企业采购规范化流程管理探析

◎屠宝玉

企业采购流程

一、企业采购概述

企业采购是现今市场经济下一种最主要最主流的采购。优化企业采购管理包含以下两点现实意义。一是提升企业资金周转效率的内在要求。众所周知，资金链条以及资金周转效率是企业的生命线，关系着企业生产经营活动的成败。物资的采购会导致企业成本的支出，进而影响到企业资金周转效率。不科学的物资采购方式会降低企业资金利用效率，使得大量的资金被浪费，此时，如果企业没有得到相应的利润，成本支出与利润收入之间不成正比，就会直接影响企业可持续发展，甚至导致企业破产。基于此，企业需要优化采购管理工作，提升采购管理工作的规范性、可行性、合理性以及科学性，为企业生产经营活动的开展提供充足的资金保障。二是增强企业的经济效益。实质上，企业采购管理工作与企业生产经营工作是内在联系的有机整体，二者会相互影响。优化企业采购管理工作，意味著企业可以更加快捷的采购相关物资，反作用于生产经营活动，确保生产经营活动的正常开展。尤其是对于制造型企业而言，其对原材料的依赖程度较重，各种原材料的采购数量也较高，采购管理工作的优化能够节约成本的同时，为企业加快产品制造提供充实的保障。除此之外，优化企业采购管理工作，确保物资购买在价格合理的情况下也能够满足企业质量要求，能够更好地推动企业可持续发展。

二、企业采购规范化流程管理

通常采购作业流程由以下七个作业步骤组成。一是采购申请。二是选择供应商。三是确定价格。四是签约或签发采购定单。物料采购协议或定单是具有法律效力的书面文件，其内容主要有：采购物料的具体名称、品质、数量及其他要求；包装要求及其运输方式；采购验收标准；交货时间和地点；付款方法；不可抗拒因素的处理；违约责任及其他。五是跟踪协议或订单与稽核。六是接收物料。采购方根据送达物料认真验收，验收时一般有如下要求：确定验收时间或日期。 验收工作应按合约内容进行，以确定是否完全符合订单或合约要求。确定验收人员和负责人员。验收时，如发现物料存在质量或其他方面上问题时，应及时通知供应商处理。验收单据由验收人员签署，并对此负全部责任。验收单据被签署后，可作为采购方付款凭证之一。七是确认支付发票与结案。

采购管理的目的是分解并执行企业采购政策，具有监督与服务支持双重角色。采购业务的管理有四个方面：业务支持、业务审核、优化调整、批准实施。一是业务支持。根据业务需求建立采购流程，建立采购组织对采购业务进行配套建设，同时还应有日常业务过程中的管理支持。对采购业务运转状况进行量化测评。二是业务审核。包括接收业务报告文档，审核报告文档的正确性及审核文档格式。三是优化调整。包括业务人员分析商讨改进意见，确定优化调整措施，措施实施，形成业务报告新文档等内容。四是批准实施。包括接收业务报告新文档，第一道批准手续，必要时进行第二道批准手续，进行业务操作程。

企业采购规范化流程管理是现代企业提升企业管理效率和管理质量的重要内容之一。在企业采购规范化流程管理工作中，应按照现代企业管理的一般体系进行构建，从而是企业采购管理规范，更好的服务企业生产实际。在具体的企业采购规范化流程管理的构建中，应从以下几个方面进行健全和完善。一是企业采购规范化流程管理的基础是制度建设。规范化管理就是通过事前设定的共同认可、共同遵守遵守的规范来引导各项工作的开展。在企业采购规范化流程管理工作的实践中，应先对采购相关制度按照国家法律法规和企业发展、企业采购的实际进行健全好完善，以制度先行，规范采购流程。二是企业采购规范化流程流管理的重点是岗位设置与职责明确。采购工作涉及工作内容和工作环节较多，因此，要实现采购权力分立，保障采购符合企业发展的利益就应当对于涉及采购工作的岗位进行明确的设置，并且对采购各个岗位的职责进行明确，通过岗位设置与职责明确实现规范化管理。三是企业采购规范化流程管理的核心是采购流程的梳理与再造。流程是采购规范化管理的核心，在流程管理过程中，应对企业现有的采购流程进行梳理，对于符合企业利益，能够提升企业生产效率的流程进行保留，对于存在问题，影响和制约企业高质量生产经营的流程进行再造，其目的是为了提升企业发展的内生动力，适应激烈的市场竞争。四是企业采购规范化流程管理的保障是采购各个环节的监督。监督是有效的管理措施之一，尤其涉及的钱财物的管理工作中更应加强监督管理，在监督管理工作中不单要由采购部门自身的监督，同时也要有来自于企业其他部门以及独立于企业外的专家、技术人员的监督，通过体系化的监督，确保采购规范化流程管理的合法合规性。五是企业采购规范化流程管理的根本是通过评价机制不断完善和优化采购管理的规范性。评价机制就是对采购规范化流程管理的科学性、严谨性以及适用性的评价，在评价的基础上及时修正，使采购管理工作更加有效率、有质量的为企业发展服务好。

三、企业采购规范化流程管理建议

企业采购规范化流程管理是提升采购效率、质量、安全性、稳定性的有效保障措施。在企业采购规范化流程管理工作的开展中，结合工作实践提出以下三个方面建议。一是企业采购规范化流程管理工作应加强对现代企业管理理论与企业采购规范化管理实践的学习和总结，通过先进的管理理论和较为成功、行之有效的采购规范化流程创设与管理经验指导本企业的采购管理工作。二是企业采购规范化流程管理工作应加强企业内部各个生产环节和生产部门的信息交流机制建立，通常企业采购工作不只是一个生产部门和环节所需要，而是诸多生产环节和生产部门的组合。因此，在企业采购规范化流程管理工作中应建立各个生产环节和生产部门的信息共享与交流机制，通过相互的交流为企业采购管理部门提供有益的意见和建议。三是企业采购规范化流程管理应动态完善和优化采购流程管理的制度、岗位、流程和监督内容和方式方法，结合企业发展的实际情况创新管理模式、管理技术和管理方法，更好的服务企业发展。