一些大型科研项目和科研成果管理分散、分类不清晰，非常不利于医院科技档案管理的可持续发展。

4）科技档案管理的现代化程度不高。随着现代互联网、大数据技术的不断发展，科技档案管理已经从纸质管理发展为数字信息化管理。与医院信息化系统及第三方平台的联系不断加深。但是很多医院对于科技档案管理这方面的重视程度不高，相关资源的投入不足，科技档案的使用仍然停留在手工检索阶段，严重影响到现代医院管理的发展水平。

3 PDCA循环在医院科技档案管理中的应用

医疗科技档案有医院科研管理与档案管理两部分组成，随着医疗科技档案数量增加与管理方式的更新，医疗行业对于科技档案的重视力度不断提升，因此越来越多的医院都开始采用PDCA循环进行科技档案管理，通过计划、实施、检查、处理流程的不断循环实现科技档案的高效管理。

1）计划阶段（P）。医院科技档案管理的目的就是要保证医院科研信息的充分利用，让科技档案在医院医疗水平中发挥最大作用，所以医院要针对当前科技档案目标有完善的管理规划，前提是对于科技档案管理要有明确的制度要求，将医院科研活动中有价值的数据、文字、音像等相关记录进行集中保存。包括科研活动中的课题、计划、任务书、实验记录、技术总结以及经费的使用情况等，尽可能将所有的科技活动信息进行保存应用。因此，医院在科研活动开展前就需要明确各项需要归档的文档，根据文档确认相关计划的实施情况，相关科研文档的内容、要求提前进行规范。

2）实施阶段（D）。医院科技档案管理应严格依照项目计划的要求开展，首先对于各项科技档案要实行统一管理，根据不同业务设计出清晰的归类方案。其次让每一位医院工作者与档案管理者明白要做什么、怎么做、如何做。所以针对实施阶段的档案管理工作要有一个制度学习的过程。医院可以将科技档案管理的细则进行宣传，针对档案管理人员进行全面培训，推进医院科技档案工作要求与内容的不断完善。

3）检查阶段（C）。医院科技档案管理的实施检查是科技档案管理中非常重要的一项，检查阶段一方面能够让管理人员充分了解所有的档案管理内容，对各项科技活动档案进行明细划分。另一方面加强档案的落实检查有助于档案管理完善科技档案计划、实施中的不足，针对科技档案控制制度的偏差不断进行纠正。

4）处理阶段（D）。目前，PDCA循环在科技档案中的应用还处于不断探索的过程，一方面要分析出现有的管理方案是否存在改进的地方。定期开展科技档案管理效果的考核分析是非常必要的，在处理分析阶段需要对科技档案的结果进行认真总结，包括科技档案管理结果、管理人员工作反馈、各部门执行情况等，都需要能够给出两方面的优劣评价。另一方面处理阶段要针对PDCA循环管理输出成果文档。比如下一阶段的管理要求、科技档案管理的新需求等。所以处理阶段在整个PDCA循环管理中具有承上启下的作用，这一阶段的任务目标具有以下几点：（1）纠正错误。较好的规章制度予以发扬，反馈的问题及时进行改进。（2）成果输出。输出有价值的科研档案，满足医院科技档案管理的各种需求。（3）问题迁移：针对未解决的问题过渡至下一循环过程进行解决。

4 结束语

综上所述，PDCA循环管理模式在医院科技档案管理上具有非常积极的作用，能够从管理制度、管理人员、医院活动中进行全面优化改进，从而形成在医院科技档案管理中形成自下而上的管理与反馈机制，有力地推进现代医院数据信息化发展。