新时期人事档案数字化应用及解决方案分析

周 俊

（湖北省恩施州利川市人力资源和社会保障局，湖北 恩施土家族苗族自治州 445400）

数字化就是将信息转变为数字信号，通过0和1来快速识别计算机技术的发展，能够使人与数字融合为一体，任何一个数字化信息都有一个明显的字节。随着社会经济的发展，数字化并不局限于计算机技术，与人们的日常生活紧密相连，通过数字化的方式为人们提供更多更好更优质的服务。人事档案的重要性决定了其社会价值。人事档案会成为社会历史发展不可缺少的因素，是用来传递过去和现在的，可以为未来制定更好的计划。

1 人事档案管理的主要问题

1.1 人为因素

在人事档案管理中，由于档案管理人员自身素质较低，缺乏专业的培训，这样也使得档案结构不合理，大量高层次档案专业人才缺失，使得档案管理无法达到预期要求，严重影响了人事档案管理工作的开展效果。在数字化档案建设中，由于人为因素的影响，导致各种操作不当，使得重要资料丢失或破坏，严重影响了人事档案信息化技术的开展效果。

1.2 环境因素

在网络环境高速发展的背景下，各种各样的木马、黑客、病毒软件层出不穷，对信息安全造成极大破坏。人事档案数字化建设如果不够重视对人事资料的妥善保管，也很容易造成信息丢失。在档案资料管理方面，缺乏完善的管理机制，这样也会造成人事单位档案资料存在明显的问题，档案无法得到有效利用，不符合为人民群众服务的要求。

1.3 职业道德因素

在人事资料档案管理方面，最主要的是有管理人员对档案进行收集和整理，所以管理人员的职业道德水平会直接影响档案管理工作的开展效果，一旦管理人员出现职业操守的问题，必然会导致传统档案受到严重影响。很多单位忽视了对人事资料档案管理的正确认识，管理人员缺乏足够的责任心，没有保证档案资料的有效发展，甚至没有将档案管理工作纳入单位管理工作之中，使得单位缺乏完善的档案管理制度。

2 人事档案数字化建设的作用

2.1 提高经济效率

过去档案管理使用广泛模式，即增加办公室职员和办公室费用是解决这个问题的唯一手段，结果是管理费用大幅增加。档案的数字化管理不仅可以将传统的纸质档案信息对象转变成机器可读的档案，节省储存成本和空间，而且还可以非常方便快捷地确认，防止资料复制的问题。

2.2 提高办公效率

通过数字人事档案管理及时存档和尽快使用数据。以组织部门为例。干部任命和晋升需要详细准确的人事档案信息。但是档案的数字化管理可以提供详细及时的数据和信息，为领导决策提供服务。同时，使用数字人事档案管理，您可以非常简单地查询数据，并使办公室职员无需离开家即可了解世界上的主要事件。由于信息的时间和空间流动，数字存档实际上成为“无墙存档”，存档基本上从人事档案实体的存储库变成了提供方便使用的信息控制中心。

3 人事档案数字化问题的有效解决措施

3.1 提高数字化档案管理的安全性

在数字化档案建设的过程中，最主要的就是确保数据资料真实准确，在数字化档案建设时，应该运用各种现代化的技术手段，提高对数据资料的利用效率，保证数字档案建设水平全面提升。充分增强其使用价值，避免造成损失，集中力量加强对数字化档案的建设水平。在档案数字化转换的同时，应该加强对档案信息的安全处理，做好备份管理工作，运用现代化的技术手段，提高档案资料的整体利用效率，避免出现人为档案资料丢失的情况，增强人事档案管理的利用效率，有效地促进了我国各项事业的建设和发展。

3.2 开发出适合本单位的数字软件

数字化档案的建设离不开配套软件的支持，所以在数字化档案建设时，要加强对软件硬件的开发与利用，在过去单位建设数字化档案时，往往会选用现成的软件模板进行设计，这样就很容易造成数字化档案管理起不到应有的效果，而在新时期根据对单位的实际情况进行分析，确保档案管理工作开展效果得到增强，这样也可以全面提升数字化档案建设的质量，保障单位数字化档案管理的效果大幅度提升。

3.3 制定数字化档案管理机制

确保数字化档案顺利推进，最重要的就是积极加强对数字化档案管理制度进行创新与优化，通过多种技术手段制定符合单位发展需要的人事档案管理资料和管理机制，确保单位的各项制度有机连接，相互协调，共同推进数字化档案的一体化发展。

3.4 加强管理人员职业素质

数字化档案建设中管理人员的素质会直接影响建设的质量，为此，必须要积极提高对档案管理人员的职业素质考核，让他们能够建立健全完善的数字化评价机制。这个数字化档案管理效率大幅提升。通过加大对管理人员的综合素质培训，让他们能够树立正确的数字化档案管理意识，明确数字化档案建设的重要责任，同时也能够增强数字化建设的质量与水平。同时还要积极提高管理人员的政治素养，让他们深入学习我党的政治思想，武装自己的头脑，灌输“为人民服务，为社会服务”的宗旨，树立正确的人生观、价值观和世界观，提高档案管理人员的技能与水平，使他们拥有过硬的技术本领，确保系统掌握管理的专业知识。

4 结语

人事档案数字化建设顺应时代发展的趋势，也是我国现代化信息系统建设的重要组成部分，只有积极加强人事档案资料管理的整体效果，全面推进人事档案数字化建设水平，才能够有效解决人事档案数字化资料存在的各种问题和不足，并采取多种措施加强人事档案管理的效率，满足人事档案数字化发展的需要。