事业单位档案管理中的电子档案管理策略

◎代春超

在事业单位中，为了有效的开展档案管理工作，要结合电子档案管理工作开展实际，科学的制定更加完善的档案管理模式，从而才能有效的提高电子档案管理质量。在实践管理过程，工作人员要积极学习更加先进的电子档案管理措施，从而积极进行应用与创新研究，以更好地为事业单位发展奠定良好基础。

一、事业单位中电子档案的管理的重要意义

事业单位档案管理工作开展过程，应该重视加强服务效率，通过引入电子档案管理模式，大大提高了工作质量，能够在节约人力的基础上，大大提高档案服务能力，从而利于促使事业单位各项工作顺利开展。

1.高效处理档案信息。

伴随科技信息的不断发展，电子档案应运而生。电子档案是利用计算机技术，把事业单位里的主要档案信息录入到计算机系统里面，并迅速达到对档案信息内容进行处理的目的。之后再依据不同类型，分门别类的汇总出来，相比人工录入来讲效果更好，准确率也比较高。

2.便于保存和查阅。

电子档案的形成给信息查阅和获取带来了很多便利。生成的电子档案可以直接在计算机里生成信息目录和检索的链接，需要用的时候直接用查找关键词的方式就能轻松的搜索到档案信息。与纸质档案保存的方式对比，电子档案可以放在移动硬盘或者是U 盘里面，能充分发挥出长效保存，节省空间的作用。

3.实现档案高效利用。

电子化的档案信息可以通过使用信息技术的方式，实行档案资源的共享。有关的用户，只要是拥有查阅权限的，就能够实现档案信息的远程控制，促使档案在使用上更方便。另外，电子档案的使用有利于档案信息的补录，进而完善档案信息内容。

二、事业单位电子档案管理的问题和策略

通过对电子档案管理意义的分析，进一步提高了电子档案管理工作认识，作为事业单位档案管理工作人员，应该不断提高自身素质，积极做好电子档案安全管理工作，以此才能全面提高电子档案管理质量，以更好地为事业单位各项工作开展提供有效的档案服务。

1.提升管理者素质。

一些档案机构的管理人员缺少专业水平，在电子档案管理工作上的重视程度也有所欠缺。有的单位不把电子档案管理归于自己的主要工作，致使工作上不认真，做不好档案的管理工作。另外，部分单位档案管理人员并非全职人员，而是兼职来做这项工作，不仅无法有效的管理档案，还缺少管理档案的专业性知识，促使整体电子档案管理的能力无法得到提高。

对此，关于事业单位档案管理人员的素质提高，可以利用多样化的方法去加强他们的工作能力。专业的工作水准是档案管理工作最基本的要求，作为事业单位在招聘电子档案的管理人员时，不仅应该选专业知识和经验都比较强的人，而且在电子档案管理水平上也要符合实际的需要，以此来全面提高档案管理工作人员的能力。对于单位已有的档案管理人员，单位可请电子档案管理的专业人士到单位为员工做培训，整体提高档案管理人员的专业能力，并在信息手段上做重点的培训，进一步强化电子档案的管理。最后，事业单位还要追加资金的投入，吸引优秀档案管理方面的人才到单位工作，优化本单位人才的构架，切实提升电子档案管理的能力。

2.建立电子档案安全保障体系。

事业单位在进行电子档案管理的时候，档案安全的保障是工作的重点。通常事业单位比较重视先进信息技术以及工作效率和管理能力的不断提高，而且也要明白相关技术的使用能够保证电子档案是安全的。所以，信息技术的有效利用，还应该有效建立电子档案安全保障体系，进而达到科学有效的目的。

在电子档案安全保障体系的有效建立中，硬件设施体系和软件设施体系是非常重要的内容。首先，硬件方面要严格监控服务器使用和机房的环境，安排专业技术人员对老化设备及线路及时进行更换，并对电子档案保管的环境进行有效的改革。其次，使用有关的手段，维护并保养硬件的设备，尤其是要管理和维护好防磁的设备。再次，软件方面需要有效建立事业单位文档中心和用户的访问平台，达到统一化管理电子档案，规范查阅电子档案的目的。另外，还要针对电子档案管理的有关程序做安全性的检查工作，并让专业的技术人员按时扫描计算机，尽早知道计算机中有无安全漏洞和是否感染病毒，发现问题要及时处理，进而保证计算机是安全的。最后，档案安全保障体系的有效建立，还需要在经费投入上进行合理化增加，进一步让保障工作中的人力和物力能够充足。

3.大数据档案管理模式。

大数据时代的档案管理，各级档案管理部门应该对档案数据信息的资源进行联网，促使资源能够得到整体的共享。为了更好的发挥大数据的作用，可以在检索服务上构建以省为单位的档案数据信息资源。利用对数据库的有效检索，为各级机构提供所需要的服务，全面提高了实际检索的效率。除此之外，检索中心的落成，不仅节省了大量的人力资源，物力资源和财务资源，还有效避免了档案数据信息资源的重复性建构。作为各级档案管理部门，使用大数据库这样的检索中心，可以实现审批，借阅和利用档案资源的目的，进而还可以依据标准化的需要给档案数据信息资源做归档。

档案管理的安全性在大数据时代必须引起高度重视。大数据时代的档案管理工作，一定要全面发挥平台优点，在操作上构建有利于档案管理人员和档案信息双重服务的使用平台。具体应该从三个方面去进行。首先，完善档案管理单位的信息化水平，让有档案管理需求的单位都能有大数据的操作平台。其次，把档案管理的有关业务和大数据的平台进行整理，进而对档案管理工作的流程进行优化。最后，重视档案信息资源的安全，对档案管理部门的内部制度做好严格的控制，从而确保档案管理部门的安全。

三、结束语

综上，随着事业单位各项管理工作有效开展，为了不断提高事业单位电子档案管理质量，应该重视优化事业单位档案管理工作，积极制定更加高效的电子档案管理方案，以更好地为档案工作提供有效的技术支持。希望结合以上实践研究，希望能够为相关工作开展提供有效助力。