高职院校教学档案管理存在的问题及解决策略

◎王晓辉 祝华武

高职院校教学档案是真实完整记录学校教育教学全过程的重要资料，是高职院校档案资料的重要组成部分，是衡量高职院校教育教学质量和教学管理水平的重要标志，为教学改革提供依据和借鉴。因此高职院校应当明确教学档案的归档范围、保管期限，做好基础性工作。同时随着教学档案形式多样化的变化特点，创新教学档案管理的方式方法，不断提升教学档案管理的水平，充分发挥教学档案的利用价值，提高教学档案的服务水平等任务也越来越被摆在了重要地位。本文将主要从当前高职院校教学档案的内容形式，教学档案管理中存在的问题及解决策略等几个方面加以详细论述，旨在为高职院校档案管理的规范化建设提出切实可行的优化策略。

一、高职院校教学档案的内容及特点

高职院校教学档案是教学管理过程中形成的信息资料，体现了教学管理活动的方方面面，大体上包括：1.学生的学籍档案资料：包括学生的录取底册、班级花名册、在校期间的成绩单等等；2.专业建设类资料，包括：专业建设方案、人才培养目标、教学规划、课程设置和发展规划纲要等；3.教学实践类档案资料，包括：课程建设、教学质量考核和评估材料、学生的实习实践教学、学年考核及总结等方方面面的重要内容。

以上这些只是罗列了高职院校教学档案的重要内容，由此我们不难看出高职院校教学档案的首要特点就是数量多，教学档案涉及多项内容，囊括了教学过程的一切信息和数据，因此对于档案管理人员来说工作量也是非常大的；其次教学档案的第二大特点就是完整性和跨越性，因为高职院校的学生一般为三年制，教育教学活动按学期、学年开展，所以形成的档案资料在时间上具有一定的跨越性，同时教学档案管理贯穿学生在校期间教育教学管理的全过程，反映了学生从入学、专业学习、实习实训、毕业实践环节等各个阶段，所以这些教学档案资料还具有鲜明的完整性，对于档案工作者来说认识到教育教学工作的性质，将其与教学档案的管理利用相融合，才能真正保证其完整性。最后，教学档案呈现出多元化的特征，不同类型的档案载体也日益丰富，所以对于文字档案、图表档案、音像档案、数字化档案的管理要不断朝规范化和专业化方向发展，同时教学方案内容繁杂琐碎，制定明确可行的归档范围是体现其系统性的重要手段。

二、高职院校教学档案管理存在的问题

1.对教学档案的重要性认识上尚有欠缺，管理制度不健全。高职院校重视自身发展，将主要精力放在了专业建设、教学改革、教学质量、实践教学等环节上，但对在此过程中形成的档案资料的重视程度不足，没有将教学档案进行日常化、规范化的管理，在日常繁忙的教学活动中形成的档案资料繁杂琐碎，教师缺乏归档意识，所以经常导致档案资料不完整，特别是为应付教学检查，各教学部门还会突击进行大量教学资料归档，造成了归档资料质量低、价值低、内容混乱。同时，大多数高职院校对教学档案的管理缺乏细致明确的规定，档案工作者对繁杂的档案资料无法明确其保管期限等内容，影响了工作效率，同时也会造成有价值的档案资料损失。

2.教学档案管理人员档案意识不强。目前，高职院校一般由各系教学秘书兼任档案工作人员，他们通常都没有较强的档案意识，对档案的价值也没有清晰的认识，只是按年度整理归档资料，移交学校档案管理部门，或为应付上级检查或专业评估被动进行资料的整理，导致不能严格按照归档范围和整理规则对教学档案进行收集整理归档，出现了一些应归未归的档案资料，这些缺乏直接影响了教学档案资料的质量，难以保证档案的真实性和完整性。

3.教学档案信息化建设水平亟待提高。教学档案管理的信息化水平相对来说也取决于资金和设备的投入，特别是一些档案管理软件的使用是教学档案管理信息化建设的基本条件。当前大多数高职院校对教学档案信息化建设的认识不够，相关资金和设备的投入不到位，使教学档案管理的效率无法得到保障，更有些院校的网络环境还未达到高速运输的水平，根本无法进行教学档案的信息化建设，很大程度上限制了教学档案信息化建设的效率。

三、高职院校教学档案管理中存在问题的解决策略

1.制定教学档案管理制度，规范教学档案管理。首先各高职院校应制定一套符合自身的教学档案管理制度，做好有法可依、有章可循，借此转变和提升教学档案管理人员的档案意识。特别指出的是，制度中应明确教学资料的归档范围和保管期限，归档的时间、方式、并且明确教学档案的存放地点、存放要求等。在借阅制度中也应明确如何办理借阅、归还手续及在使用中的注意事项。此外还应制定教学档案归档工作的监督考核制度，确保教学档案管理系统化。高职院校要把教学档案管理放在更加重点和突出的位置上，使教学档案管理更加日常化和规范化。

2.加强教学档案管理人员队伍建设，提高其专业素养。高职院校要成立和组建专业化的教学档案管理人员队伍，加强对教学档案管理各项工作的关注和重视。根据教学档案管理工作的特点选拔具有档案管理工作经验和熟悉教学工作业务的优秀人才，负责各教学部门和学校整体的教学档案管理工作。同时应明确每位工作人员的工作职责，要求每位教学档案管理人员在了解学校档案管理制度和工作标准的基础上，全面提升个人素养，参加涉及档案管理知识、计算机操作、档案资源的开发和利用等培训，培养积极认真、热情服务的工作态度，定期开展自我对照检查工作，即使发现问题和不足，不断改进教学档案管理的方式方法，为教学档案工作水平的提升奠定坚实的基础。

3.推进高职院校教学档案信息化建设。在教学档案管理工作中，数量大，种类繁杂，高职院校应该加大档案管理信息化设备的投入，积极关注新技术，补足短板，提升教学档案在收集、整理、保管、编研、检索等环节的信息化水平。同时还应加强数字档案的安全管理工作，确保档案资料的完整。

4.加强高职院校教学档案的开发和利用。高职院校教学档案管理工作人员应该打破固有的僵局，做好教学档案资源的开发和利用，充分发现和挖掘档案资源的价值，开阔视野和思路，拓宽服务渠道，打造教学档案管理特色和亮点，充分利用教学档案信息化建设的成果，提升教学档案服务的知名度。

四、结语

综上所述，在高等职业教育发展的新视域下，加强教学档案管理已经成了各高校档案管理的重中之重，高职院校除了需要加强对教学档案管理的重视程度，还需要加强教学档案资源的开发和利用，确保教学档案管理水平的提高。同时不断强化档案管理人员的业务素养，为高职院校教学档案管理实现标准化、数字化、规范化奠定基础。