高校档案数字化建设可持续发展策略分析

陈 雨 赵益洋

（沈阳工业大学，辽宁 沈阳 110870）

档案是原始数据的重要存在形式，对于之后的研究有至关重要的作用和意义，现在信息爆炸时代，信息的产生更加密集，并且信息的种类更加丰富，故而需要一套强而有力的信息管理机制，而如果使用人工则可能会失误，从而使档案遗失或归类错误，这对于之后的数据分析处理是极为有害的，故而，面对于此种情形，档案的数字化建设是必不可少的，尤其是在高校等场所。

一方面，高校的信息产生之频杂、之迅捷是其他机构所不能匹及的，这就要求档案管理可以在单位时间检索更多的信息，并且这些信息的获取应该更加简单高效，以便使用和保存。

另一方面，高校中的信息种类多样，如：基础试验数据、采购信息、设备维修情况、教职工信息、学校专利情况等，这些数据既不能相互混杂，亦不能泄露。前者对于数据后处理产生极大的阻抗，而后者关系到高校之根本，不可马虎。但是传统人工往往会出现很多问题，这时必须使用数字化建设来为其保驾护航。

至此，可以说高校的数字化建设是必不可缺的，甚至是迫在眉睫的。

档案管理的意义就是一切为了使用者，故而以此为核心提出档案管理的五种基本准则，该准则已经得到业内普遍认可[1-3]。

1 高校档案建设的基本原则

1.1 经济性原则

所谓经济性原则即是尽可能使档案保存的成本降低再降低，对于数字化档案管理而言，比起传统的纸质档案管理的成本已经有所降低，但进一步的成本降低应具体落实在建立成本和维护成本之上。

1.2 重点性原则

由于现在扫描技术的限制，我们在进行纸质档案和数据档案的对接上，依然是使用人力作为辅助，这样就对数据的录入工作产生了筛分性，即不能无差别的录入所有信息，故而，数据的录入应以使用频率作为一个参考指标，优先录入使用频率高的数据和正在计划中的数据，前者如事实数据库，而后者因计划的不同，种类差别较大，故不一一列出。

1.3 安全性原则

在使用数字化档案的时， 生成的数字化文件在每一个环节都会有数据遗失、数据误码、数据流出、被恶意程序破坏等情况的出现。故，对于在高校使用数字化档案系统时应注意相关的安全意识，严格落实每一环的规范操作和控制非工作人员的数据权限。

1.4 真实性原则

档案的数据使用一定要以保持数据本身的信度和效度的基础上进行使用和录入，在后续的数据使用和进一步补充录入时，一定需要强调的是数据的可靠性，比如对于同种试验测定，应保证一定的重现性和可合并性，并且对于不同条件的测试条件也应该一并录入，这样可以有效的增加数据的真实性。

1.5 可读性原则

数据的使用一定要便于使用，不便于使用的数据即使数据的信度和效度再高，所呈现的信息也是不能令人满意的，一方面包括数据的录入状态，诸如表格、图示、零散数据，这些数据需要进行整合成某种规范的数据类型在统一录入；另一方面，为保证数据的进一步使用的可读性，要求数据类型的相互转换的便利和高效。从某种意义上而言，不便于使用的档案也不是好的档案。

2 高校的档案建设的工作思路

对于以上的论述，可以明确的事情为，高校档案的建设工作思路应该以高校档案的建设的五大基本原则为蓝本进行。

2.1 档案储量丰富及优化

档案的建立就是为了数据的查询和使用便利，但是由于数据总量的不足够充裕导致往往会额外花费不必要的人力资源和财力资源对于原有的数据进行二次验证。这种现象一方面展示了当前事实数据库的信息密度不足，另一方面显示了在最初进行数据录入时的操作规范或相关信息过少等问题。

对于这个问题的解决，一方面是使用资金购买其他公司的数据库使用权限，以丰富数据的总量和效度，另一方面则是与其他高校进行科研互助计划，共享部分数据，以求数据的相互使用，甚至是相互补充，这无论是对于数据库的维护成本的降低亦或是数据库的信息量提升均有明显的帮助。

故而，为保证使用者更便利的使用数据化档案，高校之间甚至是高校与企业之间和合作已经成为一种趋势，其核心目的为丰富档案的信息量。

2.2 档案立体化建设

档案的立体化建设是极为重要的，如果只是使用数据化的档案去替代传统的纸质档案数据库，很有可能只是形式的改变而不能对于现有档案产生进一步的影响。

现在存在一个问题，一方面由于档案的数据库信息不足，导致教职工使用时不愿意使用本校的数据库，而进行档案管理优化时却不能提出有效意见。这种情况的持续只会使档案管理最后变为亢职，故而，档案的建设不应该只是档案管理员和相关领导的工作。

对此，解决方案有诸如形成自身的文化氛围、和高校本身的文化进行联合或者举办公开活动等。其核心目的为提高档案的曝光度，一个良好的档案馆，即使数据精确、效度极高、查询便利，但是没有被使用就等于没有。

故而，档案建设的持续发展和长治久安在于档案管理的立体结构，这对于档案的可持续性发展至关重要。

2.3 档案制度优化

档案的数据录入是一项至关重要的任务，我们需要明确的是，由于现在扫描技术仍然不能满足使用需求，故而，数据在从纸质档案进行数据化转移时，仍然有相当大一部分工作是人工处理的。

人工处理的部分需要进行严格的规定，以保证数据的录入和整理不出现本来可以避免的问题，对于规定需要落实到条例，对于事故后的问责要精确至个人，这就意味至需要对现有制度的进一步落实，这方面可以以数字化监控相关工作的进行程度。以保证减少数据误码率，甚至避免在数据转移时产生误码。

3 小结

本文以档案管理的五大基本原则为核心点，以此结合着现有存在的问题提出了三点数字化档案可持续发展的建议与看法。有理由相信，根据严格的管理条例、立体化的档案建设以及档案本事的优化，可以建设更加具有现代时代特质的可持续发展的数字化高校档案管理系统。