从档案价值实现的规律视阈思考档案鉴定工作

汤娇美

档案鉴定，是指对通过档案价值的鉴别判定，决定档案的存毁及保管期限。这项工作始终贯穿于档案管理工作各环节之中，是档案管理工作中具有决定性意义且难度最大的工作[1]8。做好档案鉴定工作,不仅要对档案的原始价值有深刻、系统、全面的认识，而且要了解档案价值实现的规律。档案的价值是客观存在的，其价值的实现是有规律可循的[2]58。

一、档案鉴定工作的内容

档案鉴定是指档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，挑选有价值的档案继续保存，并确定保管期限；剔除无须保存的档案予以销毁的档案业务工作。

具体说来，档案鉴定工作包括五方面基本内容：（1）制定或执行档案价值的有关标准，比如现行的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等；（2）具体判定档案材料的价值，并划分其保管期限；（3）挑出没有保存价值的文件材料，进行销毁或者作相应的处理[1]27；（4）对保管期满的档案进行价值的重新判定，决定其存毁并按规定组织实施；（5）按照规定，对进入开放期或者保密期满的档案，进行档案的开放鉴定。

二、档案价值拓展律的内涵和表现形式

档案价值在保管和利用过程中是可以扩大和发展的，档案价值的拓展具有一定的规律性，这种规律称为档案价值的拓展律。具体说来，档案价值的拓展律主要有两种表现形式。

1. 由服务对象的扩展而实现的档案价值拓展。第一，档案的服务对象的范围，从形成机关拓展到全社会。美国档案学家谢伦伯格的“文件的双重价值”学说，已被档案学界广泛认同。他认为，文件的第一价值是文件对其形成机关的价值，文件的第二价值是文件对全社会的价值[3]28。谢伦伯格这里所说的“文件”就是指转化为档案以后的“文件”。据此，我们知道档案对形成机关的作用，可称为第一价值。档案形成以后，在此后很长的一段时期内，作为本机关鉴往知来进行决策，处理现实工作或制定长远发展规划的查考依据，服务对象主体是本机关。而档案对全社会的利用价值，称为档案的第二价值。进入了档案馆的档案作为公共文化资源，作为社会信息系统的组成部分，服务对象从档案形成机关拓展到了全社会。第二，随着档案保密程度的递减，档案服务对象范围不断扩展。档案具有一定的保密性。所谓保密，就是控制知悉范围。对于档案工作来说，保密就是控制档案利用主体。

2. 由于档案服务领域的拓展而实现的档案价值拓展。档案价值在第一价值向第二价值的过渡和转化过程中，实现了服务领域的拓展。在第一价值阶段，档案服务领域主要为本机关所属行业或领域，其价值也主要为单纯的行政管理价值、法律价值或者业务价值等。但在第二价值阶段，档案服务领域大大拓展。档案价值不仅可以服务于本机关所属行业或领域（如地质档案用于找矿），同时可以在多领域发挥作用。例如，行政档案可以为社会学研究提供素材，甲骨档案可以为考古学提供信息支持等等。

三、档案价值时效律的内涵和表现形式

档案价值的时效律是指档案价值的实现是有时限的，某些档案在一定时期内对其利用者是有价值的，超过时限后，价值就会降低甚至消失，这一规律称为档案价值的时效律[2]61。档案的价值和时间有着密切的关系，档案价值的时效律主要表现在两个方面。

1.档案原始价值的时效性，即档案的价值因文件时效的丧失或档案载体的老化而递减或消失。有的年代久远的档案由于档案载体的老化难以修复，造成档案本身的信息难以辨认，从而降低或失去其凭证价值和情报价值。

2.服务对象需求的时效性，即服务对象的有些需求也具有时效性，如果未能适时提供利用服务，有些档案价值就会丧失或者衰减。例如，当服务对象需要查阅档案进行某项业务研究或者决策而未能及时提供利用时，一旦作出错误决策有些后果是难以挽救的，而这些档案也失去了实现其凭证价值和情报价值的时机。

四、充分掌握好档案价值实现的拓展律和时效律，更好地指导档案鉴定工作

档案价值的实现与拓展是一个动态的、发展的过程，是有其实现规律的。从某种意义上说，档案的鉴定工作就是判定档案的价值；而划分档案保管期限，就是确定档案价值的时效期[2]61。了解和掌握了档案价值实现过程中的拓展规律和时效规律，能够有效指导档案工作者科学地鉴定档案的价值。

1. 档案价值的拓展律启示档案工作者在开展档案鉴定工作时，要遵循从国家、社会和人民的利益视角判定档案价值的原则，充分考虑社会各方面利用者对档案的需要，避免片面地以个人或某个团体的需要为鉴定标准。比如，那些在失去现行效用之后，虽然对本机关的情报价值不再凸显，但是可能拓展为全社会其他主体开展研究、教育工作时的素材的档案，就具有保存价值，因而判断其去留时可以留存。

2. 档案价值的时效律启示档案工作者充分认识时间对于档案价值实现的影响，按时组织档案的开放鉴定工作。2020 年6 月20 日新修订的《中华人民共和国档案法》明确规定：县级以上各级档案馆的档案，应当自形成之日起满25 年向社会开放。经济、教育、科技、文化等类档案，可以少于25 年向社会开放；涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案，可以多于25 年向社会开放。此次修订，将档案向社会开放的期限由30 年缩短为25 年[4]。档案工作者应该遵守《档案法》的上述规定，按时做好馆藏档案的开放鉴定工作，以便按时做好档案开放和提供利用服务工作，防止本应被适时利用的档案因为没有组织开放档案的鉴定，而没有及时提供利用，错过了利用需求的时效期而没有实现档案该有的价值。

3. 档案价值的拓展律和时效律启示档案工作者鉴定档案时要处理好档案的现行价值和长远价值的关系。分析档案的价值，必须把档案放在它所形成时期的历史背景中，并结合当前和将来考虑档案的价值。比如，某些文书档案，用现在的眼光看，可能文件内容存在不正确的地方，对于这类档案不可轻易地弃档或者销毁，因为根据档案价值实现规律，这类档案的价值很可能会实现服务对象、服务领域的拓展。而有些现在看来利用价值不大的档案，将来可能有大用处。因此，判断档案的价值，既要考虑文件的第一价值，也要结合档案价值的实现规律，用全面的、发展的眼光，科学预测现行价值和长远价值。