关于信息技术在档案管理中的应用思考

◎王正梅

当今的信息技术与档案管理工作有效结合，加快了推动档案数字化建设的进程，不仅有利于提高档案管理工作的效率和质量，而且也能够进一步规避传统档案管理工作中存在的一些弊端。因此需要掌握信息技术在档案管理工作中应用的要点，全面推动档案管理信息化的水平。

一、信息技术在档案管理中的应用优势

（一）保证数据共享

在信息技术使用过程中，其依托于网络平台能够实现信息的畅通传输和高度共享。基于信息技术的优势，将其档案管理工作中进行应用，可以加快推动档案信息的电子化和数字化，为档案信息的高效利用和共享奠定良好的基础。档案管理工作中，对于庞大数量的档案信息进行整理、储存和利用是最为核心的工作内容，通过运用信息技术，可以为这些工作的开展提供重要的技术支撑，使信息共享成为可能。在现代化档案管理实践中，档案数据信息在应用价值更好的凸现出来，因此需要重视档案信息价值的有效发挥，实现档案信息的读取共享，从而全面提高档案管理工作的信息化水平。

（二）提升管理效率

目前在实际档案管理工作中，由于工作量较大，工作任务过于繁重，需要对各种各样的数据信息进行处理。由于传统档案管理模式中，无论是档案信息的分类、整理、存储、信息查询读取等操作完全由人工来完成，不仅信息处理效率极低，而且档案管理工作质量也得不到保障，通过将档案管理工作与信息技术相结合，可以自动完成档案信息的分类整理工作，快速实现信息查询读取，档案信息存储和利用水平大幅度提升，不仅档案管理工作整体效率提高，而且档案管理工作的准确性和智能化水平也得到了有效的提升。同时在网络技术和计算机技术的支撑下，以前档案管理工作中一些人工无法完成的档案处理工作借助于信息技术都可以高效率的完成，有效的节约了时间，降低了档案管理人员的工作强度。

（三）延长档案保存时间

以往单位在存储档案资料时，运用的是纸质版本，会将大量的数据资料用纸质形式保存下来，存储难度大，同时也会造成时间和空间浪费。再加上纸质材料在保管方面难度较大，容易受自然存储环境和条件的影响，很容易造成档案破损，特别是当发生严重的自然与人为事故时，会严重破坏宝贵的档案资料，给单位发展带来不可逆转的损失。而在信息化技术的支持下，单位可以构建电子化的档案管理系统，用电子化的形式把档案资料存储起来，同时还能够将数据进行有效保存与备份，不仅延长了档案的保存时间，还避免了占用过多的空间，提高了适应不良环境的能力，让档案信息能够长久保存和应用。另外，除了实施电子存储之外，单位还可以运用电子扫描、光盘存储等方法，保存特殊数据，保证档案的持久使用。

二、信息技术在档案管理中的有效应用分析

（一）加快推进无纸化办公建设

在当前档案管理工作中，要求领导层要对档案系统信息化建设给予充分的重视。由于档案管理信息化建设过程中对人力和物力需求较大，还要引进专业的信息化人才。这也决定了档案管理信息化建设是一项长期性、系统性的工程，通过单位领导给予充分的重视，能够有效的实现档案管理信息化建设过程中人力和物力的保障，并能够将档案信息化建设纳入到单位发展的整体布局中来，进一步优化档案管理信息系统的框架，全面提高档案管理信息化建设水平，为档案信息处理效率的提高奠定良好的基础。

（二）档案管理机构要提高标准化、规范化水平

在社会发展过程中，档案机构要着力提高标准化，规范化水平。档案信息系统建设离不开档案信息标准的指导和规范。档案信息系统建设好坏的衡量标准是档案管理工作最终的标准化、规范化水平的提高。所以要不断推进和加强档案信息管理平台建设，各种管理系统不能杂乱无章，系统要兼具整体性和实用性，要具备较强的可操作性，能够让档案管理人员利用档案管理系统整理档案信息。同时要建立档案信息化管理规章制度，无规矩不成方圆，要从人员的职责岗位、操作流程、信息处理方法等方面严格规范，对档案信息质量要严格把关，建立起统一的档案信息管理标准，实现档案一体化管理，以实现档案资源的无缝对接，全面提高档案管理效率。

（三）多媒体技术应用

在信息化档案管理中，应用多媒体技术能有效处理档案信息中的图、文、声等资料，能为档案信息查询提供更加人性化的服务，其主要服务内容包括：一是支持全文检索。在传统的档案检索中，主要采用关键词检索的方式；而依靠信息技术，所有的纸质文档都得到了数字化转换，工作人员只需要按照资料库中具体的分类要求，针对性地查找档案；二是对音像档案信息的检索。在传统检索中，针对音像档案类资料主要通过借助辅助设备才能获取信息，如果没有辅助设备支持，则无法获得信息。三是在档案信息编研中，工作人员通过计算机就能编辑档案信息（在权限允许的情况下）；除此之外，还能通过光盘、U 盘等拷贝资料，实现对资料内容的编辑，这是传统技术无法所代替的。

（四）多元技术在档案管理中的应用

信息技术作为现代化的技术手段，在档案管理工作中进行应用时能够更好的满足档案信息处理要求。由于信息技术手段存在多样性特点，因此在实际应用过程中，需要针对不同信息技术在档案中应用的范围进行明确。具体可以通过运用多媒体技术来对档案信息的图片、文字和声音进行处理，为信息查询提供人性化服务，更好的发挥出多媒体技术的价值，实现对档案信息的高效检索。同时还要重视信息存储技术的应用，实现档案信息的高效、安全存储，全面提高档案信息存储的效率，更好的满足多媒体交互信息存储的需要。另外，还要充分的利用条码技术，借助于采集器来对档案条码进行扫描，实现对数据信息的读取，计算机则会对与这个档案有关的资料都显示出来，可以有效的提高档案管理工作的质量，降低档案管理人员的劳动强度。

三、结束语

在档案管理工作中应用信息技术，这不仅是时代发展的必然要求，同时也是档案工作发展的主要趋势。在实践档案管理工作中应用信息技术，不仅可能提高档案工作的区域性，延长档案保存时间，确保档案信息的完整性，还能够实现档案信息的有效共享。为了能够进一步促进信息技术的应用水平，还需要建立健全相关的保障措施，进一步对档案管理工作信息化建设工作进行优化，从而全面提高档案管理工作的信息化水平，积极促进档案信息的高效开发和利用。