档案管理现代化的现状与对策

徐国洪

（泗水县档案馆，山东 济宁 273200）

新时期，我国档案管理工作在互联网技术的推动下进入到了新的阶段，现代化的水平在不断提升，因此相关部门要提高档案改革的重视，不断采用先进的网络管理技术，提升档案管理的效率。“互联网+”的快速发展营造了信息指数爆炸的环境，为此相关档案管理部门要创新管理的方式，引进先进的档案管理制度，主动提升改革的自觉性，以更好地应对时代发展的需求。

1 档案管理现代化的现状

1.1 档案管理信息化的趋势加强

在信息技术高度发达的背景下，任何行业不能置之事外，档案管理是对信息的管理，更要与信息技术联系起来。传统的档案管理方式主要是采用纸质档案管理，现代档案管理的信息化水平不断提升，采用电子档案管理的现象越来越多。档案管理的信息化水平在网络技术不断发展的背景下不断增强。当前，我国档案管理工作开展要结合国家有关部门对档案行政管理的要求以及有关信息社会的要求，有效管理、收集、保存档案的内容与信息[1]。档案信息化水平增强，对人们的生活带来了极大的便利，人们的档案调取和查询可以通过网络快速搜到，降低了传统档案查询的困难，同时也可以保存大量的档案信息。在网络技术融入人们生活方方面面的今天，现代档案管理的信息化水平也在大大提升。

1.2 档案信息化的管理标准不明确，安全性有待提升

首先，档案在信息化建设的过程中需要联网并配备相应的管理系统，但是在互联网上存在大量的病毒以及黑客，尤其是单位中个人的档案具备一定的隐私内容，如身份证号、家庭住址、电话号码等，这些都是较为隐私的信息，然而这些信息一旦被不法分子盗取则会产生不可想象的后果。其次，国家档案局对单位档案管理的工作发挥的是业务指导作用，而对非直属单位的档案管理人员以及主要的领导来说，其在考核与考评方面存在缺乏话语权的问题，其在管理制度、管理系统方面存在效率低等问题，无法对企业的档案管理进行有效的约束。由于缺乏有效、完整、齐全的管理制度以及相关的管理系统，档案信息化的管理效率相对较低。再次，企业档案信息化管理的标准不同，不同行业和单位对档案工作服务与本单位中心工作的标准和要求也存在一定的差异，因此在档案信息化建设的过程中存在信息化管理标准不明确的问题，导致档案信息化的建设难度大大增加[2]。

一些单位认为建立安全防护系统就可以有效地规避数据丢失的风险，然而在互联网背景下，档案管理面临的风险是多方面的，需要档案管理部门及时制定综合的措施加强防控。目前档案信息化管理的安全性不足是档案在实际建设的过程中面临的潜在风险，需要相关部门提高警惕。

1.3 档案管理改革遇阻力，人员素质有待提升

在信息化背景下，各地区纷纷进行了档案管理的信息化改革，但是受到传统档案管理模式的影响，档案管理改革工作遇到了较大的阻力。具体表现在非专业档案管理机构对档案管理工作的重视度不足。档案管理机构内部的管理人员存在工作积极性较低、素质不高等多方面的问题，这些问题容易导致档案管理工作的效率偏低。档案管理工作具备一定的特殊性，档案工作管理人员容易养成墨守成规的工作习惯，在实际的工作过程中因循守旧，缺乏创新精神，因此在进行档案信息化建设时容易产生抵触心理。档案管理部门在人员配备、档案管理设施设备方面出现了“老弱病残”的问题，档案管理本身被边缘化，在人员招聘方面存在薪资待遇较低、晋升空间不足等问题，因此对年轻人的吸引力度不大，拥有信息技术的优秀人才大多不愿意投身于福利待遇偏低的档案管理职位。单位通常将一些即将退休或者已经退休的人员安排在档案管理方面，而这些人员自身的信息技术能力较为缺乏，因此在档案管理数字化的背景下无法有效完成档案的信息化建设，因此导致档案管理的效率较低。

2 档案管理现代化的有效策略

2.1 创新档案管理的模式，革除传统管理的弊端

虽然传统档案的保存方式也具备一定的优势，但是目前传统的档案管理模式不足以适应互联网发展的需求，因此档案管理部门要加强档案管理工作的创新，引进复合型的管理模式，提升档案管理的信息化、数字化水平。由于传统档案的保存方式也具备一定的优势，因此不能完全否定传统档案的重要性，因此要将传统档案管理模式与档案信息化管理结合起来，更好地为广大人民群众服务。未来的档案管理应是数字档案以及传统档案结合的复合型档案馆。比如消费者在购置房产时通常会拥有一份纸质的房产证明文件，这种文件非常重要，纸质文件是需要长期保存的，因此对于类似的文件则需要采用纸质保存的方式。在进行档案管理时，可以采用数字化档案与纸质档案并重的方式，既要实现档案管理的信息化与数字化转型，同时也要保留传统的纸质档案，发挥纸质档案的优势。当前我国的档案馆工作处于转型的关键时期，转型工作开始从实到虚，呈现出网络化、虚拟化的特征。为了更好地满足现代群众档案管理的需求，可以借助互联网技术的优势，将档案管理系统与网络技术结合起来，加大力度推广新型的档案管理技术，为用户快速获取信息资源提供便利，同时也要避免档案管理的片面化，要发扬优点，革除缺点。

2.2 增强档案信息化建设的安全性

网络空间中存在着一定的风险，因此档案现代化发展，实施信息化建设首先要做好安全管理，要避免电子档案信息被黑客盗取，降低档案在管理的过程中出现数据损坏或者流失的概率，及时修复和还原档案的数据信息。档案管理部门针对信息管理系统进行升级和完善，增强档案信息系统管理的安全性与可靠性，抵抗数据损坏的情况，比如一些病毒在对档案管理信息系统进行攻击时会造成档案信息数据的破坏或者丢失，并且在档案没有备份的情况下容易流失，在流失或者损坏以后通常也难以修复和还原，因此需要档案管理部门做好档案管理信息的安全防护工作，降低档案管理的风险。

2.3 增强档案管理人员的素质水平

档案管理人员是档案管理者的直接参与人员，其能力素质决定了档案管理工作开展的质量。企业在招聘档案管理人员时应尽可能地选用那些专业的档案管理人员，他们应具备高度的责任心，认真对待档案管理的工作，在“互联网+”的时代背景下，档案管理人员要注意提高计算机操作的能力，并掌握档案管理方面的专业知识，通过持续不断的学习，有效提升自身的操作素质和专业修养，增强档案信息化建设的效率。档案管理部门要加强档案管理人员的培训和教育，使档案管理人员能够更好地融入现代化的网络系统管理中。

3 结语

档案管理的现代化需要相关部门要加大资金的投入，加强档案管理软硬件技术的研发，增进档案管理系统数据的共享和应用。相关部门也要注意更新档案管理的软硬件系统，使档案管理工作可以与时俱进，更好地满足时代发展的需求。