城建档案管理数字化建设研究

朱娅妮

（凯里市城市建设档案馆，贵州 凯里 556000）

随着信息技术的不断发展，政府应该不断加强城建档案数字化建设工作，提升工作的效率，充分挖掘档案的内在价值，为城市的建设发展进行助力。在城建档案管理中融入数字化的概念，能够对分类目录和全宗目录进行有效地管理，解决档案资料过渡沉积的问题，减轻工作人员的压力，加快工作的推进速度。

1 档案管理数字化的概念

档案管理数字化是以数码设备和扫描仪等成像设备为载体，对原始的文档进行数据信息采集，之后把采集的信息转化为计算机能够识别的模式，之后把它们存储到U盘、磁盘或者其他移动设备中，按照不同的类型进行专项管理。这样能提升管理工作的效率和质量，实现资源共享的目的。档案管理数字化是一项长期且复杂的工作，应该循序渐进地推进，要对资料采集整理、数据资料存储、移动设备选择、信息扫描以及存储管理等环节进行重点把控。现阶段，档案管理数字化建设的主要模式为：第一，在全社会范围内开展数字化建设工作，比如学校、企业、政府部门都对档案进行转化。第二，构建科学的管理机制，采取纸质和数字化双向存储模式，保障信息的安全性[1]。

2 城建档案管理数字化建设的重要意义

2.1 符合时代发展的基本要求

城市一直处于变化发展的状态，现阶段信息技术和数字化技术不断发展，加强城建档案管理数字化建设符合时代发展的基本要求。以数字化技术为基础，构建系统化的档案管理平台，能对档案管理工作进行有效整合，提升查询统计工作的效率，优化信息共享的效果。

2.2 提升档案管理的效率和规范性

城建档案与城市的方方面面有着紧密联系，牵扯的范围较广，档案的数量较多，内容较为庞杂，在收集、整理和分析工作中会耗费大量的人力和物力。现阶段，城市的发展速度和人们的生活节奏逐渐加快，科学地应用数字化技术能提升档案管理的效率和规范性，降低工作人员的压力。

2.3 增加档案的利用率和开发价值

城建档案不仅能存储城市的发展信息，它还具备重要的使用价值。通过对城建档案进行检索和查询能够从中提取重要的信息，为城市的发展和建设工作提供科学的数据支持，城建档案是重要的城市资源宝库。所以应该进行城建档案管理数字化建设，简化查阅和检索的环节，增加档案的利用率和开发价值。

3 城建档案管理数字化建设的模式

3.1 明确城建档案数字化建设的指标和要求

城建档案管理数字化建设能够为之后的档案数字化建设工作提供蓝本和参考，是数字化建设工作的前提和运行基础，同时也规划了数字化建设的具体实施模式。在推进城建档案管理数字化建设的过程中，要明确建设的指标和要求，这样才能对各个要素进行有效把控，确保建设工作有的放矢。在进行数字化建设时，应该提升城建资源的信息的有效性，确保各项信息能够真实且直观反映城市的情况。所以在正式进行数字化建设之前应该进行严格的档案信息采集、汇总、存储、分析、分类等工作，在纷繁复杂的信息中提取有价值的内容，为建设工作提供数据保障。工作人员应该在遵守国家各项法律法规的前提下进行档案整理工作，保障各项指标符合档案管理的要求[2]。第一，按照不同的类别进行整理。主要包括：综合类、城市勘测类、城市规划类、城市建设管理类、市政工程类、公用设施类、交通运输类、建设科学类、地下管道、建筑工程、名胜古迹和园林绿化以及民用建筑类等。第二，不同的城建档案需要使用不同的格式，要保障其中的内容清晰直观。第三，工作人员应该按照管理的要求配置不同的操作设备，并且加强采集、整理和汇总工作直接的衔接性，严格规范自身的行为。

3.2 构建数字化城建档案管理系统

在一般的情况下，城建档案管理部门需要与专业的数字化软件公司进行合作，一同构建数字化城建档案管理系统。档案管理人员需要利用自身的专业知识和工作经验对软件公司提出的实验性方案进行分析和评估，探究它的可行性和安全性，运行数据进行调研工作，采集系统的运行参数，对系统进行反复多次的调试和演练。同时为了能够提升城市信息资源的利用和开发效果，实现信息共享的目的，应该把城市的政务资源和城建档案资源进行有机地整合，这样居民们和工作人员就能在同一个系统中采集到所有的相关信息，保障数字化建设的价值。例如，某市对城建档案馆加强数字化建设，为馆内配置对应的区域网以及档案管理系统，利用计算机对城建档案资源进行有效管理，并利用软件对档案进行编著目录、资源统计、数据检索以及应用等操作。建立档案馆的门户网站，建立专属的主页，与政务网进行联通，一同提供查询服务。值得注意的是，要切实保障城建档案管理系统和网站的安全性，避免发生信息遗失或者泄露的问题，合理地规避管理的风险。

3.3 配置城建档案数字化信息存储库

现阶段，城建档案已经满足数字化建设的基本条件，并且外部的软件设备也在不断优化和完善。其中建设工作的关键内容为配置档案的存储数据库。第一，要明确档案存储数据库的基本构成要素，即空间存储库、音频影像资料库以及数据文档库。不同的数据具有不同的存储模式和格式要求，各个数据库之间具有直接联系。当用户输入某个关键词进行检索操作时，每个数据库都能对内部的信息进行编码和处理，从而摘取出有价值的资源信息。第二，充分发挥存储数据库的检索能力。在城建档案库中能够进行高效的数据检索工作，是数字化建设的根本要求。只有能根据指令快速地搜寻信息，才能提升管理工作的效率，为之后的决策和城建规划提供数据支持。在构建存储数据库时应该利用新媒体技术和大数据技术的抓取功能，对城建信息资源进行多层次的开发和利用。在构建信息时应该保障操作的安全与合法性，提升系统检索的效率。

3.4 科学应用管理城建档案资源

当正式完成城建档案管理数字化建设工作后，应该制定科学的管理机制。第一，以我国的法律法规为基础，制定完善的管理和应用机制，采取分层查阅和管理模式，规范不同人员的管理权限和责任。这样既能保障城建信息的利用效果，又能提升管理的安全性，确保城市的和谐稳定发展。第二，构建系统化的城建档案管理数字化人才队伍。首先应该优化管理人员的职业素养，增加他们对管理工作的归属感和认同感。其次，采取多样化的业务培训工作，提高档案管理人员应用信息技术的能力，提高使用数字化技术平台的熟练度。同时开展有针对性的教研活动，向他们介绍数字化档案的最新研究成果和发展动态，增加他们的知识储备量。

4 结论

综上所述，城建档案管理数字化建设符合时代发展的要求，是管理工作改革的必由之路。数字化建设工作不仅能为档案管理提供极大的便利，还能积极地解决城建档案管理中的各项挑战，促进城建资源的科学管理和开发，提升城建档案管理工作的安全性和严谨性。