新时期优化劳动人事争议仲裁档案管理方法探讨

苏 勇

（内蒙古自治区呼伦贝尔市鄂伦春自治旗劳动人事争议仲裁院，内蒙古 呼伦贝尔 165450）

随着人事制度改革的不断深入及劳动者维权意识的不断增强，在发生劳动人事纠纷时，更多的人会选择到劳动人事争议部门申请仲裁。所谓劳动人事争议仲裁档案，就是劳动人事争议仲裁机构在案件处理过程中针对使用相关的各种文字、影像、人证物证以及其他证据载体，形成的客观记录，对于争议裁定部门、案件本身以及仲裁双方都有非常重要的意义。一方面，有利于监督仲裁员依法办案，又可以科学有效地管理仲裁档案；另一方面，全面、详细、规范的仲裁档案是后续劳动人事争议仲裁工作的有效借鉴。因此，不断优化劳动人事争议档案管理工作，是促进劳动人事争议仲裁工作科学化、数字化，构建和谐劳动关系的重要组成部分。

1 现阶段劳动人事争议仲裁档案管理存在的问题

劳动人事争议仲裁档案是劳动人事争议过程的重要记录，具有真实性的特点。随着经济的快速发展，人事制度改革不断深化及劳动者维权意识不断增强，劳动人事争议仲裁案件逐渐增多，这对劳动人事争议仲裁工作提出了更高的要求。而档案管理作为劳动人事争议仲裁工作的重要组成部分，在规范劳动仲裁工作、提升案卷管理水平等方面发挥着重要作用。但当前劳动人事争议仲裁档案管理工作仍存在一些问题，这也大大降低了劳动人事争议仲裁档案管理的质量。

第一，档案管理信息化水平亟待提升。信息时代下，互联网技术的广泛应用在各行各业的领域当中，劳动人事争议仲裁档案管理也不例外。但在大多数档案管理工作过程中，互联网的优势并没有被充分发挥出来。各地档案管理仍以手工操作为主，计算机只是起辅助记录的作用。在后期案件查询过程中，仍需要人工来处理操作。这样既增加了工作量，使档案管理更加复杂，也阻碍了档案管理工作的顺利开展。与此同时，由于档案管理人员的信息化水平较低，导致大部分档案存储都以纸质材料为主，一旦发生重大灾害，就会使档案材料严重受损。

第二，档案管理工作者专业素质亟待加强。劳动人事争议仲裁档案详细记录了劳动人事纠纷的详细内容和处理过程。当前，我国基层劳动人事争议管理部门的工作人员较少，且档案一般是由一到二名人员来进行兼职管理。而这些兼职档案管理人员通常没受到过专业培训，只是负责一些简单的工作内容，这就很容易造成档案管理工作流于表面，造成档案利用效率低，无法发挥出档案管理的真正作用。

第三，档案管理工作流程繁琐。通常来说，在劳动人事争议仲裁案件结束后，会按目录来进行案件档案的排序。如果缺少资料，会让当事人进行补交。资料齐全后，才会进行归档。在此环节中，需要采用纯人工的方式来进行。由于流程较为繁琐，耗费时间较多，严重阻碍了档案管理工作效率的提升。

第四，重视程度不高。作为人事档案管理的重要组成部分，劳动人事争议仲裁档案一般由劳动人事争议仲裁部门进行管理。而劳动人事争议仲裁的工作重点通常是审理和调节劳动纠纷，容易忽视档案管理工作。部分工作人员认为档案管理只是一项后勤辅助工作，所属政府组成部门在基础设施配备及人员培训等方面也都未给予相应的支持，导致档案管理工作未达到预期的效果。

2 新时期优化劳动人事争议仲裁档案管理方法

劳动人事争议仲裁档案的优化科学管理，是更好的发挥其价值的基础。劳动人事争议仲裁档案管理工作随着人们对仲裁管理的认识不断深入，有了更高的要求；同时随着信息化技术的发展，有了提升质量的可能性。另外，对于劳动人事争议仲裁档案管理人员来说，需要持续提高自己的专业能力。只有从多方面入手，才能使劳动人事争议仲裁档案管理质量切实得到提高。

1）新时期，优化劳动人事争议仲裁档案管理工作，必须加强档案管理信息化，提高工作效率。

一方面，劳动人事争议档案不仅包括文字材料，也包括音频和图片等。对此，在劳动人事争议仲裁档案管理过程中，应以科学技术为支撑，利用计算机、扫描仪等设备，将档案材料转化为数字化信息，进而提高工作效率。构建人事档案管理信息库，实现数据共享，以便于快速查找相应的档案材料。这样既能降低人力成本，缩短归档时间，还能提高档案管理工作的有效性。

另一方面，随着科学技术的快速发展，互联网技术早已广泛应用到各行各业的发展过程中。对此，在劳动人事争议仲裁档案管理过程中，必须加强档案管理基础设施建设，加大资金投入力度，解决区域间发展不平衡的问题。针对发展较为落后的地区，应给予政策扶持，配备档案管理信息化设备，如计算机、扫描仪及相机等。这样既方便档案的查找和保存，也能提高档案管理效率。

2）新时期，优化劳动人事争议仲裁档案管理工作，必须加大档案工作人员培训，提高工作质量。

一方面，档案管理是一项专业性强的工作，需要从业人员拥有较高的职业素养和一定的工作经验。只有具备一支优秀的劳动仲裁档案管理人才队伍，才能推动档案管理工作更好地开展。对此，必须重视档案管理工作，加大相关工作者的培训力度，使其形成专业知识理论体系。必要时可邀请领域专家或学者开办讲座，实现档案管理的高效化。

另一方面，增强工作者的素质是提高工作质量的关键。对此，在劳动人事争议仲裁档案管理过程中，应选拔专业能力强的工作人员，注重激励机制，让工作能力强、真正想干事能干事的人能进入档案管理工作中。对工作表现好的人员进行相应的奖励，充分激发档案管理者的工作热情。

3）新时期，优化劳动人事争议仲裁档案管理工作，必须提高档案管理重视程度，规范工作流程。

一方面，劳动人事争议仲裁部门的各项工作都离不开档案管理的配合和支持。从根本上说，档案管理是一项基础性工作，其目的在于为本部门工作提供信息支撑。对此，必须提高对档案管理工作的重视程度，认识到档案管理在本部门工作中的作用，加强对相关工作者的思想教育，使其从根本上明白档案管理工作的重要性，进而推动档案管理工作的顺利开展。

另一方面，工作流程的规范化与完备的档案管理工作制度是提升档案管理工作质量的重要保障。对此，在劳动人事争议仲裁档案管理过程中，应规范工作流程，细化工作内容，实行责任追究制。一旦出现问题，就可直接追究责任人，有效约束档案管理工作行为，保证档案管理工作的有序开展。同时，还应结合各地具体情况，对现行制度中的缺漏之处进行增加或修改，尽可能使档案管理工作做到有章可循，有法可依。加大监管力度，定期开展检查，避免档案管理过程中出现材料丢失、信息泄露等问题，进一步增强档案管理工作的规范性。