试论企业档案信息化建设

常勇岚

（昆明船舶设备集团有限公司，云南 昆明 650051）

在企业的生产经营活动中，企业规模在不断扩大，涉及的业务范围更加广泛，所包含的相关内容及资料也不断增多，为了使企业减少档案管理方面的人力和财力成本的付出，现代化信息技术的合理应用十分必要。

1 企业档案信息化建设过程中存在的问题

1）标准和规范化程度不完善。部分企业在开展档案信息化建设工作时，没有合理的执行规范和参照标准，导致在工作实践中的效率不高，而且对档案的管理不够细致全面，导致工作人员要做很多重复性工作，浪费很多时间和精力。由于没有统一的工作标准和目标，档案管理各相关部门之间独立性太强，缺少必要的沟通和交流，有效的数据信息不能实现共享，不利于部门间的团结协作，对企业档案信息化建设有一定程度的阻碍。

2）缺少结合实际。部分企业在实行档案信息化建设的过程中，没有充分地结合自身情况，使信息化档案建设没有跟企业的实际发展紧密连接。档案管理工作不够合理和科学，企业不能做到生产和管理的充分融合，档案部门与其他部门之间不能实现信息的有效沟通和传递，使企业的档案管理工作脱离正常的企业经营轨道。

3）资金及技术支持不够。市场竞争日益激烈，为了提升自身的竞争实力及经营效益，企业不断地开拓新的发展途径和管理方式。但是在实际的经营管理当中，企业对档案信息化建设工作的资金投入力度不够，导致相关的设备及物资采购得不到有效落实，一定程度上影响了档案的信息化建设进度；档案管理的内容较多，涉及的数据信息较复杂，所以需要将纸质档案逐渐转向电子化管理，但是部分企业的相关技术还不是很成熟，档案管理部门得到的技术支持还不足以满足其发展需求，数字化的工作进度推动缓慢。

4）技术型人才缺乏。人才是企业稳定发展的基础，技术型人才的聘用对企业来说具有强力的支撑作用，很多企业目前面临的问题是在职档案管理人员的技术水平不高，没有对现代化信息技术系统地学习，一定程度上对企业的档案信息化建设速度造成影响。而且企业在引进人才时没有明确的衡量标准，导致人才队伍的整体素质良莠不齐，相关工作人员对现代化信息技术没有深刻的理解，同时对实际操作不能熟练掌握，档案管理的工作质量不能满足企业的发展要求。

2 推进企业档案信息化建设的对策

1）构建切合实际的标准和规范。企业应该在档案信息化建设工作的开展中，建立科学化、合理化的档案管理规范和参照标准，加强每个部门之间的交流和沟通，从而实现团结协作。对各部门的要求要保持一致，明确相关部门职责，将责任做好划分，让企业信息化建设工作的每一个环节都可以有据可依，避免一些重复性工作的出现。优化企业整体的部门组织结构，使企业的运营过程更加顺畅。

2）加强资金投入力度。对企业来说，要想做好企业档案信息化建设工作，首先，要加强对此项工作的重视，部门领导要做好引领工作，同时在公司各部门及其员工之间做好宣传，使档案信息化建设得到广泛普及与认识。其次，企业要在档案信息化管理方面加强资金投入力度，使每个部门都能按需索求，使其可以得到有效的设备配置，帮助其加快熟练掌握技术的能力，提升其实际操作水平。搭建相关的数字化交互平台，实现档案电子化管理，更好地满足企业现代化发展需求，使企业减少纸质化档案管理中的繁琐步骤，如防尘、防潮、防水及防火等措施，同时很大程度减少企业的用工成本。

3）密切衔接各个环节。企业要在档案信息化建设工作开展时，充分地结合当前的发展状况及经营水平，将企业的每个部门及其涉及的不同环节紧密联系在一起。完善大数据信息平台建设，将所有部门的重要信息归集到企业的整体运行系统中来，这样方便工作人员的查询及使用，提高其查找信息的准确性，降低时间成本消耗，从而有更多的精力加快工作进程，提高自身和部门的工作效率。同时对收集到的信息要进行全面地整合与分析，尽量做到每一个环节都贴合企业的实际发展，加快企业档案信息化建设节奏。

4）加强复合型人才队伍建设。人才是企业发展的基础力量，所以人才的整体专业化水平及素质高低对企业的发展有着重要影响。首先，企业要加强对现有工作人员的专业培训，定期开展理论知识课程学习，使员工可以强化基础，在此基础上加强技术实践，使其信息化技术的应用更加熟练；其次，在开展人才引进及招聘工作时，设定好企业的用人标准及原则，注重其整体素质的全面发展，要求引进的人才具备坚实的理论基础，同时还应该有丰富的实践操作经验，对数字化档案馆的建设与维护有全面的认识和了解，避免在实际工作中因个人原因阻碍工作的正常开展，在遇到问题时可以及时想到方法进行合理解决。

5）提高信息系统安全性。（1）统一文件格式及编号。企业应该对各部门进行电子文件格式的统一，制定相关文件编写规范，确定好一致的文件传输途径，做好信息储存平台建设。因为如果各部门在收发文件时涉及的格式不统一，就会造成信息归集工作中有内容重复的文件出现，同时不利于档案管理部门进行信息归集和分类，很大程度上降低工作效率，也加大了时间成本的消耗。企业要有统一的标准对电子文件进行编码，要求相关工作人员做好收发文件的详细记录工作，方便有需要的人快速定位及查找。（2）做好文件收发环节保护。企业的信息系统涉及的范围比较广，且管理的数据信息内容比较复杂，所以要求企业在进行信息归集时，做好相关分类及标记。在各种信息中，很多内容对企业来说十分重要，甚至有些涉及企业的发展机密及员工的私人信息，所以维护好信息系统的安全性很重要。首先，在员工及部门领导中做好安全知识宣传，在收发邮件时注意其安全性，在日常的工作中不要使用固定的密码保护，要使用动态密码进行频繁替换，配备专职人员对公司的共有信息平台进行管理及维护，在查询及下载资料时，必须通过管理员获取动态密码，然后再进行下面的操作，规避文件传输过程中的信息外泄。其次，涉及企业机密的文件或者重要的数据，应该由收发部门做好协商，共同制定管理制度，设置好自身认为安全可靠的密码，一旦有信息查询及文件下载的需要，必须经由收发部门审核批准之后才能获取密码正常使用，从而避免一些重要数据丢失及篡改的问题。

3 结语

大数据时代的到来使企业的各项工作更加高效和便捷，在档案管理工作中融入信息化技术，可以让企业的信息存储及文件的管理流程得到很大程度的简化。企业在开展档案信息化建设工作时，应该结合自身的实际运营状况及发展目标，分析内在及外在的影响因素，对档案管理进行科学合理地定位。正视目前存在的问题，找到科学合理的解决措施，综合全面地进行规划，明确各部门责任，整体上提升对档案管理工作的重视，加大资金投入力度，从而使企业的工作效率得到提升，效益创造能力得到增强。