阐述档案管理信息化策略

武莉军

（中共梨树县委党校，吉林 四平 136500）

档案管理信息化建设利用现代信息技术、计算机技术全面加强档案管理的方法，是提高档案管理水平的重要途径，不仅涉及档案资源材料的分类、整理、搜集归档及利用，也涉及档案管理信息系统的建设，能反映出我国档案现代化建设水平，全面提升档案管理水平。

1 信息化档案管理特点

1.1 档案管理信息化建设的目的

随着人类社会全面进入“互联网+”时代，全面促进档案管理信息化建设成为提高档案管理工作质量的重要方法，而档案管理信息化系统的应用及数字化平台的开发也成为档案管理工作的新趋势。档案信息化建设是满足新时期档案信息资源集成化、共享化、个性化管理的需要，既要保障档案信息材料能够有效利用，也要满足新时代档案管理的需求。档案管理信息化建设主要由两方面因素组成：第一是对传统纸质文献资源进行有效保护，采取有效的保护方法，尽可能延长实体资源的使用寿命。第二是利用信息技术使档案信息资源得到全面利用，利用信息网络通过建立共享化网络平台，使档案信息资源得到共享，也就是快速分享档案信息材料，使档案能够高效服务社会。

1.2 科学的档案管理方法

是指在当今信息化社会环境下，根据实际的档案管理情况进行科学的规划和设计，既要保证档案能够被有效的保管和应用，又要使社会新技术、新研究成果能够及时地得到录入，为实践工作和业务提供一定的参考、借鉴。另外，除了可以利用专业化管理手段之外，还可以使用行政手段以及经济手段，适当的选择行政手段、经济手段能够对档案管理发展产生一定的刺激作用，而且可以保障有效的管理方式得到推广和应用，从这个层面出发，科学化的档案管理方式是发展档案事业的关键环节。

1.3 专业化档案人才

是影响档案管理信息化发展的重要因素，因为即使拥有先进的技术、科学的管理模式，但如果没有专业化的档案人才，那么技术和方法都不能得到有效地利用，所以，为了实现档案管理信息化一定要增强档案管理相关工作人员的业务知识，这是发展的必然需求，只有具有充分的业务知识才能很好地适应现代化技术提出的要求，所以，无论是知识技能还是道德素质建设都要符合档案管理信息化的发展要求。

2 档案管理信息化视角下档案管理的有效措施

2.1 建立数字档案馆

互联网技术、人工智能技术和自动化技术的发展与完善，使得各企业的电子文档变得越来越多，所以建立数字档案馆会是未来进行档案管理的发展趋势。首先，需要从统一管理、统一规划的角度出发，进行系统性的思考，企业可以将纸质的档案扫描处理，然后运用相关的软件将电子档案进行统一处理，要使纸质档案与电子档案的格式相统一，建立相应的数字档案。其次，要根据企业的具体生产和运行状况，制定档案管理的管理要求与管理目的，以此为依据选取相应的档案管理软件，为建立数字档案馆奠定坚实的基础。最后，档案管理部门要能充分的了解自身特点，根据优势制定出比较全面的管理机制，建立管理系统，在最大程度上为档案管理者提供帮助，让档案管理工作能够稳定的进行，也能推动档案管理工作向着更加标准化、更加智能化以及更加规范化的方向发展。

2.2 做好基础工作，创造信息化条件

在档案管理信息化视角下 有效地进行档案管理需要得到一定的信息化条件作为支撑，所以一定要做好基础性工作。基础性工作主要包括以下几个方面：一是建立相应的管理制度，管理制度是保证管理工作能够顺利开展的重要基础，所以要建立和完善相应的档案管理制度，并且不断的创新管理方法，在保证不影响工作顺利进行的情况下，进行程序简单化，但要有原则的简化，而且要严格控制档案资源的质量。二是要注重档案管理重点环节的把控，在改善档案管理涉及的硬件环境基础上，加大对新增设施设备的管理和更新力度，保证档案室的建设标准符合要求，还要重点关注档案审核审批的管理工作。

2.3 确定档案信息资源检索目标

在档案管理体系信息化建设中，为保证档案信息资源高效利用，要全面重视档案信息检索体系建设，根据用户需求和档案管理目标确定档案信息资源检索目标，从档案信息资源利用角度合理规划信息检索流程，可采用图片检索方法、文字检索方法、电子文献查询等方法，科学化检索有较高利用价值的档案资源，这样能使档案信息资源得到全面利用，使档案信息使用模式更符合用户的预期，提高档案信息检索效率，对档案信息资源高效使用和高速流通创造积极条件。

2.4 利用计算机技术建立先进的档案资源查询体系

档案信息资源查询体系是保障档案信息资源有效利用的前提，也是档案管理现代化建设的重要组成部分。为了促使档案信息资源得到有效利用，档案管理部门要积极引入先进的信息化管理方法，利用计算机技术对各类档案信息进行有效的收集、整理、分类、归档，以保障对各种档案信息的有效存储，使各种档案信息有效地存储到相关数据库中，结合用户的使用需求，建立操作便捷且科学合理的查询系统，使用户能及时便捷地查询档案信息。

3 结束语

总而言之，档案作为重要的信息资源，涵盖了各种珍贵的经验，在信息化时代背景下，传统的档案管理模式已经无法满足管理需求，所以为了使档案管理工作得到更优的效果，要从转变管理理念开始，不断的创新管理方式和管理技术，使档案管理在信息化视角下实现最大价值、发挥出最大作用。