关于新形势下事业单位文书档案管理工作的思考

王 佳

（青海省有色地质矿产勘查局，青海 西宁 810000）

1 新形势下强化文书档案管理的重要意义

事业单位的文书档案是极其重要的信息资源。首先，事业单位的文书档案具有法律凭证效力。事业单位的文书档案详是对事业单位本身情况的记录，涵盖了事业单位的各项信息和全部工作内容。包括单位工作中的一系列决策执行情况。这为相关监管部门监督事业单位的工作和内部管理提供了有效的法律依据。其次，完善的文书档案系统有利于事业单位的信息公开工作。事业单的基本信息在文书档案中均有记载，包括业务范围、单位住所、分支机构、法人代表、银行信息、资产状况、印章样式、单位年报等诸多必要内容，在市场经济蓬勃发展的当下，事业单位作为重要主体，对其基本情况的额掌握可以对社会各方面提供优质的信息服务，方便检索与使用。最后，加强事业单位文书档案管理同时也是促进我国国家整体档案工作完善的一部分。集中统一地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全便于党和国家各项工作的利用是我国档案管理工作的基本原则，事业单位在我国政治、经济、文化等领域都发挥着重要的作用，事关国家和社会的整体发展，作为反映事业单位具体情况的事业单位文书档案自然也是我国国家档案的重要组成部分，做好事业单位文书档案管理工作就为国家保存了宝贵的历史资料，填补了相关的档案空白。

2 目前事业单位文书档案管理工作中出现的问题

2.1 单位对文书档案管理工作重视程度有待加强

由于文书档案管理工作更偏向于内部工作系统，工作不易出成绩，工作内容多为文字性，较为单调繁琐，故而很多事业单位的领导甚至员工都习惯性的把文书档案工作定义为简单地抄抄写写。在这种氛围下极易出现档案移交不及时，文书记录不全等问题，为文书档案管理工作带来阻碍，也可能在后期影响单位的相关决策。

2.2 文书档案管理人员专业化水平有待提升

由于对于文书档案管理工作的不重视，事业单位中负责文书档案管理工作的人员普遍没有受过专业训练，在工作中普遍抱有“但求无过”的态度缺乏对工作的重视和责任心。文书档案部门人员结构不合理，人员流动性大更是为长期的工作展开带来困难。而新形势还要求管理人员适应信息化时代的转变，可以对档案信息进行深层次的开发和研究，这也就对档案工作相关人员提出了更高的要求。

2.3 文书档案管理制度不够规范

缺乏档案意识和管理档案的专业性，导致事业单位文书档案工作缺乏科学高效的档案管理制度，对档案本身的编号、登记、整理、组卷不规范，当然也没有利用信息化技术建设档案数据库。

3 优化事业单位文书档案管理工作的对策

3.1 提高对文书档案管理的认识

优化档案管理工作需要整个单位自上而下明确文书档案管理工作对于事业单位发展的重要性。应该加大宣传教育，可以在实际工作中选取正面或反面案例进行组织学习，单位之间也可以相互交流经验。只有从根本上意识到工作的重要性，才会自领导层开始，加大对文书档案工作的重视与资源投入，提高工作人员待遇，优化人员结构，为单位中文书档案管理工作的有序进行打下基础。

3.2 培养成熟的文书档案管理人才队伍

工作人员的专业化程度直接影响文书档案管理工作的质量，故而在优化文书档案管理工作中也应以人为本。首先，加强在职培训以及宣传教育，提高工作人员的专业水准，使其对档案工作有基本的认知，提高业务能力，同时，在新形势下加强对工作人员信息技术能力的培训，使工作人员可以与时俱进，尽快适应数据化的工作方式。其次完善激励制度与监督惩罚机制，提高工作效率与工作积极性，推动职业道德的培养。

3.3 构建科学高效的文书档案管理制度

管理制度是文书档案管理工作的依据，新形势下文书档案工作更加复杂要就更加严谨，对于管理制度的要求也就更高。首先完善对文书档案本身的管理，对于公文的序号、格式处理程序都应该有细致的规定，其次对于工作人员的工作内容和奖惩机制也应该进一步细化。确保权责一致，确定责任主体，落实监督工作，将工作成果和个人绩效以及部门评优挂钩，从多方面采取措施保证文书档案管理工作的高效有序。

3.4 完成文书档案管理的信息化改革

传统的文书档案管理模式对人工要求极高，工作繁琐麻烦需要投入巨大的人力资源。新形势下对于各项工作的信息化改革既是机遇也是挑战。事业单位应该主动顺应时代，改变传统管理模式。“互联网+”时代，事业单位应当主动引入档案管理信息化技术，通过加大文书档案信息化建设，在有效节约人力、物力的同时，全面提升文书档案管理的效率与质量。首先，建立本单位或系统联网数据库，将分散的文本、图像、视听资料整合起来进行有效的转化归档处理，真正实现档案资料的自动整理、检索、查阅以及利用。其次，建立健全文书档案信息化管理制度，事业单位应当综合参考自身实际发展情况与档案资料库大小，建立一套完善的信息管理规章制度，进一步明确档案管理的数量、人员以及档案室进入要求等，将责任进行细化，并落实到具体岗位。最后，事业单位可以寻求商业公司合作，引入新技术新力量，通过购买或外包的形式构建自己的一体化办公系统，将文书档案管理融入日常行政管理中去，有效提高单位整体的办公水平。

4 结束语

文书档案管理对事业单位的整体工作具有重要意义，同时也是一份需要耐心和坚持的工作。在新形势下对于文书档案工作的意识也要进行更新，明确档案工作的重要性，改进工作中的问题，敢于尝试新制度、新技术，才能有效提高事业单位文书档案管理的整体水平